Outil onboarding : Pourquoi l’onboarding mérite un outil dédié

Les équipes RH des entreprises disposent souvent déjà de logiciels et d’outils solides pour gérer le recrutement (ATS), la paie, l’administration et les talents via un SIRH. Pourtant, au cœur de l’expérience collaborateur, une des étapes clés ; le processus d’onboarding et d’intégration reste encore trop souvent gérée “à la main” : documents et tâches éparpillés, gestion manuelle des données… Ce moment est pourtant déterminant et c’est là que tout se joue : la première impression, le sentiment d’être attendu, la clarté des différentes étapes du parcours, l’implication du manager, la fluidité administrative, le niveau de stress du jour j… et, in fine, la rétention des nouvelles recrues.

C’est exactement ce que montre ce retour d’expérience croisé entre deux entreprises ayant structuré leur intégration avec un outil d’onboarding : Krys Group et TD Synnex grâce à des modules interactifs, des fonctionnalités clés et une solution clé-en-main : Workelo.

Pourquoi un outil d’onboarding devient indispensable

L’onboarding (ou intégration) a une particularité : c’est un processus multi-acteurs, multi-étapes, et souvent multi-sites. Il nécessite de coordonner des équipes RH, IT et managers qui n’ont pas les mêmes outils ni le même rythme de travail. Sans un logiciel ou une plateforme d’onboarding dédiée, la gestion des tâches et des documents se fait à la main : tableaux Excel, e-mails, relances manuelles, données et informations perdues, ressources dispersées, actions non tracées et un suivi d’étapes impossible. Cette absence de solution structurée freine l’efficacité et pèse sur la charge mentale des collaborateurs.

Résultat : beaucoup d’énergie dépensée… et une expérience collaborateur inégale. Pour garantir une uniformité dans le parcours d’intégration et le offboarding, un point essentiel est la capacité d’une solution ou d’un logiciel à gérer des parcours multi-sites et multi-entités (PME, ETI, grandes entreprises), en unifiant tous les contributeurs dans une plateforme unique. Cette interface regroupe les modules de formation, les documents, les tâches clés, et s’adapte à différents fuseaux horaires ou langues. Elle centralise les différentes étapes du processus tout en personnalisant l’approche pour chaque recrue.

Avant l’outil d’onboarding : excel, mails et charge mentale

Chez Krys Group : un onboarding trop hétérogène selon les équipes

Quand l’intégration repose sur des habitudes locales et des processus informels, les différences apparaissent vite. Entre les métiers, les managers et les sites, les étapes du parcours divergent et la qualité de l’accueil varie fortement

L’enjeu devient alors double :

• harmoniser sans rigidifier
• professionnaliser sans déshumaniser

Chez TD Synnex : trop de tâches à faible valeur ajoutée

Le constat est similaire chez TD Synnex : plus il y a de nouvelles recrues, plus le modèle artisanal devient fragile et coûteux en ressources RH et en heures de travail.

Ce mode de fonctionnement démultiplie les tâches répétitives et augmente la charge mentale RH. Ce mode de fonctionnement démultiplie les tâches répétitives et augmente la charge mentale RH. Pour éviter cela, une solution d’onboarding, propose une plateforme modulable dotée de fonctionnalités d’automatisation pour livrer les équipements nécessaires (ordinateur, badge…), planifier la paie et la formation, gérer les documents et les informations, et vérifier en temps réel la progression de ces tâches grâce à des données tracées dans le logiciel.

L’impact d’un outil d’onboarding sur la rétention : l’effet waouh, mais surtout la réassurance

Quand on parle d’outil d’onboarding et de solution digitale, on pense souvent à l’automatisation, à la gestion des tâches et au gain de temps. Mais ce qui ressort aussi beaucoup dans les retours terrain, c’est l’impact sur la perception de la nouvelle recrue : le sentiment d’être encadré, accueilli comme un talent, dès les premières étapes du parcours. Dès avant le jour J, une plateforme dédiée peut :

• maintenir le lien pendant le préboarding
• rendre le parcours clair et chronologique
• réduire les incertitudes logistiques
• renforcer le sentiment d’appartenance
• prouver que la promesse employeur est réelle

Et dans les critères décisifs, un point revient immédiatement : l’expérience

“Je dirais l'effet waouh.”

Derrière cet “effet waouh”, il y a une mécanique simple : le logiciel supprime la confusion, réduit le stress et offre un cadre rassurant en centralisant toutes les informations, tâches et documents clés. Le collaborateur sait exactement quoi faire à chaque étape et sent que l’entreprise a anticipé son arrivée. En outre, la plateforme d'onboarding Workelo que l'entreprise utilise, intègre des fonctionnalités ludiques de gamification qui rendent le préboarding, l’onboarding et même l’offboarding plus engageants et immersifs.

Comment choisir un outil d’onboarding : les critères clés à appliquer

Pour qu’un outil d’onboarding soit une solution RH efficace, il ne suffit pas d’être “complet”. Il doit être immédiatement adopté par les recrues, les managers et tous les contributeurs (IT, services généraux, finance, RH). Voici les critères qui ressortent le plus clairement de ces retours d’expérience :

1) Simplicité d’usage et parcours fluide

Si le logiciel est complexe, il ajoute une couche de friction et ralentit les équipes. Or, le but est l’inverse : rendre l’onboarding évident et accessible, avec une logique chronologique claire, des étapes structurées et un guidage simple pour chaque collaborateur, quel que soit son profil ou sa fonction dans l’entreprise.

