Les 6 fondamentaux de l'onboarding

Onboarding 12 juin 2023

1. À l’heure de l’onboarding 3.0

Les universitaires parlent aujourd’hui de “l’onboarding 3.0” pour décrire le parcours d’intégration idéal. Si certains voient cet onboarding 3.0 comme un objectif à atteindre dans les prochaines années, nous avons la conviction qu’il est nécessaire de le mettre en place dès aujourd’hui. Mais qu’est-ce que l’onboarding 3.0 ?

Pendant longtemps, l’onboarding se réduisait à un processus administratif ou à une simple présentation des missions le premier jour. La relation avec la nouvelle recrue était très formelle, linéaire et souvent réduite à des obligations légales. Le manque d’informations avant le premier jour était fréquent. Les ratés n’étaient pas rares : manager absent le premier jour, pas d’ordinateur ou de badge d’accès au site pendant la première semaine, des collègues pas informés de l’arrivée d’un nouveau… L’onboarding 2.0 consistait déjà à éliminer tous ses irritants grâce, notamment, au recours au digital.

Aujourd’hui, un parcours d’onboarding doit notamment intégrer :

  • Une phase de préboarding bien maîtrisée pour rassurer et motiver la recrue avant le premier jour
  • Une expérience d’onboarding personnalisée avec des contenus variés pour continuer sur cette lancée et accompagner la prise de poste
  • Des interactions humaines et engageantes avant tout

Avec l’onboarding 3.0, il ne s’agit pas uniquement d’intégrer, mais de proposer une expérience complète pour faire rayonner sa marque employeur dès les premières interactions avec la recrue. On veut faire en sorte que le nouveau collaborateur ait un sentiment d’appartenance à l’entreprise avant même qu’il n’ait franchi les portes de sa nouvelle entreprise. On veut qu’il soit socialement intégré, motivé et professionnellement opérationnel le plus rapidement possible et de manière durable. On veut aussi faire de l’onboarding un élément différenciant, afin d’attirer plus de candidats que les concurrents et les fidéliser. Pour vous aider dans cette démarche, les parties suivantes sont dédiées aux facteurs clés de succès d’un bon onboarding aujourd’hui.

“L’onboarding 3.0 est devenu la norme : le collaborateur est acteur de son parcours et d’autres parties prenantes sont impliquées dans sa réussite.”

Michel Barabel, Maître de conférences à l'Université Paris-Est & Professeur affilié à SciencesPo Executive Education

2. Le digital au service d’un onboarding humain

Une intégration réussie en entreprise, c’est avant tout une intégration sociale. Il s’agit de nouer des liens entre la recrue et le reste de l’entreprise dès le préboarding. Cette phase s’intercale entre la signature de la promesse d’embauche et l’arrivée effective de la nouvelle recrue dans l’entreprise. L'objectif est d'attiser la curiosité et de stimuler l'intérêt de la recrue à travers des éléments de présentation et d'acculturation à la nouvelle entreprise. Ce lien humain assurera par la suite la cohésion d’équipe et l’épanouissement du collaborateur.

Voici des éléments qui permettent “d’humaniser” le parcours d’onboarding :

  • Une vidéo de bienvenue du manager pendant le préboarding
  • Des informations sur la personnalité des membres de l’équipe
  • Un pot d’accueil le premier jour
  • L’attribution d’un buddy pour tisser une relation plus informelle
  • Des rencontres avec les personnes clés de l’entreprise au cours des premières semaines : avoir un lien avec tout le monde, c’est important !

Bien sûr, le digital joue un rôle important dans tout onboarding aujourd'hui. Alors comment combiner l’humain et le digital ?

65% des métiers en Europe ne sont pas télétravaillables. Mais contrairement à certains préjugés, les outils digitaux ne suppriment pas les relations humaines et physiques. Le digital permet au contraire de se libérer des tâches chronophages, fastidieuses et administratives, grâce à l’automatisation, afin de dédier plus de temps à l’humain :

  • Signature du contrat en ligne
  • Envoi des documents et remplissage des formulaires en ligne
  • Commande du matériel dans les temps grâce à des rappels automatisés…

Qu’en est-il de l’onbarding à distance ? Il est fréquent dans les entreprises qui travaillent en “full remote”. Il doit être préparé un peu différemment, mais rester simple et efficace. Dans beaucoup de cas, l’onboarding est aujourd’hui hybride et mixe le digital (surtout pendant le préboarding) et le physique. Mais n’oublions pas que beaucoup de métiers imposent encore un onboarding 100% en présentiel.

