Pourquoi et comment soigner vos offboardings ?

Introduction

Le départ d'un collaborateur est une étape cruciale dans la vie d'une entreprise. Bien que souvent négligé, l'offboarding peut avoir des conséquences significatives sur l'équipe, la culture d'entreprise et la marque employeur. En collaboration avec AssessFirst et moka.care, nous avons récemment organisé un webinar pour explorer les meilleures pratiques en matière d'offboarding animé par Agathe Roudet (Talent Acquisition Manager chez AssessFirst), Margaux Tancrède (Psychologue référente chez moka.care) et Clémence Biojoux (Account Manager chez Workelo). Cet événement a fourni des insights précieux et des conseils pratiques pour optimiser ce processus et cet article revient sur les points clés abordés.

Découvrir ce webinar sur l’art de l’offboarding.

Définition : qu’est-ce que l’offboarding ?

L'offboarding, ou départ d'un collaborateur, est un processus structuré visant à gérer efficacement le départ d'un employé d'une entreprise. Il inclut des étapes administratives, logistiques et humaines pour assurer une transition en douceur pour le collaborateur, l'équipe et l'organisation. L'objectif est de garantir une séparation positive et professionnelle, en minimisant les impacts négatifs et en tirant parti de cette opportunité pour recueillir du feedback constructif.

Processus d’offboarding : quelle démarche adopter ?

Un bon offboarding assure une transition en douceur et préserve la relation avec l'ancien collaborateur. Voici les étapes essentielles à suivre :

1. Fixez rapidement la date de départ : Il est important de fixer rapidement la date de départ pour clarifier la situation entre l'employeur et l'employé et que les deux parties puissent s'organiser en conséquence. Cette étape est cruciale pour toutes les parties concernées. D’un point de vue psychologique, cela permet d’aider à amorcer le processus de deuil

2. Annoncez le départ : Désacraliser le départ permet d'éviter les malaises et les rumeurs. Par exemple, chez AssessFirst, le départ est tout d’abord annoncé aux managers, puis chaque manager est chargé l’annoncer aux personnes de son équipe une semaine après. Ce processus favorise la transparence et la communication ouverte.

3. Organisez la passation de poste. La préparation d'un dossier de passation est essentielle pour préserver le savoir-faire lors du départ. Ce dossier doit inclure les missions, les contacts, les projets en cours et les principaux interlocuteurs.

4. Effectuez un entretien de départ ou entretien de sortie : Ces entretiens permettent de recueillir des données qualitatives essentielles sur l'expérience du collaborateur sortant.

5. Réalisez un questionnaire de feedback anonyme : Garantir l'anonymat est important pour obtenir des réponses honnêtes et exploitables.

6. Gérez efficacement l’administratif : La digitalisation des processus administratifs simplifie grandement cette étape. Par exemple, en digitalisant le solde de tout compte, il est facile de faire signer le document en ligne. 

7. Sécurisez la logistique et les accès : Assurer la sécurité des données et récupérer le matériel, même en cas de télétravail complet, est primordial. Cette étape nécessite un réel travail de fond afin d’éviter les pertes de temps inutile. En moyenne, il faut une heure à l'IT pour désactiver tous les comptes d'un collaborateur, donc anticiper vous évitera une surcharge de travail. Par ailleurs, on estime à 25 000 € annuels, les frais gaspillés par les grands groupes internationaux dans le cas où les accès aux logiciels.

8. Préparez un pot de départ, un cadeau ou une carte de remerciement : Organiser un moment convivial pour remercier et valoriser le travail accompli par le collaborateur et laisser une impression positive.

9. Animez votre réseau d'alumni  : Invitez le collaborateur à le rejoindre pour maintenir des relations professionnelles et contribuer à l'enrichissement mutuel de votre réseau.

10. Analysez le feedback et tirer des conclusions : Les retours des employés doivent être analysés pour améliorer continuellement les processus internes et les conditions de travail.

 Les enjeux : quel lien entre offboarding & marque employeur ?