2) Expérience mobile (indispensable selon les populations)

Dans de nombreuses entreprises, une partie des collaborateurs (techniciens, commerciaux, ouvriers) n’utilise pas un ordinateur en continu. Offrir une solution mobile devient alors la clé de l’adoption : les modules et notifications par mail facilitent le suivi des étapes, la gestion des tâches et l’accès aux documents depuis un smartphone.

“On a 62% des collaborateurs qui utilisent à quasiment 100% de la version mobile.”

3) Sécurité et gestion des documents sensibles

Le préboarding implique souvent des données personnelles sensibles (RIB, justificatifs, etc.). Le sujet est à la fois opérationnel et réglementaire : conformité RGPD et sécurité des données. Pour chaque entreprise, une plateforme d’onboarding doit offrir un portail sécurisé pour la gestion des documents, la collecte des informations et l’archivage des données, tout en garantissant confidentialité et traçabilité.

4) Personnalisation des parcours sans complexité

Un bon outil d’onboarding (ou logiciel d’intégration) doit proposer un socle commun clair et des déclinaisons par profil, tout en gardant des étapes clés du processus identiques :

• par site
• par métier
• par contrat (stagiaire, alternant, CDI…)
• par niveau de responsabilité (manager / non-manager)

L’objectif : offrir aux nouveaux talents un parcours réellement adapté à leur poste et à leur statut, sans recréer manuellement un “projet onboarding” à chaque nouvelle recrue.

5) Pilotage et suivi

Sans outil, le suivi des étapes est diffus et manque de visibilité. Avec une solution d’onboarding, les RH peuvent accéder à un tableau de bord clair, visualiser l’avancement de chaque recrue, détecter les blocages dès leur apparition grâce aux données et aux KPIs, et intervenir immédiatement au bon moment.

Convaincre sa direction : le bon argumentaire “outil d’onboarding”

Le budget est souvent le premier frein, notamment pour les PME et les ETI. Mais les retours terrain soulignent une approche payante : identifier les irritants (gestion manuelle, tâches répétitives) et chiffrer le ROI. Pour convaincre votre direction du choix d’une solution d’onboarding et de gestion de l’intégration se défend particulièrement bien lorsqu’elle est reliée à :

• la marque employeur
• la rétention (et le coût d’un recrutement raté)
• la productivité RH et manager
• la réduction des erreurs et oublis
• la sécurisation des échanges administratifs

Et côté ROI onboarding, certains chiffres parlent d’eux-mêmes

“On est à peu près 4 500 actions automatisées chaque année.”

Ce type de chiffre transforme un débat “outil vs budget” en débat “temps vs valeur”. Si les RH passent moins de temps à relancer et à gérer des tâches répétitives ou administratives, ce temps est réalloué à ce qui compte vraiment : le recrutement de nouveaux talents, l’expérience collaborateur, l’accompagnement des managers et l’amélioration continue des processus.

Exemples de parcours d’onboarding mis en place : socle + déclinaisons

Les deux organisations partagent une logique très actionable dans leur plateforme d’onboarding : un tronc commun de toutes les étapes essentielles, puis des couches additionnelles modulaires selon les besoins :

• un socle commun à toutes les recrues (informations obligatoires, administratif, culture)
• des parcours additionnels selon le site, le métier, le statut, la fonction
• des temps forts qui créent l’adhésion (vidéo d’accueil, message DRH, premiers contenus de culture)

Côté TD Synnex, un temps fort de ce module embarqué dans la solution est très symbolique : capter le feedback et l’humeur du collaborateur dès le jour J pour le rassurer immédiatement.

“Quand le collaborateur démarre son parcours, on lui demande déjà comment il va par rapport à son premier jour.”

C’est simple, mais très puissant : cela donne un signal d’attention et replace l’humain au centre, dès les premières minutes.

Implication des managers : la méthode la plus efficace

Beaucoup de projets RH, même avec les meilleurs logiciels, échouent faute d’adoption managériale. Ici, la méthode est simple : intégrer les managers, les équipes et les contributeurs (IT, RH, services Généraux) dès le départ dans la co-construction du processus et de la plateforme. Ils se l’approprient et l’outil devient un facilitateur de leurs tâches.

Les intervenants de cet échange nous ont partagé les retours des équipes et ce qui en est ressorti c’est que le logiciel d’onboarding retire la charge mentale, structure les actions via des modules automatisés, gère les rappels et les documents, et évite les oublis grâce à des trackers et notifications intégrés.

En combien de temps peut-on déployer un outil d’onboarding ?

Le temps de mise en place d’une solution d’onboarding dépend surtout :

• du niveau de personnalisation souhaité
• des contenus à produire (vidéo, livret, etc.)
• de la complexité multi-sites / multi-métiers
• du niveau de validation interne

Mais sur la partie “accès + configuration des modules + démarrage de la plateforme”, le retour est clair : cela peut aller très vite, en quelques semaines selon la création des contenus et du niveau d’intégration avec les autres logiciels RH (paie, recrutement, SIRH).

Un outil d’onboarding est un levier d’expérience collaborateur et de performance RH

Digitaliser l’intégration et l’offboarding n’a pas pour objectif de remplacer l’humain. Au contraire : un bon outil d’onboarding et de gestion des étapes supprime les frictions, automatise le répétitif (tâches, paie, documents), sécurise l’administratif et libère du temps pour l’essentiel : l’attention, le lien, le management, la culture et la formation.

Un onboarding réussi n’est pas seulement “bien organisé”. Il est perçu comme une preuve concrète : preuve que l’entreprise respecte ses promesses, anticipe chaque étape, valorise ses nouveaux talents et s’investit dès le premier jour auprès de ses salariés. Si vous souhaitez en savoir plus sur la plateforme que ces deux entreprises utilisent pour leurs intégrations, découvrez la plateforme.

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