Cahier des charges d’un outil d’onboarding : comment choisir la bonne solution ?

Choisir un outil d’onboarding ne consiste pas à sélectionner le logiciel qui propose le plus de fonctionnalités. Une solution peut être très complète et rester difficile à utiliser pour les équipes RH, les managers ou les collaborateurs.

Une solution d’onboarding RH doit permettre de répondre à la réalité de votre organisation : centraliser les parcours, coordonner les parties prenantes, gérer votre volume de recrutements, le nombre de sites, les profils de collaborateurs ou suivre la progression des collaborateurs.

C’est pourquoi il est essentiel de rédiger un cahier des charges d’outil d’onboarding avant de contacter les éditeurs. Ce document permet de clarifier vos besoins, de comparer les solutions sur une base commune et d’éviter une décision guidée uniquement par une démonstration commerciale.

Selon l’Anact, l’intégration des salariés est un enjeu de performance pour l’entreprise et ne concerne pas uniquement les ressources humaines. Elle s’inscrit dans la durée, contribue à la performance de l’entreprise et implique plusieurs acteurs, au-delà du seul service RH.

Pourquoi rédiger un cahier des charges d’outil d’onboarding ?

Dans beaucoup d’entreprises, le projet d’onboarding digital commence par une difficulté concrète : trop de relances manuelles, des parcours différents selon les sites ou une mauvaise préparation du premier jour.

L’équipe RH peut également manquer de visibilité sur les actions réalisées par les managers, l’IT ou les nouvelles recrues. Lorsque les volumes de recrutement augmentent, ces limites deviennent rapidement difficiles à gérer.

Un cahier des charges permet de formaliser le problème avant de comparer les logiciels. Il précise les résultats attendus, les utilisateurs concernés, les fonctionnalités nécessaires et les contraintes techniques à respecter.

Il sert également de document de référence pour les différentes parties prenantes :

• Les RH recherchent un outil simple à administrer ;
• Les managers ont besoin d’un parcours clair et peu contraignant ;
• Les collaborateurs attendent une expérience fluide ;
• La DSI veut garantir la sécurité et l’intégration avec l’existant ;
• La direction souhaite comprendre le coût et les bénéfices attendus.

Le cahier des charges transforme ainsi un projet d’achat logiciel en véritable projet d’organisation.

1. Définir les objectifs de votre projet d’onboarding

Avant de comparer les éditeurs, il est utile de connaître les principales fonctionnalités d’un logiciel d’onboarding et leur utilité dans un parcours d’intégration. « Digitaliser l’onboarding » est une intention trop générale pour guider efficacement votre sélection.

Votre priorité peut être de réduire le temps passé par les RH sur les tâches administratives, de préparer plus efficacement les arrivées ou d’harmoniser les pratiques entre plusieurs établissements.

Les objectifs les plus fréquents sont les suivants :

• Réduire les relances manuelles ;
• Améliorer la préparation du premier jour ;
• Standardiser l’expérience d’intégration ;
• Mieux impliquer les managers ;
• Accompagner les collaborateurs terrain ;
• Suivre l’avancement des parcours ;
• Limiter les oublis ;
• Accélérer la prise de poste ;
• Réduire le turnover pendant la période d’essai.

Il est préférable de retenir une ou deux priorités à court terme. Un projet qui cherche à tout résoudre immédiatement risque de conduire à une solution trop complexe et difficile à adopter.

Formulez vos objectifs de manière mesurable. Par exemple :

Réduire le temps consacré par l’équipe RH au suivi manuel des parcours d’intégration au cours des six premiers mois.

Cette formulation vous aidera ensuite à définir les indicateurs de réussite et à comparer les solutions de manière plus objective.

2. Identifier les utilisateurs de l’outil

Un logiciel d’onboarding ne doit pas être conçu uniquement pour les RH. Il doit simplifier le quotidien de tous les acteurs qui interviennent dans le parcours.

Les collaborateurs

Les nouvelles recrues doivent pouvoir accéder facilement à leur parcours, y compris avant de disposer d’une adresse e-mail professionnelle. Cette possibilité est particulièrement importante lorsque l’entreprise souhaite mettre en place un préboarding.

L’accès par lien sécurisé, SMS ou adresse personnelle peut faciliter les échanges avant l’arrivée. L’utilisation sur mobile est également essentielle pour les populations terrain qui ne travaillent pas quotidiennement devant un ordinateur.

L’interface doit rendre visibles les étapes à réaliser, la progression du parcours et les prochaines actions attendues.

