4 erreurs classiques d'un Onboarding et comment les éviter

Article avr. 25, 2018

C’est bon, vous venez de finaliser le recrutement de la bonne personne, le talent qui manquait à votre équipe. Bravo à vous ! Le recrutement est un chemin de plus en plus long et difficile, où la compétition est acharnée, et qui demande beaucoup d’effort et sans doute pas mal de tasses de café.

Pourtant, il serait dommage de s’arrêter en si bon chemin et de voir tous vos efforts remis en cause par une intégration qui ne tient pas ses promesses auprès du nouveau collaborateur, qui ne parvient pas à s’engager dans la société et à s’investir à son véritable potentiel.

Dans cet article, nous avons compilé les erreurs classiques que nous avons pu rencontrer (nous ne dénoncerons personne, ne vous inquiétez pas :) ), pour vous expliquer des méthodes simples et efficaces pour les éviter et rendre l’expérience plus agréable pour toute l’équipe impliquée.

Erreur 1 — Laisser le nouveau collaborateur avancer seul le 1er jour

Ne pas accueillir le collaborateur, le faire remplir des papiers seuls dans un bureau ou le laisser découvrir l’entreprise par lui-même sont des pratiques que nous vous conseillons de proscrire le premier jour. Il n’y a rien de pire comme première expérience que d’arriver dans un endroit nouveau et d’être directement laissé seul.

Très souvent, l’équipe de la recrue n’est pas impliquée dans l’intégration voire n’est pas au courant de l’arrivée de ce dernier. Et dans le pire des cas, la coordination entre RH et managers ne s’est pas faite en amont, et le manager n’est parfois pas présent pour le premier jour.

Attention, la première impression compte, et cela est vrai dans les deux sens. S’il n’est pas forcément le plus mémorable, le premier jour reste toujours gravé dans la mémoire, surtout si l’expérience était difficile !

Le risque est réel : 1 salarié sur 5 aurait envie de quitter son poste dès le premier jour dû à une première expérience difficile et 4% le fait réellement.

Alors, comment éviter ce risque ? Voici nos conseils :

  • S’assurer que le manager est présent pour le premier jour du collaborateur
  • Préparer en amont avec le manager l’organisation de la première journée, et en informer le collaborateur au téléphone en amont pour le rassurer
  • Mettre au courant l’équipe et l’impliquer au mieux dans l’intégration
  • Faire le maximum d’administratif en amont pour ne pas que le premier jour se limite à signer des papiers et à lire des documents
  • Accueillir le nouveau collaborateur dès son arrivée sur son lieu de travail
  • Prévoir régulièrement des pauses où il y a des activités et des rencontres avec l’équipe, surtout si le collaborateur doit lire des documents

Enfin, une journée complète de travail le premier jour n’est pas obligatoire. L’objectif est de faire en sorte que le nouveau collaborateur revienne avec plaisir et envie le lendemain ! Sur le long terme, vous vous y retrouverez, croyez-nous.

Erreur 2 — Ne pas avoir prévu matériel et outils élémentaires

Certes, les premiers jours de travail ne sont pas particulièrement synonymes de productivité. Mais il est néanmoins frustrant d’arriver à un poste où les outils élémentaires n’ont pas été prévus : problème de bureau, de chaise, d’ordinateur fonctionnel, pas de code d’accès aux différents outils informatiques, etc. Ce sont à chaque fois des frictions inutiles qui ralentissent la productivité et noircissent l’expérience collaborateur.

Tout cela devrait idéalement être planifié en amont pour que le premier jour, le collaborateur sente que son arrivée a été préparée et été attendue et il saura être d’autant plus impliqué et engagé. Cela représente une multitude de petites tâches réparties sur différents rôles, et c’est un processus souvent chronophage et répétitif pour le RH coordinateur.

