Comment réussir l'onboarding à distance ?

I. Comprendre les enjeux de l’onboarding à distance

L'onboarding à distance est le processus d'accueil et d'intégration de recrues qui ne sont pas présentes dans les locaux de l’entreprise. En France en 2023, 47% des entreprises recourent au télétravail (JLL).

L'émergence de l'onboarding à distance a transformé la façon dont les entreprises accueillent et intègrent leurs nouveaux employés, en offrant des solutions adaptées aux différents types d'emplois. Lorsqu'il s'agit d'emplois en télétravail, l'onboarding à distance joue un rôle crucial dans la familiarisation des nouveaux employés avec les équipes, les objectifs de l'entreprise et les outils de communication en ligne. Les réunions virtuelles et les sessions de formation en ligne permettent de transmettre les informations nécessaires et de créer un environnement de travail virtuel propice à l'intégration.

En revanche, pour les emplois “terrain”, comme ouvrier.e de chantier, infirmier.e, employé.e de magasin…, l'onboarding à distance prend une tournure différente. L’employé est bien sur site, mais à distance de son RH ou son manager en raison d’une structure d’entreprise multisites. Les entreprises peuvent fournir des supports de formation en ligne avant l'arrivée sur le terrain, afin de familiariser les employés avec les processus, les équipements et les politiques de sécurité. Une fois sur le terrain, un accompagnement plus pratique et sur place est souvent nécessaire pour permettre aux nouveaux employés de s'adapter à leur environnement de travail spécifique.

II. Ne pas négliger l’humain dans l’onboarding à distance

L'émergence de l'onboarding à distance constitue une réponse aux nouvelles réalités du monde du travail, où de plus en plus d'entreprises optent pour des équipes réparties géographiquement. Cependant, certaines objections sont soulevées quant à l'efficacité de cette approche.

L'isolement et le manque d'interaction humaine sont souvent considérés comme des défis majeurs de l'onboarding à distance. Les relations interpersonnelles peuvent être plus difficiles à établir à distance, ce qui peut nuire à la cohésion de l'équipe.

Certains nouveaux collaborateurs peuvent avoir besoin d'un accompagnement approfondi lors de leur intégration. L'onboarding à distance peut ne pas répondre pleinement à ces besoins, car les interactions virtuelles peuvent être moins personnalisées et moins adaptées aux styles d'apprentissage individuels.

De plus, il peut être plus complexe de transmettre la culture d'entreprise aux nouveaux collaborateurs qui travaillent à distance, car les rituels et les interactions informelles qui se produisent dans un environnement de travail traditionnel peuvent être plus difficiles à recréer.

Il est important de reconnaître ces freins et de mettre en place des stratégies spécifiques pour atténuer ces défis et offrir une expérience d'onboarding à distance réussie.

Car l'onboarding à distance offre également des avantages indéniables, flexibilité de recrutement, des économies de coûts, la structuration du processus d’onboarding et l’adaptation aux nouvelles réalités du marché, utilisation de technologies avancées pour les entreprises et peut contribuer à créer une expérience collaborateur positive.

Chez LeHibou, nous avons une réelle culture de l’Humain et de l’accompagnement de proximité. Nous avons créé une académie LeHibou pour notamment accompagner le collaborateur dans son onboarding, favoriser son intégration et sa montée en compétence.

Nous organisons des points RH après un mois et un bilan d’intégration à l’issue de sa période d’essai. La clé d’un onboarding réussi pour nous est la communication. Nous responsabilisons ainsi énormément le middle management dans cet accompagnement, qu’il soit à distance ou dans les bureaux, de manière à relayer le service RH dans cette dimension humaine et favoriser le feedback régulier.

Audrey Dufrenne, Directrice Ressources Humaines, LeHibou

III. Les conseils pratiques pour réussir l’onboarding à distance

Pour réussir cette transition et intégrer efficacement les nouveaux employés à distance, il est crucial de miser sur le digital et la communication.

Il est primordial d'établir dès le départ une communication claire et transparente avec les nouveaux employés. Des canaux de communication virtuels tels que les e-mails, les outils de messagerie instantanée ou les plateformes de collaboration (Slack, Teams, Notion) en ligne doivent être utilisés pour partager les informations importantes, les attentes, les objectifs et les ressources nécessaires. Les managers et les membres de l'équipe doivent se rendre disponibles pour répondre aux questions et offrir un soutien continu aux nouveaux employés, même à distance.

La formation est également un élément crucial de l'onboarding à distance. Les nouveaux employés doivent être formés aux outils, aux processus et aux politiques de l'entreprise. Des modules de formation en ligne interactifs et engageants peuvent être développés pour permettre aux employés d'acquérir les compétences nécessaires à distance. L'utilisation de vidéos explicatives, de webinaires ou de sessions de formation virtuelles peut faciliter l'apprentissage et offrir une expérience d'onboarding enrichissante (Zoom, Livestorm). Il est également important d'encourager l'interaction et la collaboration entre les nouveaux employés et les membres de l'équipe existante, par le biais de séances de formation en groupe ou de projets collaboratifs. Les outils de partage de documents et de stockage en ligne garantissent un accès facile et sécurisé aux ressources nécessaires à l'onboarding.

En résumé, voici quelques idées pour réussir un onboarding à distance et créer une expérience positive et engageante pour leurs nouveaux employés :

• Structurer son onboarding en communiquant le planning des premiers jours via un agenda en ligne avec les liens de connexion en visio ou des formations en ligne
• Communiquer de vive voix pour que les attentes et les responsabilités du poste soient claires dès le début. Le format idéal est un échange en visio avec le manager
• Donner accès une formation complète en ligne pour aider les nouveaux employés à comprendre l'entreprise, ses produits et ses services
• Assigner un buddy pour aider les nouveaux employés à s'adapter à leur nouveau rôle en planifiant un café virtuel par exemple
• Organiser des rencontres sociales virtuelles pour permettre aux nouveaux employés de mieux connaître leur équipe et de se sentir intégrés
• Demander du feedback aux nouveaux employés sur le processus d'onboarding à distance pour apporter des améliorations à l'avenir

Conclusion

L’utilisation des technologies digitales est indispensable pour faciliter l'onboarding à distance. Néanmoins, le digital ne doit pas remplacer le contact humain, mais au contraire, le favoriser.

Les outils tels que Workelo vous permettent de simplifier la gestion de vos onboardings à distance. En établissant une communication claire dès le préboarding, en fournissant une formation adéquate et en exploitant les outils numériques, les entreprises peuvent offrir une expérience d'intégration réussie aux nouveaux employés, même à distance. En adoptant ces conseils pratiques, les entreprises peuvent créer un environnement de travail virtuel engageant et productif, favorisant ainsi le développement professionnel et le succès à long terme des nouveaux membres de l'équipe.

Merci à Sandrine Espagne, co-fondatrice People Square pour sa contribution experte à cet article