L’après onboarding : Quels rituels RH pour maintenir l’engagement et la performance des salariés tout au long de l’année ?

Pour de nombreuses entreprises, l’enjeu principal lors des phases de recrutement est de réussir à trouver les bons candidats, ceux qui apporteront une plus-value à l’entreprise et qui deviendront ainsi des top talents.

Après le recrutement, les entreprises ont tendance à concentrer le suivi uniquement sur l’onboarding. Au risque d’avoir des nouvelles recrues se retrouvant lâchées seules dans le grand bain à l’issue de celui-ci. Mais un collaborateur fraîchement intégré a encore besoin d’un temps d’adaptation pour évoluer sur son nouveau poste, prendre ses marques et être pleinement opérationnel et intégré auprès de ses nouveaux collègues.

De nombreuses entreprises conseillent donc de mettre en place un suivi continu à l’issue de son onboarding, à l’instar de Javelo, un logiciel d’entretien annuel d’évaluation et de suivi continu des collaborateurs.

Pourquoi maintenir un suivi fort une fois l’onboarding terminé ?

​​L’un des objectifs incontournables de tout RH est de garder les nouveaux talents et de les fidéliser. La période d’onboarding est une période assez forte : les nouveaux collaborateurs suivent des formations, participent à des points d’équipes, ont des entretiens réguliers pour débriefer et valider leur intégration.

À l’issue de cette intense période, ces derniers vont mettre leur formation en pratique et se confronter réellement à leurs missions. Il faut garder à l’esprit que même après plusieurs mois passés au sein de l’entreprise, votre nouvel arrivant est rarement complètement opérationnel.

Il peut avoir des besoins, des interrogations et il n’osera pas forcément vous demander de l’aide. Car il est en période d’essai et il veut faire ses preuves en mettant en pratique ce qu’il vient d’apprendre...

En maintenant le suivi, votre collaborateur se sentira plus à l'aise dans ses missions, il prendra confiance en lui et cela le rendra plus impliqué et épanoui par la suite au sein de l'entreprise. Cet accompagnement est aussi le moyen d’identifier ses potentiels afin de l’aider au mieux à développer ses forces et donc faciliter sa montée en compétences.

N’attendez pas que six mois se soient écoulés pour vous repencher sur votre nouvelle recrue. Car pour elle, ne pas réussir à prendre ses marques dans les premiers mois peut créer un sentiment d’isolement professionnel, amenant à une remise en question, à de la frustration, voire à un non-engagement dans ses missions… Ce mal-être est très souvent l’étincelle qui mène à un départ. Et voir votre collaborateur partir pendant sa période d’essai ou durant sa première année de contrat sera très coûteux pour votre entreprise. Il faut donc mettre en place des solutions avant qu’il ne soit trop tard. Un bon suivi peut justement éviter un départ prématuré !

Pourquoi passer d’un simple entretien annuel au suivi continu ?

Entre la fin de l’onboarding et l’entretien annuel, de nombreuses choses peuvent arriver : la démission d’un manager, un changement de missions, une restructuration partielle ou globale… Les choses évoluent vite, surtout en ce moment avec le contexte dû au Covid-19.

Et nous le savons, le suivi RH se résume trop souvent au simple entretien annuel. Même si ce format est un élément essentiel du suivi des collaborateurs, il a ses limites : il devient un fourre-tout où de nombreux sujets vont être traités, ce qui le rend assez lourd et angoissant pour les salariés et les managers. De plus, certains sujets essentiels comme les désirs d’évolution du collaborateur vont être occultés au profit d’autres sujets comme la négociation d’une augmentation.

Ajouter des points plus réguliers tout au long de l’année vous aide à maintenir la motivation de votre équipe et crée une dynamique positive. Vous pouvez obtenir des feedbacks du salarié au fur et à mesure que surviennent des éléments qui pourraient l’affecter. Ainsi vous suivez son niveau de motivation et prévenez les mauvaises surprises.

Quels entretiens et actions RH pour suivre vos collaborateurs toute l’année ?

De nombreux formats permettent de rythmer l’année et de suivre votre collaborateur à l’issue de son onboarding. Ils permettent en outre au salarié et au manager de nourrir leur réflexion et de préparer en amont l’entretien annuel.

Gardez en tête que ces rituels RH sont plus courts qu’un EAP classique. Ils ne vont pas alourdir la charge de travail des équipes RH. Au contraire, ils permettent un suivi régulier en répartissant les différents sujets tout au long de l’année. Ils vont apporter des éléments supplémentaires qui nourriront l’entretien d’évaluation, à l’issue de la première année dans l’entreprise. Vos managers et vos collaborateurs seront beaucoup plus alignés et auront une vision claire des attentes et besoins de chacun.