Prévenir les départs

Mettre en place un suivi avec des “pulse checks” réguliers, des formulaires de satisfactions et rapport d’étonnement, des entretiens, vous permettra de mieux comprendre si un candidat s'adapte à votre environnement de travail… Un onboarding structuré permet également aux nouveaux employés de se sentir rapidement à l'aise, réduisant ainsi les risques de départs précoces.

Réduire les départs évitables

Réduire les départs évitables est crucial pour maintenir une marque employeur solide. Cela passe par une écoute attentive des besoins des employés, une amélioration continue des conditions de travail et une reconnaissance régulière de leurs contributions. Des politiques de flexibilité, de développement professionnel et de bien-être peuvent significativement diminuer le taux de rotation du personnel. Ces leviers semblent simples à activer, pourtant un départ sur deux est lié à un sujet de santé mentale…

Employés "boomerang"

Les employés "boomerang", ceux qui reviennent dans l’entreprise après avoir acquis de nouvelles compétences, représentent une opportunité précieuse et un vivier de recrutement. Leur retour témoigne d'une expérience initiale positive et de la reconnaissance des opportunités de carrière au sein de votre entreprise. Ces collaborateurs apportent une perspective enrichie et de nouvelles compétences et renforcent l'innovation et la compétitivité de l’organisation

 Offboarding : l’humain avant tout

Rassurer les collaborateurs

Il est important de rassurer les collaborateurs sur le départ, car cela peut impacter leur santé mentale et physique. Offrir un accompagnement, peut aider à gérer cette transition. Un soutien psychologique et des conseils pratiques peuvent aider les collaborateurs à naviguer cette période de changement avec sérénité, en réduisant le stress et l'incertitude.

Prendre soin de ceux qui restent

Les managers et les collègues restants doivent aussi être rassurés, car une mauvaise gestion des émotions peut entraîner des départs supplémentaires. Une communication ouverte et transparente ainsi que des initiatives de soutien pour ceux qui restent peuvent aider à maintenir la cohésion et la motivation de l'équipe.

“Prendre soin de ceux qui partent, c’est prendre soin de ceux qui restent.” — Agathe Roudet, Talent Acquisition Manager chez AssessFirst

Importance de la passation

Un espace dédié à la passation est essentiel pour documenter les informations et les échanger avec ceux qui reprennent les dossiers. Il est important que le collaborateur soit acteur de sa passation, car c’est ce qui est essentiel pour une transition réussie. Une passation bien organisée garantit que les connaissances et les compétences sont transférées efficacement, évitant ainsi les perturbations et assurant la bonne continuité des projets.

 L’offboarding, une opportunité de feedback

Recueillir des retours

L'offboarding est une occasion unique de recueillir des retours sur le management et les conditions de travail. Un tableau de bord pour rassembler et analyser ces données peut conduire à l’amélioration de l’expérience collaborateur et de votre marque employeur. Les informations obtenues lors des entretiens de départ et des questionnaires anonymes peuvent fournir des insights précieux pour identifier les domaines à améliorer et à renforcer la satisfaction au travail.

Opportunité de développement personnel

Le collaborateur sortant peut également recevoir du feedback, ce qui représente une opportunité de développement personnel. Ce retour d'information peut aider les employés à comprendre leurs points forts et leurs domaines de croissance, les préparant ainsi pour leurs futurs défis professionnels. L'offboarding peut ainsi devenir une expérience d'apprentissage enrichissante pour toutes les parties impliquées.

Rôle du manager dans l’offboarding

Le rôle du manager est crucial et doit être partagé avec les RH. Assurer une sécurité psychologique permet aux collaborateurs de s'exprimer librement avant leur départ. Les managers doivent être outillés pour identifier les émotions, tant les leurs que celles des autres. Il est aussi essentiel de clarifier avec les RH si le remplacement doit se faire par un profil similaire ou non, en fonction du contexte.

En conclusion, un processus d’offboarding bien structuré est bénéfique non seulement pour le collaborateur sortant, mais aussi pour ceux qui restent et l’entreprise dans son ensemble. Il permet de renforcer la marque employeur, de tirer des leçons précieuses et d’assurer une transition en douceur.

Si vous aussi, vous souhaitez améliorer vos processus d’offboarding, Workelo propose une plateforme digitale pour y arriver et nous serions ravis de vous en apprendre davantage.