3. La réussite de l’onboarding : un travail d’équipe

La réussite de l’onboarding ne dépend pas seulement du travail d’un RH. Rien qu’au sein de l’équipe RH, plusieurs personnes sont impliquées : le Responsable RH du périmètre de cette recrue, le Recruteur, le Responsable de la formation, le Gestionnaire de Paie, le Responsable Juridique… Les RH ont un rôle de chef d’orchestre afin de coordonner toutes les parties prenantes impliquées dans la réussite de l’intégration.

En voici une liste non exhaustive : L’équipe RH, le manager, les collègues de l’équipe, IT, le buddy...

L’implication du manager est particulièrement importante dans la réussite de l’intégration d’un collaborateur. Il accompagne la recrue au quotidien pour clarifier ses missions, être disponible pour répondre à ses questions, accompagner sa montée en compétence. Il est aussi à l'écoute de ses éventuels challenges. Un manager qui ne se sent pas concerné, combiné à quelques autres irritants peut avoir une conséquence sans appel : la démission. Car oui, 80% des recrues prennent la décision de rester ou non dans l’entreprise au cours des six premiers mois (Source : Aberdeen Strategy & Research). Autrement dit, durant leur période d’onboarding qui dure en moyenne 9 mois.

Le rôle du “buddy” ou du parrain est aussi clé dans l’intégration. Il s’occupe de l’intégration informelle du collaborateur, tout aussi importante. Il s'agit de créer un lien autre que professionnel entre deux personnes d’une même entreprise. Ce parrain peut être dans un département totalement différent, mais permettra de stimuler chez le nouveau collaborateur un sentiment de bien-être au travail. Il est aussi la personne à laquelle la recrue peut poser des questions qu’elle n’ose pas poser à son supérieur. Sans relations humaines, ce dernier se sentira à distance des valeurs de l’entreprise ainsi qu’isolé des autres, amenant au point fatidique du départ.

4. Offrez une expérience personnalisée pour améliorer l’engagement

Chaque collaborateur intègre une entreprise pour des raisons différentes. Leurs attentes sont particulières et c’est la raison pour laquelle les parcours d’intégration doivent être personnalisés. Plus ils sont à l’image du futur métier de la recrue et des spécificités de l’entreprise, plus le sentiment d’appartenance et l’engagement grandiront avant même d’intégrer l’entreprise. On parle ici de la période de préboarding. C’est une période stratégique, étant donné la compétition accrue dans le recrutement qui rend les candidats volatiles. Agir sur le préboarding, c’est se protéger contre les “no-shows”, ces personnes qui ne se présentent pas le premier jour. C’est le niveau suprême du désengagement. Le préboarding permet aussi une transition progressive et sans friction entre l’ancien et le nouvel emploi.

Idées de contenus personnalisés pour une expérience de préboarding différenciante :

  • Visite virtuelle des locaux
  • Livret d’accueil digitalisé
  • Présentation vidéo du manager
  • Témoignage d’un collaborateur exerçant le même métier
  • Quiz engageant sur les valeurs de l’entreprise
  • Expérience en réalité virtuelle
  • Envoi d’une carte postale de bienvenue chez la recrue
  • Invitation à une rencontre ou activité avec sa future équipe
  • Séance de sport avec l'équipe

Ces étapes permettront à votre recrue de se sentir déjà “proche” de ce qu’elle va connaître durant les prochains mois. Cette période permet aussi de confirmer l’authenticité des valeurs d’entreprise pour prouver qu’on n’a pas juste vendu du rêve pendant le recrutement. Oui, mais ensuite ?

Dès l’arrivée en entreprise commence la période d’onboarding. Plus rythmée, plus longue, cette période-là sera décisive pour la fidélisation de votre collaborateur. Plus l’expérience sera personnalisée et unique, plus le collaborateur sera engagé. Si ce dernier n’est pas investi dans sa période d’onboarding, le manager ou le RH devront se rapprocher de lui pour comprendre ce qui ne va pas.