Le check-in

Le premier échange que vous pouvez mettre en place est le check-in. Il s’agit d’un mini entretien que vous pouvez effectuer à la moitié et à la fin de la période d’essai (puis tous les 3 mois environ). Les questions se concentrent sur la prise de poste et son intégration dans l’entreprise et son équipe. Le poste correspond-il à ses attentes ? Est-il à l’aise pour accomplir ses missions ? Comment évalue-t-il sa charge de travail ? Quels sont les éléments dont il a besoin pour progresser.

Vous déterminez ainsi les priorités pour accompagner sa montée en compétences et éviter qu’il se retrouve en difficulté. Vous pouvez également inclure la définition d’objectifs au quarter qui viennent clarifier les attentes sur ses missions.

D’un check-in à l’autre vous, vous pourrez concentrer les questions uniquement sur les sujets les plus d’actualité.

Le feedback 360

Le feedback 360 consiste à impliquer les pairs dans l’évaluation d’un collaborateur. Typiquement, les membres de l’équipe ou les personnes avec qui il travaille le plus. Ils répondent à une rapide série de questions sur les points positifs et les axes d’amélioration qu’ils constatent dans leurs échanges avec cette personne. Cela permet d’apporter des points de vue différents sur elle. Ils permettent au collaborateur et au manager de prendre conscience de points positifs ou négatifs qu’ils n’avaient pas identifiés.

Gardez en tête que le feedback 360 est un rituel RH plus avancé. Pour le mettre en place, vous devrez au préalable former les managers et leurs équipes à donner du feedback de manière constructive, et également les aider à analyser les feedbacks qu’ils reçoivent.

Les sondages internes

Parfois appelé pulse surveys, des sondages réguliers sont une méthode très rapide pour l’équipe pour récolter des données quantitatives sur l’engagement et la motivation des salariés. En interrogeant sur la satisfaction vis-à-vis du poste, du management, de l’ambiance générale ou encore le bien-être, vous récoltez facilement des informations utiles sur l’impact de vos actions RH. En regardant les nouvelles recrues, vous pouvez challenger votre processus d’onboarding et de suivi. C’est également l’opportunité d’identifier de potentiels champions parmi les plus satisfaits, ou de repérer des personnes à risque qui ont besoin d’un accompagnement renforcé. Les efforts de l’équipe RH sont ainsi concentrés là où ils sont le plus nécessaires.

L’entretien annuel d’évaluation

L’entretien d’évaluation ou entretien de performance a pour objectif de dresser le bilan d’une période écoulée et de définir les nouveaux objectifs. Il a généralement lieu à l’issue de la première année puis tous les ans. Il n’est pas toujours obligatoire mais il est fortement recommandé de le faire. Il doit permettre de s’assurer que le collaborateur se sent reconnu à sa juste valeur pour le travail accompli durant l’année écoulée. Et qu’avec son manager ils sont sur la même longueur d’onde sur la période à venir et qu’ils se sont mis d’accord sur un cadre qui permettra au collaborateur de performer et de se sentir bien dans son travail.

L’entretien professionnel

L’entretien professionnel est, contrairement aux autres entretiens, obligatoire et doit avoir lieu tous les deux ans. Il a pour but de faire le bilan du parcours professionnel et de parler des perspectives d’évolution du collaborateur. C’est le moment d’identifier ses besoins de formation et de l’orienter par rapport aux besoins de l’entreprise.
Il est parfois mélangé avec l’entretien annuel, mais il est intéressant de le faire à un moment distinct pour bien préparer les sujets.

Par où commencer ?

Libre à vous de piocher parmi les différents formats pour venir rythmer l’année, sans que le suivi soit trop lourd à gérer pour les salariés comme pour l’équipe RH.

Voici un rythme que vous pouvez adopter à terme pour un suivi continu :

• Janvier - Février : Enquête de satisfaction
• Mars - Avril : 1er check-in
• Juin : 2e check-in ou entretien professionnel (tous les 2 ans)
• Septembre - Octobre : Feedback 360°
• Novembre - Décembre : Bilan annuel et définition des objectifs

Attention toutefois à avancer à votre rythme. La fréquence et la complexité de vos rituels doit tenir compte de la charge de travail de votre équipe RH, ainsi que du temps et du niveau d’acculturation RH de vos collaborateurs.

Mieux vaut commencer par faire de bons entretiens de suivi et un bon entretien annuel que de s’éparpiller sur un trop grand nombre de formats !

Grâce à des solutions de gestion des entretiens comme Javelo, vous pouvez digitaliser vos rapports d’étonnement et vos différents entretiens. Vous pilotez ainsi le suivi des collaborateurs en quelques clics, et pouvez concentrer vos efforts sur l’accompagnement des collaborateurs et leur sensibilisation aux différentes problématiques RH.

À propos de l’auteur invité : Gauthier Chatelain, Rédacteur spécialisée dans les sujets RH au sein de Javelo.