Comment intégrer un nouveau salarié ? Voici les conseils d'Avostart

L'essentiel :

• L'intégration d'un nouveau salarié correspond à la manière dont il s'adapte dans un nouvel environnement professionnel.
• Pour l'améliorer, l'employeur peut organiser l'intégration d'un nouveau salarié.
• Son intégration peut alors se dérouler sur plusieurs étapes : un pré boarding, une première journée d'intégration (avec la délivrance d'un livret d'accueil et la présentation des équipes) ainsi que, tout au long de l’intégration, un suivi régulier du nouveau salarié.
• Une bonne intégration peut améliorer les performances professionnelles du salarié et permettre de le fidéliser à l'entreprise.
• Le salarié venant d’être embauché peut être forcé à se déplacer pour travailler. En effet, si son contrat de travail a prévu une clause de mobilité, il n'est pas en droit de la refuser, sauf exceptions.

Comment intégrer correctement un nouveau salarié au sein d'une entreprise ? Quelles sont les démarches à adopter pour lui permettre de s'adapter rapidement dans un nouvel environnement ? Quels sont les enjeux de l'intégration d'un nouveau salarié ? Quels sont les effets d'une clause de mobilité dans un contrat de travail ? Pas de panique, on vous explique tout ! 😃

Qu'est-ce que l'intégration / l'onboarding d'un nouveau salarié ?

💡 Le terme d'intégration renvoie à la compréhension et à l'intégration d'un salarié dans un nouvel environnement culturel et social.  L'intégration du salarié appelé aussi "onboarding" permet également de donner au salarié l'envie de se projeter au sein de l’entreprise.

Les premiers jours d'un salarié dans une nouvelle entreprise sont importants pour son intégration. Il doit donner une bonne impression et réussir à s'intégrer dans sa nouvelle équipe. Pour réussir ses premiers pas dans l'entreprise, il doit rapidement comprendre son nouvel environnement.

Cette intégration doit être anticipée par l'entreprise, et commence avant l'arrivée du nouveau salarié dans l'entreprise. L'employeur doit rapidement communiquer le fonctionnement et les valeurs de l'entreprise dès le premier contact avec un candidat.

L'employeur doit alors organiser une stratégie d'intégration :

• anticiper le jour de son arrivée, tant d’un point de vue administratif que d’un point de vue matériel ;
• préparer le programme de la première journée (composée notamment de la découverte des équipes et des locaux) ;
• délivrer un livret d'accueil ;
• organiser le suivi du nouveau collaborateur (par exemple, à l’aide d’un entretien individuel, de la désignation d’un tuteur et d’un buddy …).

Comment organiser une journée d'intégration

🗓 Afin d'intégrer correctement un nouveau salarié, sa première journée dans l'entreprise doit être organisée.

Cette première journée est primordiale dans le processus d'intégration du salarié. Plus l'accueil du salarié est préparé, plus le salarié s'intégrera vite. Il faut absolument créer un lien avec les membres de l'équipe en place dans l'entreprise. Pour cela, il est notamment important que le manager se rende disponible afin de pouvoir rencontrer le nouveau membre de son équipe.

Cette première journée se compose d'une présentation et d'une visite de l'entreprise. Des collaborateurs peuvent être désignés pour accompagner le nouveau salarié tout au long de cette journée.

Il est également recommandé de l'inviter à un déjeuner d'équipe afin de lui permettre de rencontrer l'équipe.

Plus l'employeur prendra le temps de présenter l'ensemble de l'entreprise, plus le salarié se sentira légitime à faire partie de sa nouvelle équipe.

Le livret d'accueil de l'entreprise

Lors de son premier jour, le salarié va engranger énormément d'informations.

Afin de faire gagner du temps au nouveau salarié et aux collaborateurs de l'entreprise, il peut être utile de rédiger un livret d'accueil contenant l'ensemble des informations pratiques et administratives.

📔 Ce livret d'accueil est alors une référence pour le nouveau salarié. Effectivement, il doit contenir plusieurs informations essentielles :

• l'accès intranet ;
• le plan du bâtiment, les accès au parking ;
• l'utilisation du badge ;
• la présentation de l'entreprise ;
• le règlement intérieur de l'entreprise ;
• la convention collective ;
• la présentation du Comité social et économique ;
• l'organisation du réseau internet de l'entreprise ;
• le déroulement habituel de la pause déjeuner ;
• la fiche de sécurité indiquant les issues de secours ainsi que la procédure à suivre en cas d’accidents ;
• l’organigramme de l’entreprise.

Bon à savoir💡: le livret d'accueil de l'entreprise n'est pas systématiquement obligatoire, cependant, il est très utile pour améliorer l'intégration du nouveau salarié.

Le suivi du nouveau salarié

L'onboarding du nouveau salarié ne se limite pas à la journée d'intégration ou à la délivrance d'un livret d'accueil. Il faut également organiser son apprentissage au sein de l'entreprise. La désignation d'un tuteur peut paraitre essentiel afin d'optimiser l'apprentissage du nouveau salarié. Ce processus d'apprentissage peut être plus ou moins long selon les taches à accomplir.

📌  Il faut suivre le nouveau salarié au sein de l'entreprise :

• son intégration dans l'équipe ;
• sa motivation ;
• la qualité de son travail au sein de l'entreprise.

Il est important d'évaluer son délai d'apprentissage au sein de sa nouvelle équipe. Cette évaluation peut se traduire par des entretiens individuels.

Les enjeux de l'intégration d'un nouveau salarié

L'intégration d'un nouveau salarié permet d'améliorer son bien-être au sein de sa nouvelle équipe et la qualité de son travail. Un salarié heureux est un salarié productif. Un bon environnement de travail améliore l'efficacité des salariés. Un processus d'intégration favorise alors la performance globale de l'entreprise.

✅ La mise en place d'un processus d'intégration permet à l'entreprise d'être attractive pour attirer de nouveaux candidats. C'est donc un avantage concurrentiel pour l'entreprise. Cette stratégie fidélise les salariés qui deviennent opérationnels rapidement, ce qui permet d'éviter le turn-over.

Peut-on forcer un salarié à se déplacer sur un autre lieu de travail ?

Lorsqu'un salarié est embauché, il peut accepter que son lieu de travail soit modifié. Cette modalité doit être prévue dans une clause de mobilité prévue par le contrat de travail ou la convention collective.

Si le salarié refuse cette clause de mobilité, il risque un licenciement.

Pour avoir plus de renseignements sur la clause de mobilité, Avostart propose une assistance juridique en ligne et vous permet d'avoir accès à un avocat spécialisé en droit du travail sans même vous déplacer.

Cette clause de mobilité s'impose au salarié sauf si :

• la mutation modifie un élément essentiel du contrat ( par exemple la mutation implique une baisse de la rémunération ou un passage d'un horaire de nuit à un horaire de jour) ;
• le salarié est prévenu dans un délai trop court ;
• la mutation est incompatible avec la vie personnelle et familiale du salarié.