Le ré-onboarding : définitions et enjeux

Entre le télétravail et les tentatives de retour au bureau instaurées par le gouvernement, de nombreuses équipes se retrouvent perturbées par ces allers et retours. Si flexibilité et adaptabilité sont de rigueur depuis le début de la crise du Covid-19, les entreprises peuvent également mettre en place différents processus pour faire en sorte que cette phase de ré-onboarding se passe au mieux. Puisqu’à l’instar de l’onboarding, le crossboarding ou l’offboarding, cette nouvelle étape a son importance et ses enjeux.

Qu’est-ce que le ré-onboarding et le travail hybride ?

Pourquoi parle-t-on de ré-onboarding ?

Bien différent de l’onboarding classique, consistant à intégrer un nouveau salarié au sein de l’entreprise, le ré-onboarding est le fait d’accueillir à nouveau ses collaborateurs au sein des bureaux, de manière flexible et fluide, après une plus ou moins longue absence liée au télétravail, à une maladie ou encore à un congé maternité ou sabbatique. Mais cela va bien au-delà : puisque les collaborateurs ont pu tenter l’expérience du travail à distance, il se peut qu’ils souhaitent le poursuivre. Un format de travail dit “hybride” peut alors être instauré. Du point de vue professionnel, l’idée est de pouvoir tout mettre en place pour que la collaboration entre salariés soit aisée, que la productivité soit la même sur place ou à distance, que les objectifs puissent être atteints et que l’entreprise puisse même tirer des bénéfices de cette période de renouveau. D’un point de vue plus humain, l’enjeu est de préserver le moral des équipes dans ce changement, de déceler et d’anticiper les personnes qui auront été davantage impactées par ces mouvements, et de trouver un compromis pour que chacun y trouve son compte, et son organisation.

Quand parle-t-on de travail hybride ?

Lorsque le ré-onboarding a eu lieu, il est possible que certains collaborateurs demandent une flexibilité entre travail dans les bureaux et à la maison. Selon une étude du groupe Adecco réalisée en juin 2020, 75% des travailleurs demandaient un aménagement de la part de leur entreprise pour avoir un rythme de travail hybride. Entre le 100% en télétravail, et 100% en présentiel, chacun souhaite un équilibre différent pour faire en sorte que vie personnelle, vie professionnelle et autres envies et impératifs puissent concorder. Sans compter que certains souhaitent plutôt rester à la maison ou au travail, le travail hybride est le terme très généraliste englobant l’idée de faire concorder le tout et de l’aligner avec la stratégie, les objectifs et ambitions de l’entreprise.

Quels sont les enjeux et intérêts du ré-onboarding et du travail hybride ?

Cette étape s’inscrit comme une opportunité au sein des entreprises : celle d’un nouveau souffle et d’un renouveau. Alors pour actionner les leviers, il faut dans un premier temps déterminer les objectifs à atteindre par le ré-onboarding, puis ceux à long terme par le travail hybride. Le reonboarding permet de donner un nouveau souffle à l’entreprise. Mais aussi de faire profiter au collaborateur d’un nouvel onboarding, pour se mettre à jour concernant l’entreprise, reprendre une dynamique et faire le plein de motivation. Ce vent de fraîcheur au retour dans les bureaux peut changer la donne dans la motivation et l’état d’esprit des salariés, c’est un élément à considérer puisqu’il peut s’avérer être un vrai plus dans la vie du collaborateur. Logistiquement, le travail hybride réduit les coûts reliés à la vie de bureau : moins de besoins en termes de matériels, d’énergie, voire d’espace. De nombreuses entreprises adoptent le “flex office”, où le fait de ne plus avoir de postes attitrés. Un certain nombre de personnes présentes dans les bureaux est déterminé pour qu’il n’y ait pas le souci du manque de place et un roulement est établi. Moins de coûts inutiles sont ainsi engendrés. Cette nouvelle organisation est synonyme de dynamique différente, l’occasion parfaite d’impulser un nouveau rythme pour rebooster les troupes vers les objectifs. Autant en télétravail qu’aux bureaux, les équipes sont tout aussi efficaces lorsque l’entreprise est hybride. De plus, de nombreuses entreprises deviennent très avant-gardistes sur le sujet et leur marque employeur rayonne par cela : de quoi attirer certains talents. Se mettre à la page est absolument essentiel pour retenir ses meilleurs collaborateurs.

Comment adapter la réintégration des collaborateurs selon les différents cas de figure ?

Comprendre les enjeux dans un premier temps

Pour adapter les différents processus de la réintégration des collaborateurs, ainsi que le schéma du travail hybride, il est essentiel de se pencher dans un premier temps sur les enjeux. Ce changement représente de nouvelles mises en place, des outils adaptés ou encore une communication différente. Bien des éléments à considérer donc pour que la réintégration soit optimale. L’essentiel, comme dans la majeure partie des événements de la vie d’une entreprise, est la communication. Surtout dans le cas où le travail à distance rend les interactions moins régulières, il est essentiel d’organiser et de hiérarchiser les échanges pour qu’aucune information ne manque, et prioriser les plus importantes. Toujours dans l'objectif d'avoir une communication efficace et réussie, le partage d'informations est essentiel et se doit d'être bien rodé. Si de nombreuses solutions ont fleuri lors des confinements pour que l’accès à l’information soit facilité même à distance, il faut garder la même dynamique, sans qu’une différence se creuse entre ceux de retour dans les bureaux, et ceux qui auront choisi d’être davantage à distance. Si ces derniers n’ont pas accès à tout, ils auront évidemment des éléments manquants pouvant freiner l’avancement des projets et la bonne collaboration. Comme de plus en plus d’informations sont amenées à être diffusées sur internet, il est également essentiel de sécuriser le tout pour éviter toute attaque qui pourrait coûter cher à l’entreprise. Le management également, devient une mission encore plus délicate puisqu'elle doit devenir plus flexible. Si les livrables, l'avancée des travaux et les missions finies sont moins évidents à être vu à distance, il est important de miser sur d’autres outils pour monitorer, et s’assurer que du côté professionnel tout roule autant que sur le plan personnel. En effet, le moral des collaborateurs est tout aussi important que leurs résultats. Le ré-onboarding est une étape clé de l'entreprise ou l'enjeu est de garder tous les collaborateurs onboard, malgré les difficultés et les préférences de chacun. Faire de cette étape une expérience humaine et professionnelle riche laisse une réelle marque dans la carrière des collaborateurs. Propice à remotiver les équipes, amener une cohésion, une transparence, rappeler les valeurs ou en amener d’autres au sein de l’entreprise, sont autant d’opportunités à sérieusement considérer, puisqu’elles peuvent s’avérer être de vrais leviers pour la croissance.

