Comment réussir l'Onboarding de vos collaborateurs à distance ?

L'intégration de vos recrues est un moment clé dans leurs vies de collaborateurs. En effet, qui n'a jamais éprouvé une certaine appréhension à l'arrivée dans une nouvelle organisation ?

Vos collaborateurs ont envie de se sentir attendus et accueillis dans l'entreprise,  l'Onboarding est alors un moment stratégique.

Dans des périodes particulières où vos collaborateurs doivent être intégrés à distance, comme lors des situations actuelles de confinement pour limiter la propagation du virus Covid 19 (03-2020), ou tout simplement si votre entreprise est organisée majoritairement en "remote", il est d'autant plus important de mettre en place un processus clair et performant, et les outils digitaux deviennent de réels alliés pour cela.

Voici nos 5 conseils pour un Onboarding à distance réussi :

Focus digitalisation : la clé de voute

La digitalisation permet un gain de temps opérationnel, par la prise en charge d'un grand nombre de tâches, notamment lorsque vous n'êtes pas physiquement avec la recrue. Un outil d'intégration en mode Saas est donc un véritable allié !

De plus, les jeunes générations sont nées avec le digital : smartphones, ordinateurs, tablettes ; celles-ci sont abonnées à Instagram, Facebook ou LinkedIn et sont habituées à des interfaces toujours plus "user-friendly".

Vous risquez de les décevoir si leur intégration se déroule sans outils digitaux. L'expérience gamifiée d'onboarding est de plus en plus recherchée, les recrues attendent de vrais effets waouh et d'être parties prenantes d'une entreprise à la marque employeur "branchée".

Ne pas négliger le préboarding

Il est aujourd'hui essentiel d'anticiper chaque arrivée pour proposer une expérience unique à vos employés. Lorsque nous traversons des périodes d'incertitude comme celle en cours (Covid19, 03/2020), travailler sur cette phase d'attente devient encore plus évident.

Le Preboarding, cette période de quelques semaines à plusieurs mois selon les délais de préavis, peut parfois être perçu comme long de la part des recrues. Cette période est l'occasion de stimuler la curiosité de vos nouveaux employés.

Profitez de la période de Preboarding pour préparer : un parcours riche et cadencé dans le temps, organisez le planning du 1er jour, mettez en avant les contenus à apprendre lors de la 1ère semaine pour "teaser" vos futurs collaborateurs, mettre en relation avec le futur mentor...

Importance des messages personnalisés et du livret d'accueil

Créez un lien avec vos nouvelles recrues bien avant leurs 1ers jours, immergez-les dans votre culture au plus tôt, partagez-leur votre vision, vos valeurs à travers un livret d'accueil digitalisé.

Il est important de rendre ce parcours ludique afin d'engager au mieux vos recrues dans cette période, chatbot de discussion, challenges ludiques et autres circuits de découverte permettent à la recrue de se sentir rassurée et conquise par l'attention personnalisée proposée !

De plus, lors d'une gestion à distance, avoir un minimum de personnalisation dans des messages / communications de bienvenue, permet de montrer que l'on pense à la recrue et réduire cette phase de doute. Vous avez investi sur le recrutement, il ne faut pas réduire à néant tous vos efforts par un manque de communication "basique" !

Automatisation de l'administratif

Le digital vous permet de collecter l'ensemble des pièces administratives importantes avant le jour J et à distance. Les vérifications automatiques de documents (CNI, justificatifs de transports, ...) ou la signature électronique de contrats vous permettront d'aller encore plus loin dans l'optimisation de votre processus d'intégration et d'éviter les frictions d'une gestion d'un collaborateur à distance.

A Workelo, nos clients peuvent par exemple gérer via une seule interface en ligne la gestion tripartite école/entreprise/recrue, pour optimiser l'intégration administrative des contrats alternants. Une vraie avancée quand on connait les frictions opérationnelles qui peuvent apparaitre sur ce type de contrat, notamment à distance !

Vous gagnez du temps sur ces processus et pouvez ainsi vous consacrer aux échanges et à la préparation du parcours d'intégration.

Focus sur l'humain, même à distance

En ces périodes particulières de confinement, par exemple dues à la propagation sur notre territoire du Covid-19 (03/2020) ou plus généralement lors d'intégrations de collaborateurs à distance, la gestion de "l'humain" est devenue le principal challenge. Il convient donc avant tout de mettre en place un parcours qui a pour objectif principal de 1- les rassurer sur le début de leur prise de fonction et 2- les guider pas à pas tout au long du processus.

Un outil digital d'Onboarding vous permettra donc une mise en place facilitée et vous aidera à garder un contact régulier avec le collaborateur, en gardant par exemple le contact via des points réguliers planifiés dans vos agendas automatiquement, en donnant une vision d'ensemble avec planning des étapes à franchir ou encore en validant en ligne des messages clés via des quizz ludiques de vérification des connaissances.

N'hésitez également à planifier des appels ou visio-conférences réguliers informels pour prendre des news !

En conclusion, l'Onboarding est un sujet qui nécessite la mise à plat de processus interne, et le digital vous permettra une mise en place opérationnel plus rapide et réussie, en vous permettant un focus sur l'humain.

Sur des emplois en télétravail ou à distance, le digital ne devient plus une option mais un Must-have, car il devient la pierre angulaire d'un accompagnement complet.

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