Conseils qui ont fait leurs preuves chez nos clients :

  • Proposer des contenus variés et innovants tels que des quiz sur les membres de l’équipe, un QR code pour un parcours immersif dans les bureaux, une vidéo sur les valeurs et la politique RSE…
  • Offrir un welcome kit original : goodies personnalisés avec le nom du nouveau collaborateur
  • Visite des locaux avec le buddy
  • Centraliser toutes les informations pour simplifier la vie de la recrue
  • Proposer un parcours adapté au métier de la recrue
  • Mettre en place un dispositif de feedback afin d’être à l’écoute de la recrue

5. Une formation cadencée : le secret d’une bonne montée en compétence

La formation est un aspect fondamental de l’intégration. Être bien intégré, c’est être à l’aise dans ses missions en étant bien formé. Dans le cadre de l’onboarding, la recrue suit en priorité des formations “métier” pour développer les compétences dont elle va avoir besoin. Les formations concernent parfois aussi les soft skills ou l’histoire et la culture de l’entreprise. 6 à 8 mois c’est le temps que met un employé à être pleinement opérationnel.

Quel est le critère n°1 de réussite d’un plan de formation lors de l’intégration ? Le cadencement ! Il faut à tout prix éviter d’abreuver la recrue d’informations et de formations d’un coup lors des premiers jours. Sinon, les informations seront vite oubliées. Il faut y aller progressivement, trouver le bon rythme et varier les approches. Aujourd’hui, la formation peut avoir lieu en présentiel ou à distance. Elle est aussi souvent hybride. Si une formation sur un logiciel métier est assez bien adaptée au format distanciel et à l’apprentissage en autonomie, une formation sur des soft skills comme la prise de parole en public, aura bien plus d’impact en présentiel. Cela contribue à ajouter de la variété au parcours d’intégration.

L’entreprise et le manager ont bien sûr intérêt à ce que la recrue soit opérationnelle rapidement. Pour mesurer cela concrètement à l’échelle de l’entreprise, voici des indicateurs que vous pouvez utiliser :

  • Temps de montée en compétence
  • Taux de complétion du plan de formation à la fin de l’onboarding
  • Productivité : quand elle progresse rapidement, c’est gagnant-gagnant. La recrue se sent valorisée et à l’aise dans son métier et le manager a une équipe plus performante.
  • « Seuil de rentabilité » d’un salarié : le moment où les rendements apportés par ce dernier dépassent les coûts liés à son embauche

On touche ici à l’impact business de l’intégration. Embaucher un salarié est un investissement que fait l’entreprise, car elle a confiance dans la capacité de cette personne à apporter plus de valeur que ce qu’elle ne coûte.

6. Passez à la vitesse supérieure en analysant les données sur vos intégrations

Quand il s’agit d’analyser l’efficacité ou la réussite d’une intégration, différentes métriques sont à votre disposition :

  • Taux de satisfaction des recrues par rapport à leur intégration
  • Turnover des nouvelles recrues
  • Taux de complétion des étapes du parcours de préboarding puis d’onboarding
  • Taux de complétion du parcours de formation…

Pour chacune d’entre elles, de nombreuses données sont disponibles aux RH. Il est important d’y être attentif dès le début du parcours afin de détecter d’éventuels signaux de désengagement qui peuvent conduire à la démission. L’analyse de nombreuses données est un tout nouvel aspect du métier de RH. Mais comment décrypter ces données quand on est RH et pas Data Analyst ?

Il faut s’équiper d’un outil qui rende les informations facilement lisibles et actionnables pour pouvoir :

  • Les analyser grâce à des graphiques simples
  • Agir efficacement contre le désengagement en prenant contact avec la recrue pour la comprendre et l’aider à bien s’intégrer
  • Prendre des décisions si on repère des recrues en décrochage

Les données issues du feedback permettent aussi aux entreprises de se réinventer en matière d’intégration et d’avoir un impact positif sur leur marque employeur. Un parcours d’onboarding est toujours perfectible. Pourquoi ? Parce qu’aujourd’hui, il est devenu un avantage compétitif face aux autres entreprises dans la course aux talents et la valorisation de la marque employeur. Plus vos collaborateurs seront satisfaits de leur intégration, plus ils voudront rester et plus les autres voudront venir.

Prenons l’exemple d’un parcours d’onboarding simple. Si les ressources envoyées pendant le préboarding ne sont pas consultées, cela signale un certain désengagement. Il faudra repenser le timing de l’envoi ou le contenu. Ou bien si une recrue n’a réalisé aucune de ces tâches avant son premier jour, le RH doit en être informé afin de prendre contact et de vérifier que tout est en ordre et que cette recrue compte toujours venir. Grâce à cette analyse, les parcours d’intégration suivants seront améliorés.

Pour faire évoluer efficacement les parcours, on peut recueillir du feedback grâce à :

  • Des sondages
  • Des questionnaires de satisfaction
  • Un score de désengagement
  • Des entretiens avec le RH ou le manager

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