L'offboarding : un essentiel de votre stratégie RH !

Si les mérites de l’onboarding sont de plus en plus connus par les entreprises, il n’en est pas de même concernant l’offboarding. Moins maîtrisé ou formalisé, il peut pourtant représenter un réel avantage pouvant changer la donne. Selon une enquête IGS, seulement 8% des collaborateurs pensent que leurs entreprises prévoient un processus d’offboarding. Un manque à gagner lorsqu’on sait notamment qu’un employé ayant bénéficié d’un processus d’offboarding est 30% plus susceptible de revenir en son sein. Accompagner un collaborateur vers la sortie pour le réintégrer : un paradoxe avec beaucoup de sens, et surtout la réalité du futur du travail.

Il est toujours important de considérer qu’un offboarding arrive dans un contexte particulier, dépendant de la situation du salarié. Que le départ soit voulu par le salarié, l’entreprise, subi par l’un des deux parties ou contractuels, il convient d’adapter pour faire en sorte que le processus s’adapte bien et réponde aux objectifs déterminés en amont.

L’offboarding, une valeur ajoutée dans le développement de la marque employeur

Autant sur le plan humain que professionnel, l’offboarding est un excellent moyen de recueillir du feedback permettant d’avancer, d’apprendre et d’aller plus loin dans le développement d’une entreprise et de sa marque employeur. L’étape du départ dans la vie d’un employé est une réalité souvent oubliée dans le parcours d’un collaborateur. Pourtant, au même titre que l’onboarding, le crossboarding et toutes les stratégies de rétention, l’offboarding répond à ses objectifs et apporte une grande valeur à l’entreprise. D’abord sur un plan pratique, avoir un processus d’offboarding pensé permet une meilleure organisation en interne. Au même titre que pour l’onboarding, un parcours délimité permet de n’oublier aucune étape importante, d’assurer une bonne passation et un avenir serein pour l’entreprise et le salarié. Sur le plan RH ensuite, cela permet d’avoir un suivi clair et précis, de garder une trace et surtout un contact avec le salarié sortant. Selon les modalités et les raisons de son départ, ce collaborateur peut potentiellement être amené dans son futur professionnel à réinvestir les équipes : on appelle cela l’effet boomerang. Également une gestion complète de cette étape permet d’assurer une sécurité des données et des autres collaborateurs. Puisque avant d’être une affaire d’objectifs, d’effectifs ou de processus, il s’agit d’une aventure humaine, l’offboarding est aussi le moyen de prendre du recul sur la situation d’un départ. Ce moment particulier est toujours riche en apprentissage, avec des parcours préétablis en amont, on peut mettre l’aspect administratif et très factuel de côté, puisque déjà organisé, pour se centrer purement sur l’humain, l’expérience du collaborateur et son accompagnement jusqu’à son dernier jour. Aussi parce que ce moment est clé pour la marque employeur : il s’agit des derniers instants que le collaborateur passe au sein de l’entreprise. Un salarié sortant peut être votre meilleur ambassadeur, comme le pire si vous ne vous êtes pas appliqué à lui offrir un bon dernier souvenir. S’assurer que l’offboarding est synonyme que d’aspects positifs, c’est aussi s’assurer que la valeur ajoutée est bien présente. Que ce soit pour rayonner auprès d’autres potentiels talents ou avoir une bonne réputation, la marque employeur doit avoir une bonne image dans l’environnement professionnel pour que toutes ces mises en place puissent servir à l’entreprise.

