Le rapport d’étonnement : un outil simple au service de l’onboarding collaborateur

Le rapport d’étonnement est un outil récent de management des Ressources Humaines. Son ambition est de donner une voix aux nouvelles recrues dans l’amélioration continue de l’entreprise. Décortiqué par les RH, le rapport d’étonnement est un outil particulièrement simple dont l’utilisation n’est pourtant pas si fréquente !

Pour mettre en place un rapport d’étonnement, il suffit de prévoir un questionnaire qui sera transmis à la nouvelle recrue environ 3 mois après son intégration dans l’entreprise. Le questionnaire doit permettre de recueillir un certain nombre d’améliorations de la part du nouveau collaborateur :

• Son ressenti sur l’intégration qu’il a vécue ainsi que les missions qu’on lui a présentées
• Son point de vue sur l’intégration au sein de l’entreprise
• Sa compréhension de ses missions, son rôle et sa contribution au sein de l’organisation
• Sa compréhension des outils qui sont à sa disposition ainsi que de la culture de l’entreprise
• Son ressenti sur sa manière de se projeter dans le cadre de l’entreprise
• Ses idées et suggestions pour améliorer l’intégration des futures recrues

Le rapport d’étonnement n’est en aucun cas une manière de noter un collaborateur et en ce sens, il convient de préciser à de nombreuses reprises que la recrue ne sera pas jugée ou challengée sur la base de ses réponses. Pour les RH, l’objectif est de prendre du recul par rapport à ce qui est mis en place. Car oui, si les Ressources Humaines ont une vision sur ce qui doit être mis en place pour l’intégration, il est tout à fait possible (voire probable) qu’elle diffère de la réalité ressentie par la recrue. Le rapport d’étonnement est donc un moyen de se raccrocher à la réalité vécue dans l’entreprise.

Dans l’éventualité où une entreprise n’aurait pas cartographié les parcours d’intégration de ses recrues, ce rapport peut être un bon levier pour penser à le faire. Nous recommandons par ailleurs de réaliser ce rapport d’étonnement en complément d’un premier feedback qui sera récolté le premier jour et la première semaine : il est très intéressant de comparer le ressenti de la recrue à chaud (dans les premiers jours) et plusieurs mois après avec le rapport d’étonnement. Tout décalage peut être très significatif !

Un des derniers atouts du rapport d’étonnement réside dans l’image qu’il renvoie de la culture d’entreprise. De nombreuses études rappellent chaque année à quel point l’engagement collaborateur passe par une culture du feedback et par la sollicitation régulière des collaborateurs. Il ne s’agit pas de les écraser sous les questions mais de leur donner quelques moyens simples d’être acteurs et contributeurs de leur propre intégration. Le rapport d’étonnement peut donc être un levier pour une culture d’engagement véritablement collaborative.

C’est un outil qualitatif, simple à mettre en place, dont les bénéfices peuvent être très forts, à condition de les exploiter. Car attention : si vous mettez en place ce type d’outil mais que les résultats ne sont pas pris en considération, il y aura nécessairement un décalage entre l’intention affichée et la réalité ressentie. Ces décalages sont très mal vécus par les collaborateurs et sont souvent une source de désengagement. Pour ne pas produire l’effet inverse, restez sobre : quelques feedbacks instantanés à quelques dates clés, puis un rapport d’étonnement à trois mois avec moins de dix questions. C’est tout. Mais surtout : ça marche.

Exemple de 10 points pouvant structurer un rapport d’étonnement :

• Qu’est-ce qui vous a le plus étonné dans l’entreprise ?
• Quel est le point fort de votre intégration qui vous a le plus surpris ?
• Quel a été pour vous le point faible de votre intégration le plus inattendu ?
• Qu’est-ce qui devrait être, selon vous, modifié partiellement ou complètement lors de votre intégration ?
• Si vous aviez une baguette magique, quelle est la chose que vous changeriez dans l’entreprise ?
• Qu’est-ce qui vous a étonné dans notre manière de gérer le business (clients, partenaires, collaborateurs) ?
• Quelle est la force de nos produits / services que vous ne soupçonniez pas avant de faire votre intégration ?
• Quelle est la faiblesse ou le manquement dans nos produits / services que vous ne soupçonniez pas avant de faire votre intégration ?
• Dans les relations inter-personnelles, qu’est-ce qui vous a le plus étonné ?
• Quelle serait une amélioration concrète (ou plusieurs !) que vous pourriez envisager en matière d’engagement des équipes ?

A la recherche d’inspiration ? Jetez un oeil à cet article de Jean-Paul Moiraud (Université Lyon 3).