Onboarding et IA : 5 enseignements concrets pour les RH

L’intelligence artificielle s’impose aujourd’hui comme un levier majeur dans les ressources humaines. Mais entre automatisation et expérience humaine, comment trouver le bon équilibre ?

C’est la question au cœur de la table ronde “Recrutement et onboarding à l’ère de l’IA”, organisée lors de l’Onboarding Summit 2025, qui a réuni Charlotte Gouiard directrice recrutement & marque Employeur chez Forvis Mazars, Pierre Monclos expert IA & RH, Grégoire Aubert, account manager chez Workelo et Marc Koffi RVP southern Europe chez SmartRecruiters.

De leurs échanges, plusieurs enseignements concrets émergent pour les professionnels RH souhaitant intégrer l’IA à leurs pratiques, sans perdre leur ancrage humain.

1. L’IA transforme le recrutement en un levier d’efficacité, pas un substitut à l’humain

Selon Pierre Monclos, “le défi n’est pas de remplacer le jugement humain, mais de le renforcer”. L’objectif est de trouver le bon équilibre entre efficacité technologique et expérience humaine.

Pour Charlotte Gouiard, l’IA dans le recrutement n’a pas tout bouleversé du jour au lendemain : elle s’est d’abord invitée par de petites touches d’automatisation avant de s’intégrer pleinement dans le processus de recrutement. “Les premières choses qu'on a fait, c'est surtout penser automatisation […] pour optimiser au maximum notre quotidien.” La première brique est ainsi d’automatiser les tâches chronophages comme la prise de rendez-vous ou la planification des entretiens. Puis, progressivement, l’IA est venue enrichir les pratiques de tri et de matching de CV.

Chez Forvis Mazars, qui recrute entre 1300 et 1500 collaborateurs par an, l’IA permet désormais d’aller “au-delà du diplôme” pour mieux évaluer les hard et soft skills. Cette approche vise à réduire les biais, tout en améliorant la qualité du recrutement. Pierre Monclos l’a rappelé, ce n’est pas tant la perfection du tri automatisé qui importe mais sa capacité à rendre visible des profils qui ne l’étaient pas.

2. L’IA générative, un outil au service des recruteurs et managers

L’IA générative a ouvert de nouveaux champs d’application concrets pour les RH. Chez Forvis Mazars, plusieurs cas d’usage ont été testés et validés :

• La chasse de talents : personnaliser les messages d’approche grâce à des workflows de relance automatisés.
• La rédaction d’offres d’emploi : harmoniser les offres dans les 40 bureaux grâce à un prompt conçu pour guider les RH dans la formulation du poste, des missions et de la culture d’entreprise.
• L’accompagnement des managers : faciliter la préparation et la restitution des entretiens via la retranscription automatique et la génération de comptes rendus.

Cette dernière application s’est révélée particulièrement utile pour réduire les biais d’évaluation et professionnaliser les entretiens. “Ça les a beaucoup aidés dans la structuration de l'entretien et dans le fait d’aller creuser les bonnes compétences.” Un bénéfice inattendu : les candidats eux-mêmes y gagnent en transparence, puisque certains peuvent recevoir le compte rendu de leur entretien, une pratique encore rare, qui illustre une approche plus éthique et collaborative du recrutement.

Au-delà du gain de temps, cette approche permet aussi une meilleure traçabilité et transparence vis-à-vis des candidats. Pierre Monclos l’a souligné : cette évolution ne déshumanise pas le processus, elle le renforce. “Ça sert l’humain, ça crée de la valeur et ça déshumanise pas, au contraire.”

3. Le préboarding, levier clé de rétention et d’engagement

L’un des points forts de la table ronde a été la mise en lumière du préboarding, souvent négligé, mais crucial dans la continuité entre recrutement et onboarding. Chez Forvis Mazars, où les embauches peuvent être planifiées jusqu’à un an à l’avance, il est devenu une étape clé de fidélisation. Charlotte Gouiard partage un chiffre marquant : 17% de désistement post-signature sur les CDI jeunes diplômés avant la mise en place d’un vrai parcours de préboarding.

Pour y remédier, deux leviers complémentaires ont été activés :

1. Une communication continue via des newsletters personnalisées et segmentées par métier, pour maintenir le lien entre signature et arrivée.
2. Un événement physique de préboarding, rassemblant les futurs collaborateurs de toutes les lignes métiers, pour renforcer le sentiment d’appartenance avant même le premier jour. “On a organisé un event de préboarding avec tous les nouveaux embauchés […] ça crée moins d’appréhension et ça réduit les désistements.”