Les managers

Les managers ont un rôle central dans l’intégration, mais ils sont rarement disponibles pour gérer un outil complexe.

La solution doit donc leur présenter uniquement les tâches qui les concernent : préparer le poste de travail, organiser un rendez-vous, présenter l’équipe ou réaliser un point de suivi.

Des notifications bien configurées peuvent faciliter leur implication. À l’inverse, des relances trop nombreuses ou mal ciblées risquent de provoquer un rejet de l’outil.

Les équipes RH

Les équipes RH doivent pouvoir créer, modifier et piloter les parcours avec un maximum d’autonomie. Elles doivent notamment pouvoir gérer les modèles, les contenus, les notifications, les droits et les tableaux de bord sans dépendre systématiquement de la DSI ou de l’éditeur.

La question à poser est simple :

La solution permet-elle réellement de gagner du temps ou ajoute-t-elle une nouvelle tâche administrative ?

3. Définir le périmètre : préboarding, onboarding et moments de vie

Avant de comparer les logiciels, vous devez préciser ce que recouvre l’onboarding dans votre entreprise.

Le préboarding

Le préboarding correspond à la période qui précède l’arrivée du collaborateur, généralement entre la signature du contrat et le premier jour. Il permet de créer un lien avec le futur collaborateur avant son arrivée et de préparer les premières étapes de son intégration.

Cette période peut servir à transmettre :

• Les informations pratiques sur l’arrivée ;
• Le livret d’accueil ;
• Le planning de la première journée ;
• Une présentation de l’équipe ;
• Les documents nécessaires ;
• Les valeurs et les règles de fonctionnement ;
• les premières formations ou consignes.

Le préboarding permet de réduire l’incertitude et de maintenir l’engagement du futur collaborateur avant son arrivée.

L’onboarding après l’arrivée

Le parcours peut ensuite couvrir le premier jour, la première semaine ou les premiers mois. Il peut intégrer la découverte de l’entreprise, la formation aux outils, la présentation de l’équipe et les premiers points avec le manager.

L’objectif n’est pas de prolonger le parcours artificiellement, mais de sécuriser les moments qui ont le plus d’impact sur la réussite de l’intégration.

Le choix de l’outil doit s’inscrire dans une réflexion plus large sur les étapes du parcours. Retrouvez nos conseils pour réussir son parcours d’onboarding, de la préparation de l’arrivée au suivi des premières semaines.

Le crossboarding et l’offboarding

Certaines organisations souhaitent également utiliser leur solution pour accompagner la mobilité interne et les changements de poste, au-delà de l’intégration des nouvelles recrues.

Le crossboarding peut structurer un changement de poste ou d’équipe. L’offboarding peut organiser la restitution du matériel, la transmission des informations et la collecte de feedbacks.

Ces fonctionnalités ne sont pas nécessairement prioritaires au lancement, mais elles peuvent être prises en compte dans vos critères d’évolutivité.

4. Les critères fonctionnels à intégrer dans le cahier des charges

Pour comparer efficacement les outils, regroupez les fonctionnalités par grands blocs plutôt que de dresser une liste interminable.

Des parcours personnalisés

Un outil d’onboarding doit pouvoir adapter le parcours au type de contrat, au métier, au site ou à l’entité du collaborateur.

Vérifiez s’il est possible de créer plusieurs modèles, d’attribuer automatiquement le bon parcours et de gérer des étapes conditionnelles.

Cette flexibilité est importante dans les entreprises qui accueillent des profils différents : CDI, alternants, intérimaires, managers, collaborateurs du siège ou équipes terrain.

Une coordination simple des parties prenantes

Le logiciel doit permettre d’attribuer clairement les actions aux RH, managers, équipes IT, tuteurs ou formateurs.

Il doit également faciliter les notifications, les relances et le suivi des tâches en retard. Le manager doit savoir rapidement ce qu’il doit faire, sans avoir à parcourir un parcours conçu pour les RH.

Une expérience accessible sur mobile

L’expérience collaborateur constitue un critère de sélection essentiel. La solution doit être lisible sur mobile et simple à utiliser, y compris sans application à télécharger lorsque cela est nécessaire.

Il est également intéressant de vérifier si elle prend en charge plusieurs formats : articles, vidéos, quiz, documents ou podcasts.

Des tableaux de bord utiles

Les tableaux de bord doivent permettre de suivre l’avancement des parcours et d’identifier les points de blocage.