L’effet boomerang d’un offboarding réussi

Le premier avantage d’un offboarding réussi est, comme nous l’avons dit plus haut, humain. Si le collaborateur est amené à partir, quelle qu'en soit la raison, cela ne veut pas pour autant dire qu’il ne reviendra jamais, bien au contraire. Certains ressentent parfois le besoin d’aller voir comment cela se passe du côté des autres entreprises, laisser une porte ouverte sans ambiguïté lui donnera confiance dans le fait d’en refaire partie. De même pour les cas où le départ est contractuel, laisser l’opportunité de revenir est aussi bonne pour vous que pour le salarié. En ayant un vivier de talents dans lequel vous pouvez piocher est idéal et vous donne une ressource supplémentaire dans vos phases de recrutement. Par ailleurs, une pratique de plus en plus commune consiste à créer un réseau d’alumni de l’entreprise. Un offboarding suivi d’une insertion dans ce genre de groupe est idéal et permet d’avoir un réel suivi, même a posteriori de l’offboarding.  Dans le cas plus délicat où votre salarié a été déçu de son expérience au sein de votre entreprise, l’offboarding peut aussi être l’occasion idéale pour le reconquérir en lui offrant un parcours personnalisé, complet et qualitatif. Dans tous les cas, la transparence et la communication aideront l’employé à y voir plus clair, et à garder ou reprendre confiance en l’entreprise, un indispensable pour garder en tête qu’il peut y revenir sans crainte. Aussi, en ayant cela en tête, il pourra plus simplement recommander l’entreprise à quelqu’un, un vrai point fort lorsqu’on sait que 78% des professionnels des Ressources Humaines et des chefs d’entreprises estiment que les recommandations identifiant les meilleurs candidats. Un effet boomerang, un groupe d’alumni mais aussi une possibilité de construire un réseau de cooptation pilier.

Faire rayonner la marque employeur

De manière logique, vous ne souhaitez pas que quiconque puisse voir votre entreprise péjorativement. Pour diverses raisons : la réputation, le recrutement, le développement de l’entreprise, etc. Bien plus important qu’il n’y paraît pour les entreprises, qui sont seulement 30% à avoir formalisé leur offboarding, selon une étude des Échos Start, c’est un réel sujet du côté des collaborateurs. Puisqu’en 2019 déjà, une étude d’Indeed montrait que 68% des demandeurs d’emplois prêtent attention à la réputation de l’entreprise. Un collaborateur sortant a forcément un avenir dans un environnement professionnel. Que ce soit celui similaire à là où se situe votre entreprise ou non, soigner l’image de la marque employeur est essentiel. L’offboarding permet de partager de nombreuses informations, de faire rayonner vos valeurs et de donner une dernière image positive à l’employé. Qui mieux que vos anciens salariés connaissent l’entreprise ? À condition que vous ayez formalisé un parcours intégrant toutes les informations que vous considérez essentielles à savoir pour un collaborateur sortant. Un offboarding est bien plus qu’un pot de départ, des formalités administratives et la fermeture des accès aux documents internes. C’est un réel moment permettant au salarié de se nourrir d’informations, de s’imprégner une dernière fois des valeurs et des éléments à retenir de l’entreprise, pour faire rayonner le tout dans son futur environnement professionnel, et encore une fois, pour conserver une bonne image de la marque employeur de son côté.

Créer une expérience exclusive

À l’instar de l’onboarding, l’offboarding est particulier à chaque entreprise. Il n’y a pas un parcours général applicable à tous, il s’agit d’un travail de construction à établir selon les objectifs, les valeurs et la stratégie RH de l’entreprise. Comme l’intégration, le départ arrive pour différentes raisons, il convient donc d’adapter et de créer plusieurs parcours. Avoir une première trame de base de parcours prédéfinie permet de pouvoir ajuster selon le collaborateur, c’est pour cela qu’on recommande tout de même de créer un squelette basique du parcours. Vous pourrez ensuite avoir l’agilité d’ajuster en fonction de la situation et du collaborateur pour créer une expérience exclusive d’offboarding. Bien évidemment, la neutralité sera de rigueur si le départ est englobé dans une situation délicate. Si au contraire, cela arrive dans un moment plutôt sain, voire même accompagné d’un événement joyeux, vous pouvez ponctuer le parcours de départ de moment informel, agréable et plus originaux. Rester à l’écoute grâce à des points réguliers, en impliquant le collaborateur ou à l’aide de feedbacks est très utile à créer cette expérience exclusive, en ayant la possibilité d’ajuster selon les retours du collaborateur, cela servira également au futur de l’offboarding. Impliquer le collaborateur dans ce processus peut être aussi utile qu’agréable, et servir à votre marque employeur : il se sentira en confiance, écouté et considéré jusqu’à son départ. Un vrai point fort qui augmentera ses chances de devenir “employé boomerang” ou de rayonner positivement concernant votre entreprise.

