L'importance du Préboarding en 4 arguments
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’onboarding ne commence pas le jour de l’arrivée du nouveau collaborateur dans l’entreprise, mais bien en amont. En effet, le Préboarding est une phase clé dans l’intégration des nouveaux arrivants. Le préboarding est la période entre la signature de la promesse d’embauche et le premier jour en entreprise. Il s’agit parfois d’une période où le nouveau collaborateur a besoin d’être rassuré sur ce qui l’attend dans sa nouvelle aventure professionnelle.
Voici 4 arguments pour comprendre l’importance du préboarding :
- Le préboarding permet de créer du lien dès la signature du contrat
- Un bon préboarding sert à éviter les no-shows
- La période de préboarding permet de gérer efficacement l’administratif
- Utilisez le préboarding pour préparer une 1e semaine irréprochable
1. Le préboarding permet de créer du lien dès la signature du contrat
Une intégration réussie en entreprise, c’est avant tout une intégration sociale. Il s’agit de nouer des liens entre la recrue et le reste de l’entreprise dès le préboarding. Cette phase s’intercale entre la signature de la promesse d’embauche et l’arrivée effective de la nouvelle recrue dans l’entreprise. L'objectif est d'attiser la curiosité et de stimuler l'intérêt de la recrue à travers des éléments de présentation et d'acculturation à la nouvelle entreprise. Ce lien humain assurera par la suite la cohésion d’équipe et l’épanouissement du collaborateur.
Durant la phase de préboarding, l’employeur peut commencer à partager de la documentation sur l’entreprise et ses valeurs à la nouvelle recrue afin qu’elle est une première vue d’ensemble de l’entreprise qu’elle va rejoindre. Le préboarding sera pour la nouvelle recrue une collecte d’informations sur sa nouvelle entreprise : les valeurs, le livret d’accueil digital, sa prochaine équipe, visite virtuelle des locaux…
Une fois que l’employeur a validé le recrutement définitivement, le manager de l’équipe peut alors profiter de cette phase de préboarding pour également communiquer sur les futures missions qui attendent le collaborateur afin de lui offrir un maximum de visibilité.
Pendant la phase de préboarding, l’employeur peut commencer à intégrer la nouvelle recrue dans des boucles de mails de présentation avec ses nouveaux collègues par exemple, de manière à créer une opportunité d’échange entre la recrue et ses futurs collaborateurs, ou l’inviter pour un déjeuner d’équipe afin qu’il puisse rencontrer ses futurs collaborateurs en amont de son arrivée.
Il est essentiel d’être en contact avec son futur collaborateur durant cette période. Lui partager un maximum d’informations pour le rassurer, mais également lui faire sentir que l’équipe est impatiente de son arrivée. N’hésitez pas à lui envoyer un mail la veille de son premier jour, pour lui donner plus de visibilité sur où il doit se rendre et à quelle heure.
2. Un bon préboarding sert à éviter les no-shows
C’est une période stratégique, étant donné la compétition accrue dans le recrutement qui rend les candidats volatils. Agir sur le préboarding, c’est se protéger contre les “no-shows”, ces personnes qui ne se présentent pas le premier jour. C’est le niveau suprême du désengagement. Le préboarding permet aussi une transition progressive et sans friction entre l’ancien et le nouvel emploi.
Un bon préboarding aide également à éviter une première journée ratée. La gestion des différentes tâches se fait en amont afin que la première journée du collaborateur puisse se passer au mieux. Quand il est négligé, le collaborateur doit alors passer sa première journée entre gestion administrative et récupération du matériel, ce qui n’est jamais très agréable…
3. La période de préboarding permet de gérer efficacement l’administratif
Commencer à récolter les informations administratives de la nouvelle recrue avant son arrivée permettra de gagner du temps d’une part, mais aussi d’éviter au nouvel arrivant de passer sa première journée dans l’entreprise à devoir gérer les différents éléments administratifs.
Il s’agit de gérer efficacement l’administratif pour se concentrer sur l’humain les premiers jours : signature du contrat de travail en ligne via une signature électronique, remplissage simplifié des formulaires, transmission digitale des documents (pièce d’identité…)
4. Utilisez le préboarding pour préparer une 1e semaine irréprochable
Il s’agit d’anticiper la partie logistique pour que le poste de travail soit prêt le jour de l’arrivée et éviter les irritants. Digitaliser le processus permet de synchroniser toutes les parties prenantes : commande du PC, écran, badge d’accès au lieu de travail… ou encore la mise à disposition des identifiants aux outils informatiques nécessaires.
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