Onboarding et rentrée : guide pratique pour septembre

La rentrée est une période cruciale dans la vie d’une entreprise, marquée par l'arrivée massive de nouveaux talents et de nouvelles recrues. Pour réussir cette intégration, disposer du bon outil d'onboarding est essentiel. Découvrez notre guide pratique pour optimiser l'onboarding dès septembre, en offrant une formation structurée et en alignant la prise de poste avec les objectifs de l'entreprise. Facilitez le parcours de chaque collaborateur au sein de l'équipe, en renforçant l'engagement des salariés et en maximisant leur productivité dès les premières étapes de leur intégration avec une plateforme digitale d’onboarding.

Pourquoi septembre est-il stratégique pour l’onboarding ?

Septembre rime avec recrutement massif : stagiaires, alternants, jeunes diplômés et autres talents. Les équipes RH doivent gérer efficacement cette vague de nouvelles recrues, en alignant les nouvelles embauches avec les postes disponibles et en assurant un parcours d'onboarding personnalisé pour chaque salarié. Un bon outil d'onboarding facilite ce processus de gestion, offre les ressources nécessaires aux managers, et renforce la culture de votre entreprise tout en valorisant votre marque employeur.

La rentrée est stratégique non seulement pour l’intégration mais aussi pour fidéliser vos collaborateurs. En effet, insuffler un sentiment d'appartenance dès les premiers jours est clé : selon le baromètre de l’onboarding 2024 Workelo x Ipsos, 1 salarié sur 3 a déjà quitté un poste de son plein gré avant la fin de la période d’essai. Cela peut être évité en mettant en place un onboarding solide incluant parcours adaptés et un suivi par les managers.

En outre, 63% des 18-34 ans ont déjà vécu au moins une fois une mauvaise expérience d’intégration. Ce qui montre une perte d'efficacité lors des recrutements et une inadéquation entre les attentes des recrues et la réalité qu’elles vivent en arrivant dans leur entreprise. Ces chiffres montrent combien investir dans le processus d'onboarding est déterminant pour sécuriser vos nouvelles recrues, aligner leur parcours avec les objectifs de votre structure et réduire le turnover.

L'importance d'un outil d'onboarding efficace

Simplification du préboarding

Avant même l’arrivée du collaborateur, avoir un outil d'onboarding permet d'automatiser la collecte de documents administratifs liés au contrat, d’envoyer un livret d’accueil interactif, et de partager des messages de bienvenue personnalisés. Un préboarding réussi inclut également des informations sur les valeurs de l'entreprise et les objectifs du poste, et est la clé d’une intégration sereine. Cela facilite ainsi le processus d'intégration en offrant une formation initiale et en optimisant l'utilisation des ressources disponibles pour chaque nouvel employé, tout en engageant les managers dans le suivi du parcours d'onboarding.

Pour les entreprises ayant un processus d’accueil défectueux, les conséquences peuvent être très graves comme le fait que la recrue commence à chercher un autre poste au sein d'une autre structure. Ainsi, assurer une expérience de préboarding fluide, en alignant les premières semaines avec les objectifs de l'entreprise et en engageant activement les managers dans le parcours d'intégration, est non seulement crucial pour son efficacité mais aussi pour sécuriser vos relations avec les nouvelles recrues et renforcer la rétention des talents.

Structuration des premiers jours

Les premiers jours déterminent l’engagement du collaborateur et sa productivité future. Il faut ainsi planifier clairement les étapes clés du parcours d'intégration, en alignant chaque étape avec les objectifs de l'entreprise et en s'assurant que les nouvelles recrues disposent des compétences nécessaires pour réussir leur mission au sein de l'équipe :

• Des tâches précises pour les équipes et managers lors de chaque étape du processus d'onboarding, assurant une gestion efficace des nouvelles recrues
• Des parcours d'intégration personnalisés pour chaque collaborateur, alignés avec leurs compétences et les objectifs du poste
• Des checklists pratiques à compléter pendant les premières semaines, facilitant la prise en main des outils de travail et les formations nécessaires

En parallèle, des éléments comme la préparation en amont des outils de travail sont essentiels. L'ordinateur, les accès logiciels, les badges et autres ressources doivent être prêts pour garantir une prise de poste immédiate et productive. Cela facilite l'intégration du nouveau salarié dans l'équipe, supporte sa formation initiale et évite au collaborateur de se sentir freiné par des soucis logistiques, renforçant ainsi son engagement dès le début.

Un autre point essentiel à ne pas oublier : le premier jour est décisif pour établir les valeurs et la culture de l'entreprise. La création d’une expérience mémorable, incluant une visite des locaux, un déjeuner d’entrée avec l’équipe, une présentation des objectifs de l’entreprise ou même un pot de bienvenue, peut transformer la perception de l’entreprise par les nouvelles recrues. Prévoir tous les éléments nécessaires (ordinateur, badge, accès aux outils de travail, etc.) à l’avance permet également d’éviter toute frustration lors de leur prise de poste.

Favoriser l'engagement dès le départ

Un onboarding efficace ne se limite pas à la logistique : c’est un véritable levier d’engagement et de rétention des salariés. En utilisant le bon outil d'onboarding, vous créez une expérience mémorable, permettant au nouvel arrivant de comprendre rapidement les valeurs et la culture de l’entreprise, ainsi que son rôle précis au sein de l'équipe. Cela favorise l'intégration sociale et professionnelle, alignant le parcours de chaque collaborateur avec les objectifs de l'entreprise dès les premières semaines.

