Préboarding : les meilleures pratiques pour une expérience employé réussie

Le préboarding est une étape cruciale dans le parcours des nouveaux collaborateurs. Lors de l'Onboarding Summit 2024, la table ronde "Du recrutement au préboarding : les bonnes pratiques pour une expérience réussie" a réuni des experts en ressources humaines pour partager leurs stratégies sur cette période essentielle, qui se situe entre la signature du contrat et le premier jour de travail.

• Pascale Vincent - directrice développement RH chez Burger King.
• Amandine Facello - Cheffe d'activité RH chez Arkopharma.
• Darina Senhaji - Lead Customer Onboarding chez Welcome to the Jungle.

Ces trois experts ont partagé leurs bonnes pratiques sur le préboarding pour assurer une intégration fluide et renforcer l'engagement des recrues avant même leur arrivée.

Qu’est-ce que le préboarding ?

Le préboarding est une phase clé du parcours d’intégration, qui commence dès la fin du recrutement, passe par la signature du contrat de travail et se poursuit jusqu’à la veille de l’arrivée en entreprise. Cette période vise à préparer le nouvel employé à son futur poste et à le familiariser avec l’entreprise.

Amandine Facello d'Arkopharma rappelle l'importance du préboarding : « Finalement, c'est là où tout commence. On doit créer un lien avec le nouveau collaborateur dès le départ. ».

En effet, sans un préboarding efficace, il existe un risque élevé de désengagement, voire d'abandon du poste.

Pourquoi le préboarding est-il essentiel ?

Le préboarding joue un rôle crucial pour assurer d’une part que les nouvelles recrues soient prêtes et engagées dès leur premier jour, et d’autre part que l’entreprise ait fait le nécessaire pour accueillir la recrue. D’après le baromètre de l’onboarding 2024 de Workelo, 64 % des salariés se déclarent stressés avant leur premier jour de travail, et 19 % n’ont eu aucun contact avec leur futur employeur durant cette phase de préboarding. Un manque de communication peut facilement mener à un no-show. Pascale Vincent de Burger King souligne l’importance de maintenir le lien durant le préboarding pour éviter des no-show avant l’arrivée du collaborateur : « Il est important de garder le contact pour préparer l'arrivée sur le poste et réduire les risques de déperdition. ».

De plus, Amandine Facello a partagé une statistique révélatrice : « 28 % des candidats qui acceptent un poste changent d’avis avant leur premier jour. ». Ce phénomène de ghosting en croissance est d’ailleurs mis en évidence dans cet article de Welcome To The Jungle.

Le préboarding doit donc être soigneusement orchestré pour éviter ces désengagements et fidéliser les talents avant même qu'ils ne commencent.

Les bonnes pratiques pour un préboarding réussi

1. Garder un contact régulier avec les recrues pendant le préboarding

Maintenir une communication fluide est essentiel durant le préboarding. Chez Arkopharma, Amandine Facello explique que l'entreprise a mis en place un processus structuré pour garder le contact avec les nouvelles recrues : « Nous envoyons des vidéos, des quiz, et un livret d'accueil pour préparer le collaborateur à son arrivée. Cela lui permet de se familiariser avec la culture d’entreprise avant même son premier jour. ». Cette communication régulière renforce le lien avec le futur employé et le prépare efficacement.

2. Proposer une expérience de préboarding authentique et engageante

Le préboarding doit refléter l'image authentique de l'entreprise. Darina Senhaji de Welcome to the Jungle conseille aux entreprises de montrer à leurs futurs collaborateurs une image fidèle à la réalité : « Il n'y a rien de pire que l'effet Instagram versus réalité. Ce que vous montrez pendant le recrutement et le préboarding doit correspondre à la réalité. ». Elle recommande également de valoriser l'authenticité en exposant les faiblesses de l'entreprise et les actions mises en place pour les améliorer.

3. Impliquer les managers dans le processus de préboarding

Les managers jouent un rôle clé dans le préboarding. Pascale Vincent souligne l’importance d’impliquer les managers chez Burger King : « Il est crucial que les managers prennent le temps de créer une relation avec le futur collaborateur durant le préboarding. Cela permet de mieux préparer leur arrivée. ». En libérant les managers des tâches administratives, ils peuvent se concentrer sur l’aspect humain, ce qui est fondamental pour un préboarding réussi.

4. Créer des expériences immersives avant le premier jour

Une autre stratégie pour améliorer le préboarding est de proposer des immersions. Darina Senhaji a cité l’exemple de l’entreprise Typology, qui invite les nouveaux employés à passer une demi-journée d’immersion avant leur premier jour : « Cela permet de rencontrer les équipes et de se familiariser avec l’environnement de travail avant même de commencer officiellement. ». Ces immersions contribuent à réduire le stress des recrues et à renforcer leur engagement.

5. Profitez du préboarding pour gérer l’administratif et l’opérationnel

Le préboarding est essentiel pour anticiper les tâches administratives et opérationnelles, facilitant ainsi le premier jour de la recrue. Organisez en amont les commandes de matériel, les accès informatiques et la signature électronique des documents. En gérant ces aspects de manière fluide pendant le préboarding, vous assurez que le collaborateur puisse se concentrer sur son intégration et ses missions dès son arrivée, plutôt que sur les formalités.

Les risques d’un mauvais préboarding

Les intervenants ont également insisté sur les risques liés à un préboarding mal géré. Darina Senhaji a mentionné un chiffre de notre baromètre de l’onboarding 2024 qui indique que « 1/3 des salariés ont déjà quitté un poste de leur plein gré avant la fin de leur période d’essai suite à un accompagnement insuffisant lors de l’intégration. ». Un préboarding négligé peut avoir des conséquences néfastes sur la rétention des talents. Au contraire, un préboarding bien structuré et engageant peut éviter ces départs précoces et permettre à l'entreprise de fidéliser ses collaborateurs dès le début.

Conclusion

Le préboarding, bien qu’il soit souvent sous-estimé, est une étape essentielle pour garantir la réussite de l’intégration d’un nouveau collaborateur. En gardant le contact, en proposant un parcours authentique et engageant, et en impliquant les managers dans ce processus, les entreprises peuvent maximiser l’impact positif de cette phase clé. Comme l'ont démontré Pascale Vincent, Amandine Facello et Darina Senhaji lors de la table ronde, un préboarding bien exécuté est un véritable levier de fidélisation des talents. Ne négligez pas cette étape : le préboarding peut faire toute la différence dans l’engagement et la rétention de vos futurs collaborateurs. Alors, pourquoi ne pas tester une plateforme qui aide les entreprises dans leurs processus de préboarding et bien plus encore ?