Comment bien anticiper cette préparation ? Quelques pistes :

  • Répartissez bien les rôles en amont : chargé de la préparation du bureau, de l’inscription informatique, du panier de bienvenue, etc
  • Définissez un protocole formel qui pourra servir pour chaque nouvel onboarding
  • Utilisez un logiciel centralisateur comme Workelo pour implémenter ce protocole. Cela vous évite d’oublier une étape dans votre ToDo liste, de perdre du temps pour coordonner toutes les personnes, et de s’assurer de la bonne réalisation des tâches et la préparation du matériel en évitant les allers-retours de mails.

Pensez à ne pas vous limiter au matériel indispensable au travail. Il est toujours sympathique et bien reçu de préparer un livret voire panier d’accueil ou d’ajouter une touche conviviale au bureau.

Erreur 3 — L’onboarding, c’est seulement le premier jour

Le nouveau collaborateur est souvent exposé à beaucoup d’informations sur son premier jour (livret d’accueil, tour des locaux, rencontre des équipes, premiers pas à son poste) et il risque de les oublier dès la première semaine. Il sera donc moins engagé dans son évolution quotidienne dans l’entreprise et à son poste, et dans ses interactions avec ses collègues.

De plus, il a besoin d’une période d’adaptation pour pouvoir comprendre les valeurs et le quotidien de l’entreprise. L’intégration d’un collaborateur commence donc dès le recrutement et dure jusqu'à 1 an après son premier jour. En plus des premiers pas dans l’entreprise, il inclut notamment la bonne montée en compétence et la cohésion de l’équipe.

Nos conseils sur les bonnes pratiques à mettre en place :

  • Prévoir une période d’intégration longue en distinguant le « préboarding » (avant l’entrée dans l’entreprise), le premier jour, la première semaine, le premier mois et la suite
  • Assigner un buddy / parrain au nouveau collaborateur. Celui-ci va devenir son référent et guide vers qui se tourner dans son quotidien à l’entreprise
  • Cadencer dans le temps les informations générales, les rencontres avec les personnes clés et les formations. Workelo offre pour cela une plateforme référente pour le collaborateur où il aura accès à ce contenu au moment opportun et où les RH et managers peuvent suivre son évolution

Erreur 4 — Partir du principe que “pas de nouvelles = bonnes nouvelles”

Ne pas entendre de retours du nouveau collaborateur n’est pas synonyme de bonnes nouvelles et d’un engagement optimal. Il est bien plus probable que celui-ci taise les aspects négatifs ou même qu’il ne sache pas vers qui se tourner.

90% des employés décident s’ils vont rester dans l’entreprise pendant leur période d’intégration. Il est donc important de ne pas attendre que le nouveau collaborateur prenne l’initiative pour s’exprimer pour s’assurer de sa satisfaction.

Les bonnes idées :

  • Planifier un point hebdomadaire avec son buddy et/ou manager sur le premier mois
  • Mettre en place un suivi avec des “pulse checks” réguliers, des formulaires de satisfactions et de retour sur l’intégration, des entretiens

L’idée est de pouvoir détecter en amont tous les signes faibles d’un début de malaise, anticiper les questions et laisser une place pour que la recrue s’exprime.

Pour aller plus loin — A propos de Workelo

L’intégration est une étape utile et nécessaire pour les nouveaux collaborateurs. Elle inclut plus de 150 tâches répétitives et chronophages que les managers opérationnels n’ont pas forcément le temps de faire, délaissant bien souvent le principal : la transmission des valeurs et de la culture d’entreprise.

A Workelo, nous nous sommes fixés comme ambition de réinventer cette première étape clé. Nos clients ont choisi notre plateforme pour la nouvelle expérience collaborateur proposée, le gain de temps généré et la simplicité de mise en place.

Enfin un onboarding clair, rapide et efficace qui vient améliorer rétention et montée en compétence !

Retrouvez plus d’informations sur notre site internet : https://www.workelo.eu

Demandez directement votre démonstration : https://www.workelo.eu/demo

Mathieu Cochet

Cofondateur de Workelo - Workelo est la solution n°1 pour l'intégration de nouveaux collaborateurs. Déjà des dizaines de clients convaincus (EDF, Saint-Gobain, Banque Casino, Mazars,...) 🚀