Pour les profils expérimentés, la logique est plus digitale : le parcours est réalisé avec la plateforme Workelo, et est connecté directement à SmartRecruiters, il se déclenche ainsi automatiquement dès la signature du contrat.

Ce préboarding digital nourrit la relation tout en préparant l’arrivée administrative et culturelle du collaborateur. Résultat : un taux de satisfaction de 93% et une forte réduction des no-show.

4. Onboarding et IA : simplifier sans déshumaniser

De son côté, Grégoire Aubert a insisté sur un point central, celui que l’IA dans l’onboarding doit être utilisée pour faciliter le travail RH, pas pour remplacer l’humain.

“L’objectif de l’IA, c’est de simplifier la vie, de faire gagner du temps aux équipes RH […] mais sans déshumaniser.”

Workelo a identifié plusieurs leviers concrets où l’utilisation de IA dans l’onboarding apporte une réelle valeur ajoutée :

• Identifier les parcours à risque de désengagement avant l’arrivée effective (ex. collaborateurs “à risque” durant le préboarding).
• Automatiser la collecte et la vérification des données administratives.
• Analyser les contenus d’onboarding pour repérer ceux qui engagent le plus les collaborateurs.
• Répondre instantanément aux questions des nouveaux arrivants grâce à des agents conversationnels contextualisés.

Mais au-delà des outils, l’enjeu est d’instaurer une culture d’équilibre entre assistance technologique et contact humain. “L’IA reste un outil. Elle ne remplace pas les RH, elle les arme avec des données pour prendre les bonnes décisions.”

Pierre Monclos a cependant mis en garde contre une automatisation excessive dans les tâches du nouvel arrivant “Si on automatise toutes les tâches simples, on oublie qu’elles ont aussi de la valeur, notamment pour les nouveaux arrivants.”En effet, les tâches dites “simples” comme remplir un formulaire ou envoyer un message à son manager contribuent à la prise de repères de la recrue et les supprimer entièrement pourrait fragiliser l’expérience des premiers jours.

5. Former, acculturer et tester avant de généraliser

Les intervenants convergent sur une approche progressive et pragmatique. L’un des conseils phares de la table ronde est de : commencer petit, tester, apprendre et itérer.

“Lancez-vous et testez. Trouvez un ou deux use cases, testez, itérez, améliorez.” - Charlotte Gouiard

“L’important, c’est d’y aller étape par étape, de ne pas essayer de faire une usine à gaz.” - Grégoire Aubert

Pierre Monclos a ajouté un point essentiel : la formation et l’acculturation des équipes. “Les RH doivent apprendre à cohabiter avec l’IA pour mieux la cadrer. L’important, c’est de garder la main sur la décision, et de toujours permettre à l’humain d’intervenir.” C’est d’ailleurs une chose qu’ fait Forvis Mazars, tous les collaborateurs ont été formés à l’IA générative, avec une approche à la fois technique et éthique : gestion de la confidentialité, conception de prompts, compréhension des biais.

L’IA n’est pas une fin en soi, elle doit renforcer la mission humaine du RH, en rendant possible une expérience plus fluide, personnalisée et engageante à chaque étape du parcours collaborateur.

En résumé : l’IA au service d’un onboarding plus intelligent et plus humain

À travers leurs retours d’expérience, les intervenants ont tracé une ligne claire : l’IA n’a de sens que si elle amplifie la valeur humaine. Elle permet de simplifier, d’anticiper, d’analyser… mais ne remplacera jamais la capacité des RH à créer du lien et à donner du sens. De la phase de recrutement jusqu’à l’onboarding, l’IA ouvre des perspectives concrètes pour gagner en efficacité et en justesse. Dans les mots de Pierre Monclos : “À chaque étape de l’onboarding, laissez toujours la possibilité au collaborateur de poser sa question à un humain, même si l’IA pourrait y répondre.”

L’avenir du recrutement et de l’onboarding à l’ère de l’IA ne sera donc pas 100 % automatisé, mais 100 % équilibré avec une technologie puissante, au service d’une expérience toujours plus humaine. C’est l’ère de l’onboarding intelligent.

Découvrez le replay complet de cette table ronde pour approfondir le sujet en cliquant ici.

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