Les phases incontournables de l’offboarding

Informer, former et préparer le manager pour lui mettre à disposition tous les outils nécessaires pour conduire l’entretien de départ. Une trame, ainsi que des explications claires des étapes du processus sont intéressantes à fournir pour qu’il puisse s’y préparer. Enfin, entamer la question de l’après avec lui pour envisager un recrutement ou une réorganisation en interne.

L’entretien de départ est un rendez-vous important permettant de recueillir des informations sur les motivations du départ. Essentiel pour vos statistiques internes, l’amélioration de l’expérience collaborateur et votre travail sur votre marque employeur, il convient de préparer cet entretien en s’appuyant sur des outils et une trame bien ficelée. C’est également l’occasion de dresser un bilan de la collaboration, de fixer des objectifs ou encore de communiquer au salarié des informations relatives à sa sortie.

Assurer une bonne communication concernant le départ du salarié au sein de l’entreprise. Notamment pour informer les équipes de la nouvelle réorganisation, des mouvements du personnel, ainsi que pour rassurer certains quant à la continuité des projets et les conséquences en interne. Ce moment important permet de montrer un de vos atouts pour votre marque employeur : celui de la transparence, restez ouvert à toutes les questions.

Prévoir la passation avec le collaborateur est important, mais peut s’avérer compliqué dans plusieurs cas. Par exemple lorsque le départ est mal vécu par le salarié, ou que le délai avant le départ est court. Anticipez autant que prévu en listant les éléments à prévoir dans la passation, les projets en cours et la to do quotidienne à répartir ou à donner au prochain collaborateur. Si possible, essayez de créer un lien direct entre l’offboardé et le nouvel arrivant, pour qu’ils puissent échanger en détails concernant le poste, et qu’il puisse prendre part à sa formation. Enfin, c’est l’occasion de valoriser le travail et les connaissances réalisé par le collaborateur sortant.

Le pot de départ pour conclure la collaboration en bonne et due forme, et finir sur une touche conviviale. Ce rendez-vous permet autant de remercier, de profiter d’un dernier moment informel et d’instaurer un premier lien différent qu’il faudra entretenir par la suite avec le talent sortant.

La restitution des équipements et la clôture des comptes sont les deux étapes pratiques essentielles autant pour la sécurité de l’entreprise, que pour l’aspect professionnel et organisationnel de l’offboarding. Prévoyez bien un temps, avec une liste exhaustive : matériel informatique, badge, clé, équipements liés à la fonction, etc… Et surtout, l’entreprise devra prévoir la coupure des accès aux différents comptes informatiques : email, réseaux, serveurs, logiciels…

Les obligations légales pour être en règle et assurer au collaborateur un après serein. Concernant la gestion des données concernant le salarié, ses derniers bulletins de paye, son solde de tout compte, son attestation employeur ou tout autre document, pensez à tout pour éviter tout stress et situation complexe à votre collaborateur sortant. Aussi, en étant réglo sur cet aspect, vous aurez une bonne dernière image dans son esprit.
L’étape de l’après est tout aussi importante pour vous assurer que le collaborateur sortant fait rayonner une image positive de votre entreprise. Recueillez les feedbacks pour améliorer le processus, aussi l’expérience du collaborateur tout au long de sa carrière au sein de votre entreprise. Et surtout, gardez le contact : un employé boomerang est toujours un gros avantage à considérer lorsqu’on pense à mettre en place un offboarding !