Onboarding ou offboarding en mode hybride : quand le digital humanise les relations

De visu ou en visio ? Et pourquoi pas les deux ? Après un distanciel imposé parfois traumatisant, place au travail hybride, propice à une communication plus en phase avec les attentes de chacun. Alternant phases en télétravail et en présentiel, il connaît un engouement sans précédent auprès des collaborateurs. Ainsi, selon l'Institut Montaigne, 6 employés sur 10 sont intéressés par ce mode organisationnel. Idéalement, ils souhaitent pouvoir télétravailler 2,7 jours par semaine (contre 1,4 jour en novembre 2019), d’après un sondage Harris Interactive (Juin 2021).
Cette réappropriation du temps et de l’espace de travail, grâce au phygital, n’est pas sans poser des questions quant au maintien de la cohésion d’équipe. Et les étapes incontournables de l’expérience collaborateur, que sont l’onboarding (intégration des collaborateurs) et l’offboarding (accompagnement au départ des collaborateurs), sont directement concernées par ce phénomène.
Deux moments chargés émotionnellement qui gagnent à être bien plus que de simples formalités administratives et plutôt des instants propices aux échanges et à une meilleure compréhension des attentes, au service de la marque employeur.

Qu’est-ce qu’une organisation hybride ? Quelles en sont les bonnes pratiques pour des moments clés comme l’onboarding et l’offboarding ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Qu’est-ce que l’onboarding en mode hybride

Premier contact d’un collaborateur avec son entreprise (site carrière, mail…), l’onboarding (ou parcours d’intégration) consiste à communiquer tous les éléments liés à la culture d’entreprise, les attendus du poste (rôle et objectifs) et les processus en vigueur.
L’objectif premier étant d’accélérer la prise de poste, mais aussi de socialiser. En effet, selon le Dr. Talya Bauer de SHRM Foundation, tout onboarding doit répondre à la règle des 4Cs, c’est-à-dire veiller au respect et à l’incarnation des notions de compliance, clarification, culture et surtout connexion (au sens relationnel). Le processus doit permettre de rencontrer et d’échanger avec un maximum de collaborateurs et pas seulement dans son équipe.

En tant qu’étape reine de l’expérience collaborateur pour les entreprises, l’onboarding a connu son heure de digitalisation bien avant le COVID, notamment via les livrets d’accueil contenus dans les fameux “welcome kits”.
18 mois de télétravail forcé, l’ont doté de réunions et rencontres en visio, d’espaces de discussions plus informelles (e-café, session Ask-Me-Anything…), de plateformes collaboratives (Teams, Slack...). De sorte que de nombreux temps morts dans la vie en entreprise peuvent désormais être comblés.
En revanche, face au “zoom fatigue”, la pandémie a rappelé l’importance cruciale du lien social et de repères structurants chez les nouvelles recrues, et plus particulièrement les jeunes diplômés. 40% des télétravailleurs ont constaté une dégradation de la qualité du lien social avec leurs relations de travail, et 32 % ont souffert d’un manque d’accompagnement, selon Malakoff Humanis dans son étude Télétravail de mai 2020.

Et dans la réussite de l’expérience, les managers ont clairement un rôle à jouer.
Ainsi, selon une étude Microsoft menée auprès de 150 000 employés du groupe, par Dawn Klinghoffer, Head of People, les nouvelles recrues ont 35 fois plus de chances d’être satisfaites de leur onboarding si les managers jouent un rôle actif.

Avec le travail hybride, le collaborateur ne tire pas un trait sur les expériences en présentiel, mais voit son parcours d’intégration augmenté par le digital.

