RH : découvrez le "Remote Onboarding"

À l'heure actuelle, des millions de personnes sont concernées par le télétravail, partout dans le monde (article datant du 03/2020, crise Covid19). Ces personnes se retrouvent à travailler dans des lieux insolites, mal adaptés à une efficacité semblable à leur lieu de travail habituel. Entre les enfants, la connexion qui saute ou la solitude, c'est un réel effort d'adaptation que vivent les nouveaux télétravailleurs.

"Restez chez vous", un message diffusé en masse par nos gouvernements. En réduisant nos déplacements, le manque de lien social peu manquer cruellement. De nombreux articles détaillent les différentes façons de rester en contact avec ses collègues en télétravail (Workelo en a publié quelques uns !), mais trop peu nous informent sur une situation bien réelle : l'embauche et l'intégration dans ce monde virtuel.

Certes, nous vivons actuellement une phase économique inédite au niveau mondial, dont les premières conséquences dues au coronavirus ont déjà frappé, mais cela ne signifie pas que l'embauche sera au point mort dans les prochaines semaines.

Il y aura toujours des postes d'une importance cruciale à combler, des remplacements à prévoir et des fonctions essentielles (dans les milieux médicaux, de l'agriculture ou encore de la grande distribution par exemple) qui seront nécessaires pour poursuivre l'activité de notre pays et passer la vague épidémique avec le moins d'impact économique possible.

Cette épidémie a levé le voile sur la complexité d'une situation qui consiste à embaucher et intégrer presque exclusivement en ligne, avec aucun voir peu de contact sur les prochains mois. Cette phase de télétravail est finalement positive pour la transformation digitale RH, car elle apparait comme une solution solide et nous pousse à agir vite dans cette direction et prépare l'avenir d'un monde où le RH devra faire de ses outils, son quotidien.

Tout d'abord, le processus de recrutement

Dans ce contexte, comment créez-vous un processus d’entretien qui vous assure d’obtenir le meilleur candidat lorsqu'il ne vous est pas permis d'organiser des rendez-vous physiques ? La plupart d'entre vous opte pour des entretiens à distance.

Si vous demandez aux candidats de se présenter sur Zoom ou tout autre outil de vidéoconférence, cela suppose que chaque candidat puisse accéder facilement à un ordinateur personnel ou d'un smartphone, une connexion Wi-Fi fiable et un espace calme où il se sent à l'aise de s'entretenir avec un employeur potentiel.

En bref, il s'agit là de candidats bien équipés. Le problème est que vos meilleurs talents peuvent ne pas être aussi bien équipés et ne disposent donc pas d'accès à la technologie.

Pour éviter cette situation qui privilégie une catégorie de candidats et met de côté des talents ayant moins de moyens pour concourir, il faut reconnaître l'existence de cette situation afin de leur proposer des méthodes adaptées à leurs moyens (appel téléphonique, envoie de cas pratiques, simulation d'une tâche à réaliser en télétravail...).

Autant d'astuces essentielles à mettre en oeuvre pour finaliser un recrutement.

Le préboarding

Une fois le candidat selectionné, nous entamons alors le processus d'Onboarding qui débute par la phase de Préboarding. Là aussi un effort d'adaptation est nécessaire puisque qu'il est primordial de tenir en haleine votre nouveau collaborateur ainsi que de le préparer à la bonne prise en poste le premier jour. Mais lorsque l'on parle de télétravail, certaines étapes, non digitalisées de ce processus, peuvent être mises de côté ou paraître complexes :

• Comment préparer le matériel de fonction (ordinateur, téléphone ou encore un accès Wi-Fi) ?
• Comment parvenir à remplir des documents habituellement faits physiquement ?
• Comment préparer l'espace de travail (virtuel et home office) au mieux ?

Ces nouvelles perspectives présentent de nouveaux défis RH pour s'assurer que la recrue sera opérationnelle et motivée même à distance. Heureusement, lorsqu'il s'agit de digitalisation, internet regorge de solutions. En choisissant un outil comme Workelo, regroupant la préparation des documents à distance (grâce à la signature électronique ou à la vérification automatique des documents par exemple), la diffusion d'informations cadencée (PDF, vidéo, quizz...), l'envoi automatique de matériel et un parcours d'intégration personnalisé, il vous reste seulement à établir un processus type qui s'adaptera par la suite à toutes vos intégrations.

En proposant à votre recrue une réelle immersion, elle découvrira grâce au livret d'accueil digital, votre culture et vos valeurs. Plus aucune surprise, votre collaborateur sera fin prêt !

L'onboarding

Le processus d'Onboarding basique mis en place était généralement :

• Découverte des locaux
• Finalisation de l'administratif
• Distribution du Welcome Pack
• Faire connaissance avec les équipes et connaître le rôle des interlocuteurs auxquels la recrue aura à faire
• Préparation d'un moment informel (déjeuner, happy hour)
• Installation des outils de travail
  etc.

Un grand nombre d'étapes qui, en confinement, doivent être gérées différemment !

Avec ces circonstances particulières ou avec la mise en place du télétravail dans votre entreprise, la préparation d'un moment informel par exemple pour créer des liens au sein d'une équipe devient encore plus essentiel. Chaque personne mérite de se sentir bien dans une équipe/un travail et nous ne pouvons pas compter uniquement sur les futurs coéquipiers pour qu'ils soient autonomes dans leur intégration. Ainsi, des rencontres physiques peuvent être remplacées par des vidéoconférences, afin de discuter avec la nouvelle recrue. Notre époque nous permet de rester connectés et de partager des moments de divertissements à plusieurs et à distance, une chance !

Les sessions de formations peuvent se faire en ligne, grâce aux outils disponibles de LMS. La mise à disposition des outils de travail peut se faire grâce à un circuit de décision en ligne. Autant d'étapes sur lesquelles nous pouvons trouver opérationnellement des astuces pour intégrer tout de même dans de bonnes conditions.  

Chez Workelo, nous avons proposer des parcours d'intégration type dédiés "Remote Onboarding", afin d'accompagner nos clients dans ces phases d'intégration à distance. En adaptant votre processus habituel en physique, qui risque d'être chamboulé dans les prochains mois, l'adoption d'une plateforme disponible sur ordinateur, tablette et smartphone devient essentiel. Une solution amusante, contenant toutes les informations nécessaires disponibles et permettant de garder un lien en continu avec la recrue. Avec un réel effet wahou, vos nouveaux collaborateurs seront prêts à embarquer à vos côtés depuis leurs propres domiciles !

Pour en savoir plus sur notre plateforme digitale d'intégration des collaborateurs, déjà adoptée par des milliers d'utilisateurs, n'hésitez pas à nous contacter !