Pourquoi un outil d’onboarding est essentiel en PME

“Un outil d’onboarding ? C’est sûrement fait pour les grands groupes, pas pour une PME comme la nôtre…”

Cette phrase, courante dans de nombreuses entreprises, on l’a entendue souvent. Pourtant, elle est fausse.

Dans cet article, nous déconstruisons cette idée reçue au sujet de l’onboarding. Vous allez découvrir pourquoi l’onboarding n’est pas un luxe réservé aux grands groupes, mais bien un levier stratégique pour les PME. Grâce à des outils et logiciels de gestion simples, intuitifs et efficaces, vous pouvez optimiser vos processus d’intégration, améliorer l’expérience des employés et renforcer la culture de votre entreprise, sans complexité.

Onboarding PME : un levier stratégique

Dans une PME, chaque recrutement de nouveaux salariés, collaborateurs, et leur parcours au sein de l'entreprise compte double.

Un départ anticipé ou une intégration ratée ne passe pas inaperçue : perte de temps, impact sur les équipes, perte de motivation. Cela affecte la gestion des ressources humaines et la communication au sein des équipes, créant un environnement de travail instable. Là où les grandes entreprises peuvent parfois compenser, les PME n’ont pas le droit à l’erreur.

Un processus d’onboarding structuré permet de :

• Fidéliser dès le début en créant un lien fort entre les collaborateurs et l’entreprise
• Donner le cap et clarifier les attentes de poste dès les premiers jours
• Renforcer l’image employeur en montrant que chaque expérience collaborateur compte
• Fluidifier le processus d’intégration et améliorer la communication au sein des RH et des managers

Mais un onboarding structuré va également au-delà de l’intégration classique. Il peut inclure des initiatives telles que la création d’un programme de parrainage pour accompagner les nouvelles recrues et les nouveaux salariés dans leurs débuts. Appuyer l’intégration avec un buddy permet de créer des liens sociaux immédiatement, d'améliorer la communication interne au sein de l’équipe, et d’accélérer la compréhension des codes culturels de l’entreprise.

Un autre aspect souvent négligé mais crucial est l’organisation d’activités de team-building en début d’intégration. Cela permet de renforcer la cohésion entre les équipes, tout en offrant un cadre informel pour les nouveaux arrivants, favorisant ainsi un environnement de travail collaboratif, inclusif et renforçant la culture d’entreprise.

De plus, intégrer des outils, des logiciels de gestion et de formation renforce le processus d’onboarding.

Onboarding en PME : les idées reçues à oublier

Plusieurs freins reviennent souvent dans les petites structures et les entreprises, notamment les PME. Voici pourquoi ils ne tiennent pas :

• ❌ “C’est trop complexe à mettre en place” ➜ Aujourd’hui, les outils d’onboarding et les logiciels associés proposent des modèles prêts à l’emploi, faciles à personnaliser. En quelques clics, vous structurez vos parcours.
• ❌ “C’est réservé aux grandes entreprises” ➜ Les PME ont tout autant besoin de structuration. Un outil simple permet d’aligner les RH, les managers et les nouveaux arrivants, sans besoin d’équipes dédiées.
• ❌ “C’est trop cher” ➜ Ce qui coûte réellement cher, c’est un onboarding raté, qui représente 7 000€ et compte également : une perte de productivité, des erreurs, des départs précoces… Un bon outil est une solution rentable.
• ❌ “On a déjà un livret PDF” ➜ L’onboarding, ce n’est pas juste transmettre des informations. C’est créer une vraie expérience : messages personnalisés, tâches interactives, rappels, suivi, engagement.

Dans ce contexte, il est aussi essentiel de rester en contact après l'intégration en organisant des points de suivi réguliers avec les nouveaux collaborateurs. Ces rendez-vous permettent de recueillir leurs feedbacks, ajuster le processus d'onboarding si nécessaire, et garantir leur engagement durable.

En outre, une approche innovante peut être adoptée pour rendre le processus d’onboarding plus engageant. Par exemple, intégrer des ateliers, des outils interactifs ou des activités sur une plateforme dédiée au sein des équipes dans le programme d’intégration renforce l’apprentissage pratique et améliore l’expérience globale des nouveaux employés. De plus, des sessions de formation adaptées assurent une meilleure gestion des objectifs des collaborateurs.

Outil d’onboarding PME : 5 bénéfices concrets

Voici ce que vous pouvez mettre en place concrètement avec un outil d’onboarding adapté :

• Gagner du temps sur l’administratif et la gestion des tâches : collecte de documents, signatures électroniques, checklists automatisées
• Simplifier la coordination entre RH, managers et les ressources humaines avec des rappels automatisés
• Offrir une meilleure expérience collaborateur dès la signature du contrat, en alignant les objectifs et la culture de l’entreprise
• Structurer votre processus une fois pour toutes, tout en restant agile
• Mesurer l’efficacité de votre parcours d’intégration : taux de complétion, feedbacks à chaud, satisfaction

Un bénéfice supplémentaire peut être la mise en valeur de la culture d’entreprise dès le premier jour grâce à des vidéos de bienvenue personnalisées ou des témoignages de collaborateurs actuels pour aider les nouveaux employés à bien comprendre les valeurs et la mission de l’entreprise.

De plus, en créant une expérience d’intégration immersive, par exemple en proposant une courte formation sur les valeurs et la culture de l’entreprise, vous renforcez l’engagement des premiers talents à travers leur parcours dès les premiers jours.

Assurez-vous également de planifier des feedbacks internes et des points de suivi réguliers pour ajuster votre processus d’onboarding et atteindre vos objectifs.

Comment déployer l’onboarding digital en PME

Pas besoin de gros projets ni de refonte interne. Voici une méthode simple utilisant des outils adaptés pour démarrer votre processus d'intégration :

1. Identifiez les grandes étapes de votre parcours d'onboarding : avant l’arrivée, le jour J, la première semaine, le premier mois

• Choisissez un outil, une plateforme ou un logiciel conçu pour les PME, avec des templates prêts à l’emploi, adaptés à vos objectifs d’intégration
• Personnalisez votre parcours avec votre ton, vos messages, vos documents, et les tâches spécifiques à chaque poste
• Testez sur 1 ou 2 onboardings pour prendre en main la plateforme et ajuster les tâches selon les retours
• Impliquez vos managers avec des actions simples, guidées et automatisées, pour assurer la réussite des salariés au sein des équipes

Ajoutez à ces étapes la préparation d’un espace de travail accueillant pour votre nouvelle recrue, en personnalisant son kit d’intégration avec des outils adaptés à leur parcours (stylos, carnets, goodies, etc.).

Vous pouvez aussi créer un questionnaire de satisfaction avec des outils adaptés pour recueillir les impressions de vos nouveaux employés et ajuster votre processus si besoin.

L’onboarding n’est pas un luxe pour les PME

L’onboarding digitalisé n’est pas un gadget. C’est une solution simple, pragmatique et efficace pour structurer vos processus d’intégration, optimiser la gestion des ressources, gagner du temps et fidéliser vos talents et collaborateurs.

Même avec peu de moyens, vous pouvez :

• Offrir une expérience premium à vos nouveaux talents
• Simplifier le quotidien des RH et des managers grâce à des outils de gestion automatisés
• Réduire les départs précoces en renforçant l’engagement des collaborateurs
• Renforcer votre marque employeur en mettant en avant une culture d’entreprise attrayante

Assurez-vous également de rester en contact avec vos nouvelles recrues après leur intégration en programmant des points réguliers pour discuter de leur ressenti en tant que collaborateurs.

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