Ainsi les jalons incontournables de l’onboarding favorisant un relationnel sain, la collaboration et la co-création, gagnent à être assuré dans les bureaux :

• La visite des locaux (avec la mise à disposition d’une visite digitale diffusée en direct pour les nouvelles recrues qui seraient empêchées).
• La rencontre avec les équipes, le service RH et le management. Pour être une réussite, encore faut-il s’assurer de la présence sur place d’un maximum de collaborateurs lors du premier jour et notamment sanctuariser petit déjeuner et déjeuner.
• Les activités de team building ludiques facilitant la sociabilisation et le sentiment d’appartenance (petit déjeuner de bienvenue, quizz/défis, modules vis-ma-vie, afterwork…) L’astuce consiste à figer un jour de présentiel complété par un moment de convivialité.
• Les réunions d’équipe portant sur des projets en cours, des sessions de brainstorming ou des enjeux stratégiques.

Rien ne remplace l’expérience sensorielle par delà le filtre de l’écran. A contrario, les relations au seul moyen du digital, manquent d'authenticité et d’informations notamment quant aux expressions non verbales. Ces dernières peuvent pourtant renseigner sur une gêne ou un point de blocage chez le nouveau collaborateur.

Sachant qu’il peut à tout moment consulter les documents utiles à son intégration via des dossiers partagés (Livret d’Accueil digital, Notion, Google Docs…), le nouvel arrivant est d’autant plus présent et disponible dans les échanges avec ses nouveaux collaborateurs. Il s'ensuit une arrivée plus sereine et moins saturée d’informations techniques.

Peuvent en revanche être assurés à distance :

• Les prises de feedbacks informels ritualisés, de type “prise de température”
• Les réunions d’équipes habituelles
• Le soutien de la nouvelle recrue par son ou ses buddy. Le mix digital et présentiel permet au collaborateur de resserrer le lien hors-les-murs avec ses collègues, pour mieux partager les moments en personne. Cela permet notamment de nouer une relation de confiance avec son ou ses mentors/buddies dans des espaces privilégiés (canal Slack dédié, salles de réunion physique pré réservables en ligne…)
• Les modules de formation (e-learning). L’hybridité permet de favoriser la transmission des savoirs en modulant le rythme d’apprentissage et le degré d’attention à travers une grande diversité de formats.
• Le rapport d’étonnement de la nouvelle recrue, dans lequel il donne son feedback

Grâce à une meilleure gestion de la data, le digital permet de personnaliser davantage l’accueil sur place du collaborateur tout en proposant des contenus plus interactifs et plus diversifiés que des guides papiers. L’usage de la vidéo, que ce soit le mot du CEO ou des modules de formation, permettent de favoriser la mémorisation. En outre, de tels contenus, délinéarisés peuvent être consultés suivant son propre rythme.

Qu’est-ce que l’offboarding en mode hybride

Moins populaire que l’onboarding, l’offboarding (accompagnement du départ d’un collaborateur) est encore trop souvent relégué en dernière division, suivant la croyance “un salarié qui est parti est un salarié qui a trahi“. À tort, car ne pas tenter de garder des relations saines avec le collaborateur sortant, peut nuire à la réputation de votre marque employeur et vous priver d’un important réseau d’influence. Le collaborateur sortant peut en effet se faire l’ambassadeur de choix de l’expérience collaborateur et faciliter le recrutement de vos prochains talents.

Le travail hybride bouleverse la phase d’offboarding, avec des équipes géographiquement dispersées et ne répondant pas aux mêmes rythmes de vie.
Quoiqu’il advienne, l’offboarding en mode hybride implique :

• de récupérer le matériel mis à disposition du collaborateur pour ses sessions de télétravail
• de clôturer les accès du collaborateur (intranet, chaînes collaboratives, badge, abonnements divers…)
• de traiter les dernières affaires administratives (règlement du solde de tout compte…)

Il s’agit surtout de bien soigner la communication au-delà du seul pot de départ.
D’abord vers le collaborateur sortant, en désacralisant le départ et en montrant des signes de considération pour le travail effectué.
Ensuite vers les collègues du collaborateur, les équipes restantes, voire, dans le cadre de fonctions B2B en contact avec le public (sales, customer success, projet…) certaines parties prenantes (clients, fournisseurs…) dès lors qu’ils bénéficiaient d’une relation privilégiée avec le collaborateur sortant.

