Onboarding RH : quels coûts pour quels bénéfices ?

La plupart des entreprises ont aujourd'hui compris que l'onboarding joue un rôle majeur dans la rétention et la performance future de tout nouveau collaborateur.

Dans un contexte de tension sur le marché du travail, êtes-vous prêt à sacrifier tous les efforts réalisés pour recruter un nouveau collaborateur à cause d’un onboarding défaillant ? Probablement pas. Mais quels sont les signes d’un onboarding défaillant ? À l’inverse, quels sont les indicateurs de succès de votre parcours d’intégration ?

Le coût et la performance de l’intégration d’un salarié peuvent être calculés et suivis grâce à l’analyse de trois indicateurs : le taux de rétention, le taux de satisfaction des collaborateurs et le retour sur investissement.

Retenir ses talents en les fidélisant

Si un nouveau collaborateur quitte l’entreprise prématurément, tout le capital humain investi en le recrutant et en le formant est perdu. Et cela peut coûter très cher…

Par exemple, l’échec de l’intégration d’un nouveau cadre peut coûter jusqu’à quarante fois son salaire de base. Ainsi, tant que le parcours d'intégration n’est pas complètement finalisé, le recrutement n’est pas réussi (Sundaram et Patel).

Le taux de rétention mesure le pourcentage de collaborateurs qui travaille toujours dans l'entreprise à la fin d'une période donnée.

Taux de rétention = Nombre de collaborateurs à la fin de la période / (nombre de collaborateurs au début de la période + nombre d'embauches)

Suivre le taux de rétention de vos nouveaux collaborateurs donne un premier signal pour contrôler l'efficacité de votre parcours d’onboarding. Comparez ce taux à six mois, un an et trois ans : cela vous donnera aidera à analyser les moments les plus critiques pour conserver vos recrues.

1 employé qui décide de rester = 1 recrutement économisé

Réserver une expérience d'accueil personnalisée

Avoir un retour d’expérience régulier de la part des nouveaux collaborateurs quant-à leur intégration présente un double avantage :

• La détection en amont de tout problème avant qu’il ne pénalise le nouveau salarié et l’entreprise.
• L’amélioration continue du planning d’intégration.

Le taux de satisfaction du collaborateur se mesure en général grâce l’Employee Net Promoter Score (ou eNPS). Cet indicateur permet de mesurer la propension du collaborateur à recommander l’entreprise à ses proches et à son réseau.

Il se matérialise sous la forme d’un scoring de 0 à 10 :

- Supérieur à 9, il s’agit des promoteurs
- 7 à 8, ce sont les passifs
- 0 à 6, ce sont les détracteurs

Ce scoring renseigne sur le profil du répondant et in fine sur sa perception de l’expérience collaborateur, expérience qui inclut également un volet évolution de carrière (formation et mobilité).

Employee Net Promoter Score = % promoteurs – % détracteurs

Surtout en présence de détracteurs, il est vital de connaître les raisons d’une telle déconvenue dans le cadre d’un entretien pour déployer rapidement les actions correctives nécessaires (conditions de travail, avantages, compensations…).

Aucun programme n’est parfait. Il est normal de constamment l’ajuster, en raisonnant par cohorte de recrues et en appliquant les correctifs un à un.

Par exemple, vous pouvez vous démarquer avec une expérience digitale hors du commun ou des parcours d'onboarding personnalisés.

Faire gagner du temps aux RH et managers

Mettre en place un outil d'onboarding améliore le bien-être des nouveaux collaborateurs mais également celui des RH et managers. Pourquoi ? Parce qu'ils gagnent du temps sur les tâches chronophages pour en gagner sur les tâches à forte valeur ajoutée, comme celles centrées sur l'humain.

Les RH perdent du temps dans la gestion administrative, les relances et les rappels, les délais non-respectés.... L'implication des parties prenantes n'est pas toujours égale. Certains RH se retrouvent débordés car les managers négligent l'onboarding. Quant aux les nouvelles arrivées, elles croulent sous les informations. Résultat : on perd du temps, de l'argent, et potentiellement un collaborateur.

Le gain de temps procuré par l'onboarding est primordial pour des professions à responsabilités : digitalisation, automatisation des rappels, gestion administrative en ligne… Il permet aux managers de se focaliser sur l'essentiel, ainsi qu'aux RH de pouvoir récolter les informations plus rapidement. Résultat : on gagne du temps, de l'argent, et potentiellement un collaborateur heureux.

Le retour sur investissement

L’intégration d’un nouveau collaborateur est :

“Un coût net en productivité, en salaire, en formation, en dépenses d’orientation et en temps pris à tous les collaborateurs sans fournir de gains substantiels immédiats pour l’entreprise.” (Lynch et Buckner-Hayden).

Cette perte sèche, intrinsèque à l’arrivée d’un nouveau collaborateur, sera compensée par son apport positif ultérieur sur la performance globale de l’entreprise. Malheureusement, de trop nombreuses entreprises ne voient jamais ce retour sur investissement. Le salarié échoue à atteindre sa productivité optimale et quitte son poste avant la fin de son onboarding, ou reste avec un engagement faible au sein de l'entreprise.

Ceci arrive d’autant plus fréquemment que la mobilité s’est accrue dans certains cas ces dernières années. Certains collaborateurs reçoivent des offres concurrentes constamment, et n’hésitent plus à franchir le pas. Vos investissements bénéficient alors à une autre entreprise : le comble !

Le calcul de ce retour sur investissement est éminemment subjectif et peut être mis en place plus ou moins facilement en collectant un ensemble de données qualitatives et quantitatives. Malgré les différentes méthodes de calcul, il existe une formule généralisée pour le ROI (Return On Investment) :

ROI (%) = (gain € - dépenses €) / dépenses €

Dans les gains, on pourra mentionner : gain de productivité, hausse du taux de rétention... mais également de possibles ré-insertions. Oui, plus vous accélérez la montée en compétence de vos recrues, plus vous augmentez vos chances qu'ils restent longtemps dans l'entreprise et qu'ils montent les échelons.

Mais alors comment faire ?

Le parcours d'intégration performant et robuste d'un collaborateur constitue le principal levier pour améliorer l’engagement et fidéliser vos collaborateurs. Il raccourcit le temps de retour sur “investissement’.

Ce programme doit servir quatre objectifs :

1. Permettre une intégration en douceur mais efficace du nouveau collaborateur en lui permettant de construire son propre réseau, de comprendre les dynamiques de groupe au sein de son équipe…
2. Minimiser le risque de départ du nouveau collaborateur par une meilleure compréhension de son nouveau rôle. Les retours réguliers sur son intégration et sur son travail sont particulièrement efficaces.
3. Accompagner la montée en compétences et donc la productivité du nouveau collaborateur pour évaluer le “retour sur investissement”.
4. Construisez une culture et une marque employeurs fortes qui permettent aux employés de s'y identifier rapidement.

La mise en place d’un parcours d’onboarding solide permet ainsi de réduire le coût d’intégration des nouveaux collaborateurs.

La preuve en quelques chiffres

+69 %. Les collaborateurs qui bénéficient d’un programme d’onboarding structuré ont 69 % de chance en plus de rester plus de 3 ans, par rapport à ceux qui n’en bénéficient pas. (OfficeVibe, State of Employee Engagement, 2016-2018 onboarding)

x2,3. Lorsqu’un collaborateur estime que son onboarding était exceptionnel, il a 2,3 fois plus de chance de se sentir capable d’exceller dans son nouveau rôle et de dire que son poste est meilleur qu’attendu ! (Sundaram et Patel).

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