Par ailleurs, l'attribution d'un mentor / buddy joue un rôle central dans cette étape d'intégration. Le mentor, souvent un collaborateur expérimenté, agit en tant que guide pour transmettre la culture d’entreprise, partager les valeurs clés, répondre aux questions pratiques liées au travail et aux outils, et surtout, favoriser l'intégration sociale. Cet accompagnement crée une passerelle informelle entre le collaborateur et son nouvel environnement, renforçant son sentiment d’appartenance à la structure de l’entreprise et améliorant sa productivité dès les premières semaines.

Les entreprises peuvent aller plus loin en attribuant à chaque nouvelle recrue un mentor pour les guider vers une socialisation réussie, un meilleur accès à l'information non formelle et une compréhension approfondie des objectifs de l'entreprise. Ce mentor peut également partager des aspects culturels importants, comme une liste des meilleures adresses proches du bureau ou recommander des formations internes. Ce soutien garantit à vos collaborateurs une intégration qui dépasse la simple dimension professionnelle, en renforçant leurs liens sociaux, leur engagement envers l'entreprise et leur satisfaction générale.

Comment choisir son outil d'onboarding ?

Facilité d’utilisation

Privilégiez un outil intuitif et accessible à tous, y compris aux managers et aux nouveaux collaborateurs. Choisir un bon outil d'onboarding facilite la formation, l'utilisation des ressources et des outils de travail, réduisant la complexité de la prise en main et accélérant l’adhésion au processus d'intégration. Cela contribue également à une meilleure rétention des employés en simplifiant leur parcours d'onboarding et en soutenant leur engagement dès le début.

Personnalisation avancée

Votre outil d'onboarding doit s'adapter à votre culture d'entreprise et refléter ses valeurs clés. Recherchez des fonctionnalités de personnalisation avancées permettant de créer des parcours d'intégration uniques pour chaque nouvelle recrue, alignés avec les objectifs, les compétences requises et la structure de votre organisation. Cette personnalisation favorise une meilleure intégration, répond aux besoins spécifiques de chaque collaborateur et renforce l'engagement envers les valeurs de l'entreprise.

Automatisation et digitalisation

Pour gagner du temps, optez pour un outil d'onboarding automatisant les tâches répétitives comme l’envoi de documents contractuels, les rappels de formation, et les suivis administratifs. Cette automatisation simplifie ainsi la gestion du processus d'intégration, réduit les erreurs humaines, et optimise l'utilisation des outils disponibles au sein de l'entreprise, permettant aux managers de se concentrer sur des aspects plus stratégiques du recrutement et de l'engagement des collaborateurs.

Feedback et analytics

L'amélioration continue est essentielle pour un onboarding réussi. Choisissez un outil qui intègre des modules de feedback afin de mesurer régulièrement l’efficacité de votre processus d’onboarding, évaluer l’expérience des nouveaux employés, et ajuster rapidement votre stratégie pour atteindre les objectifs de rétention, de développement des compétences et d’engagement des salariés. Ces ajustements permettent également d’aligner le parcours d'intégration avec les valeurs et les besoins spécifiques de votre entreprise.

Inclure dans votre analyse des KPI spécifiques à l’onboarding, comme le "Net Promoter Score collaborateur" et le taux de rétention des salariés, permet de mesurer la satisfaction réelle des recrues. Ces indicateurs sont indispensables pour affiner votre stratégie d'onboarding, ajuster les étapes critiques de votre processus d’accueil, et aligner les objectifs d'intégration avec les compétences et les attentes des candidats. Cela contribue également à optimiser l'engagement et la productivité des nouveaux employés dès leur arrivée.

Workelo : l'outil d'onboarding idéal pour une rentrée réussie

Workelo vous propose une solution complète, intuitive et personnalisable pour votre processus d'onboarding. Grâce à ses fonctionnalités avancées, telles que la gestion des contrats, livret d’accueil digital et des ressources intéractives, vous assurez un préboarding fluide, un parcours structuré et une intégration positive pour chaque collaborateur. Cela optimise ainsi la gestion des nouvelles recrues, améliore leur engagement et aligne leur parcours avec les objectifs de l'entreprise au sein de l'équipe.

Avec Workelo, la rentrée devient synonyme de simplicité, d’efficacité et d’un onboarding réussi, favorisant l'engagement des collaborateurs et la productivité des équipes.

En résumé : les bonnes pratiques d'onboarding pour septembre

• Préparez le préboarding dès l’été en intégrant les étapes clés du processus d’onboarding, telles que la collecte des documents administratifs et l’envoi des informations essentielles
• Automatisez et digitalisez les tâches administratives avec les meilleurs outils d'onboarding, réduisant ainsi la charge des managers et RH
• Personnalisez l'expérience d'intégration en alignant le parcours de chaque nouveau collaborateur avec les objectifs de l'entreprise
• Attribuez un mentor pour renforcer l'intégration sociale, favoriser l'engagement et faciliter l'accès aux ressources internes
• Utilisez un outil d'onboarding performant comme Workelo pour faciliter la gestion, le suivi et la rétention des recrues
• Mettez en place des enquêtes de suivi pour évaluer et améliorer votre processus d'onboarding, en recueillant les feedbacks des employés
• Ajoutez des indicateurs KPI spécifiques, tels que le taux de rétention et le Net Promoter Score, pour optimiser votre stratégie d’accueil

Découvrez toutes les fonctionnalités disponibles dans l'outil Workelo pour vous accompagner dans votre processus d'onboarding.

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