Les indicateurs peuvent porter sur la complétion, la participation, les retards, la satisfaction ou les différences entre les sites et les populations.

Un outil de pilotage doit aider les RH à améliorer les parcours, et pas uniquement à produire un reporting administratif.

La gestion des organisations multisites

Si votre entreprise comprend plusieurs sites ou entités, vérifiez que la solution peut gérer des droits différenciés et des contenus communs ou locaux.

L’objectif est de conserver une gouvernance centrale tout en permettant aux équipes locales d’adapter certaines étapes à leur réalité.

Les intégrations et la sécurité

Le cahier des charges doit préciser les besoins d’intégration avec l’ATS, le SIRH ou les autres outils RH.

Vous devez également étudier les modalités d’authentification, la gestion des habilitations, la traçabilité, l’hébergement et la conformité RGPD.

La CNIL rappelle les règles applicables aux données personnelles dans le recrutement, ces exigences doivent donc être examinées avec la DSI avant de sélectionner une solution.

5. Comparer les outils avec une grille de critères

Toutes les fonctionnalités ne doivent pas avoir le même poids. Une grille de notation permet de distinguer les critères indispensables des éléments différenciants pour comparer les logiciels d’onboarding.

Il est conseillé de comparer entre deux et cinq solutions maximum. Chaque éditeur doit recevoir le même cahier des charges et présenter les mêmes scénarios.

Demandez par exemple à voir comment la solution permet de lancer un parcours dès la signature, d’inviter un collaborateur sur son adresse personnelle, d’attribuer une tâche au manager et de suivre les retards depuis un tableau de bord.

Allez plus loin dans votre benchmark ! Téléchargez notre guide pour choisir votre outil d'onboarding sans vous tromper. Vous y trouverez une méthode claire et ces 8 critères de comparaison essentiels pour les RH et les collaborateurs.

6. Évaluer le coût total et le retour sur investissement

Le prix de la licence ne correspond pas au coût total du projet.

Votre analyse doit également prendre en compte le déploiement, le paramétrage, les intégrations, la formation, le support et le temps mobilisé par les équipes RH et informatiques.

Demandez systématiquement aux éditeurs :

Que comprend exactement le prix annoncé et quels éléments feront l’objet d’une facturation complémentaire ?

Projetez-vous idéalement sur deux ou trois ans. Une solution moins chère peut devenir coûteuse si elle génère de nombreux contournements, si elle est mal adoptée ou si elle doit être remplacée rapidement.

Le retour sur investissement peut être évalué à partir de gains concrets :

• temps RH économisé ;
• diminution des relances ;
• réduction des oublis ;
• meilleure coordination avec les managers ;
• accélération de la prise de poste ;
• baisse du turnover précoce ;
• amélioration de la satisfaction des nouveaux collaborateurs.

La bonne question à poser en démonstration n’est donc pas seulement « combien coûte l’outil ? », mais aussi :

À partir de quand les équipes verront-elles une amélioration concrète dans leur quotidien ?

7. Les erreurs à éviter

La première erreur consiste à choisir un outil à partir d’une démonstration standardisée. Demandez toujours à l’éditeur de travailler sur des situations proches de votre réalité.

La deuxième est de comparer uniquement le nombre de fonctionnalités. Une option peut exister sur le papier tout en étant difficile à utiliser ou à administrer.

Il faut également éviter de négliger les managers et les populations terrain. Une solution pensée exclusivement pour les RH risque d’être peu adoptée par les autres utilisateurs.

Enfin, ne reportez pas les questions techniques à la fin du projet. Les intégrations, la sécurité et la conformité peuvent constituer des critères éliminatoires.

Conclusion : choisir un outil d’onboarding avec méthode

Un cahier des charges pour choisir un outil d’onboarding permet de dépasser les promesses commerciales et de comparer les solutions à partir de vos besoins réels.

La méthode consiste à :

1. définir les objectifs prioritaires ;
2. identifier les utilisateurs ;
3. préciser le périmètre du préboarding et de l’onboarding ;
4. comparer les fonctionnalités par grands blocs ;
5. évaluer l’expérience mobile et l’adoption ;
6. vérifier les intégrations et la sécurité ;
7. calculer le coût total ;
8. mesurer les bénéfices attendus.

Le meilleur outil n’est pas forcément celui qui propose le plus de fonctionnalités. C’est celui qui permet à votre entreprise d’intégrer ses collaborateurs de manière plus simple, plus cohérente et plus durable.

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