Enfin, il s’agit d’éclaircir les raisons d’un tel départ à travers un entretien professionnel dédié ou à travers des retours d’expérience filmés dans les locaux.

Un autre moyen de valoriser le savoir-faire d’un collaborateur sortant consiste à lui demander de pitcher ses précédents projets en présentiel et ainsi l’aider à structurer son propos, crucial dans la poursuite de sa carrière.

Bien que négligé, l’offboarding peut être le début d’une prise de contact ponctuel, pour ne serait-ce que pour s’enquérir de la trajectoire de carrière d’un ex-collaborateur.
C’est aussi mettre en place une communauté d’alumni que vous pourrez animer à travers des évènements dédiés dans vos locaux (soirée annuelle, afterwork, sessions de retours d’expérience…) ou globaux (anniversaire de l’entreprise, célébrations majeures).
De quoi là encore enrichir votre vie en entreprise par de nouveaux moments mémorables.

Les bénéfices du mode hybride

Le travail hybride apparaît comme l’alternative idéale aux deux extrêmes que sont le 100% présentiel et le full remote (télétravail total). Le premier provoque des réflexes de micromanagement et le désengagement progressif tandis que le second rime trop souvent avec isolement social et absence de sentiment d’appartenance.
À l’inverse, le mode hybride permet de maintenir un lien social omniscient et rassurant susceptible de s’adapter à tous types de profils.

Parmi les bénéfices du travail hybride, on retrouve :

• Des conditions de travail mieux adaptées aux contraintes personnelles des individus. Proposant des horaires plus flexibles et des déplacements non systématiques, le travail hybride permet une meilleure productivité.
• Moderniser l'interaction employeur et employé. Le développement du relationnel s’inscrit dans la durée, les occasions de sociabiliser deviennent plus fréquentes.
• Renforcer l’attractivité de la marque employeur. Une entreprise qui responsabilise davantage ses collaborateurs dans la gestion de leur quotidien, tout en événementialisant toute venue en entreprise, est plus susceptible de séduire des nouvelles recrues, notamment auprès des jeunes générations, éprises de lien social et de sens.
• Diminuer les coûts immobiliers. L’hybridité invite à revoir le maillage du territoire de l’entreprise et à se rapprocher de villes de taille plus humaines et plus abordables. Une décision qui a également pour effet de diminuer les dépenses contraintes et la charge mentale qui va avec.
• Un meilleur séquençage de la vie en entreprise. À chaque cadre sa fonction dans l’expérience collaborateur : relationnel expérientiel et travail collaboratif en présentiel ; concentration et travail individuel pour le “à distance”.
• La suppression des tâches administratives chronophages pour une plus grande disponibilité dans les interactions humaines.

Autant de bénéfices, qui nous font dire chez Workelo, que digital et bureau se complètent et permettent aux équipes RH de libérer du temps pour se consacrer enfin au sel de leur métier : l’humain.

Avec le travail hybride, la rencontre physique s'enrichit avec le digital. Si les tâches demandant concentration et analyse peuvent se faire à distance, les moments de collaboration, de cohésion d’équipe et les rituels plus festifs gagnent à être maintenus en personne. Lors d’un onboarding comme d’un offboarding, le volet digital permet de solliciter à tout moment soutien et conseils tandis que le bureau se réinvente en lieu de convivialité afin de rendre tout retour au bureau mémorable. L’hybridité nécessite toutefois de permettre aux télétravailleurs du jour d’assister aux événements informels physiques (live streaming, webinar…) pour ne pas créer d’inégalité flagrante ou de frustration.

Enfin, parce que chaque expérience est unique, il faut veiller à chaque étape et régulièrement de récolter du feedback auprès des collaborateurs.