Ré-intégrer progressivement les équipes

Lorsqu’il est question d’établir un ou plusieurs processus de ré-onboarding, il faut avant tout garder en tête deux éléments : les collaborateurs et les équipements adéquats. Puisqu’il s’agit avant tout de personnes travaillant pour un but commun, toutes les étapes doivent être réfléchies en ce sens pour que chacun puisse y trouver son compte. Et cela va de pair avec l’aspect matériel, les outils fleurissent avec ces nouvelles façons de travailler, s’appuyer dessus est aussi simple qu’essentiel. La principale clé du ré-onboarding et du travail hybride est l’organisation. Avec une gestion optimale, la collaboration, les échanges et les différentes tâches seront suivis de près, et toutes les chances seront de votre côté pour que le travail soit réalisé en temps et en heure. Pensez à mobiliser les équipes autour des moments de réflexion sur ce ré-onboarding. Les collaborateurs seront les mieux placés pour vous indiquer leurs besoins et leurs envies. En alignant le tout avec les objectifs préalablement délimités, il sera tout de suite beaucoup plus simple de penser un parcours avec des étapes claires et efficaces. Pour réintégrer progressivement les équipes dans les bureaux, préparez bien les locaux en amont : affiche de bienvenue, signaletique, rangement, propreté… bref faites de cet espace un endroit agréable à retrouver et où il fait bon travailler. Également, prévoir un planning de communication concernant les étapes à venir et mettre en place divers moyens de récolter du feedback permettent autant pour les collaborateurs que ceux en charge de ces mises en place, d'y voir clair. Précieux, ils vous permettront de savoir quelles mises en place sont efficaces et d’ajuster si possible au fur et à mesure. Sur l’aspect pratique : réorganisation des bureaux pour correspondre aux règles en vigueur, organiser un planning d’inscription et de roulement si vous optez pour le “flex office”, faire des bureaux un lieu accueillant et convivial, etc. Comme sur l’aspect moins tangible, avec une bonne communication, la transmission des informations à savoir pour le retour au bureau, privilégiez les temps d’interaction sociale qui ont beaucoup manqué, les temps informels, etc. Sans tout faire d’un coup, planifiez cette étape pour que petit à petit, les bureaux et le travail en présentiel reprennent une forme de normalité.

Veiller à la santé mentale des collaborateurs en travail hybride

Il existe autant de cas de figure que d’humains : en tant qu’entreprise, il faut être capable de tout anticiper. Avant tout, garder un suivi du parcours d’un collaborateur au sein de l’entreprise est un basique essentiel, parfois oublié, d’autant plus important durant ces périodes transitoires clés qui peuvent être sources de stress et de perturbations. Chacun réagit de manière différente face aux changements, de manière parfois extrêmes ou imprévisibles. S’armer pour être prêt pour reonboarder les collaborateurs et en anticiper le travail hybride est donc essentiel. Si en amont vous pouvez déterminer les différents cas que vous pourrez rencontrer pour vous aider, l’essentiel réside dans le fait de monitorer l'efficacité des mises en place jour après jour au sein des équipes. Ainsi, des points réguliers avec des interlocuteurs précis (managers ou membres de l’équipe en charge des ressources humaines) permettent de bien cerner la santé mentale, physique et le confort des collaborateurs. Pour les plus réticents, essayez de bien comprendre les différentes peurs, inquiétudes ou freins qui sont en jeu pour pouvoir y répondre et gérer les frustrations, souvent à l’origine d’un désengagement ou de désaccords avec le collaborateur. Parfois rapide, potentiellement perturbables par les évolutions de la situation, avoir un suivi précis et accorder de l'importance à la santé mentale des collaborateurs est indispensable pour garder loin le stress, la démotivation, le désengagement ou bien pire, les risques de burn-out. Également, le phénomène du FOMO ou Fear Of Missing Out, littéralement la peur de manquer quelque chose d’important, devient un vrai sujet chez de nombreux collaborateurs qui, par peur d’être mis au placard par leur absence, s’obligent à revenir au bureau, quitte à mettre leur santé en danger. Prévenez ce phénomène en faisant preuve de transparence sur les attendus.

Qui sont les acteurs et les outils utiles lors du ré-onboarding ?

L’équipe en charge des Ressources Humaines

Toujours les plus concernés lors de ces étapes de vie de l’entreprise, l’équipe en charge des Ressources Humaines est celle qui aidera à faire en sorte que les objectifs de l’entreprises soient alignés avec les besoins des collaborateurs et ce qu’il est possible de réaliser. Ils devront veiller à ce que les plannings de télétravail concordent, pour qu’assez de places soient disponibles et que les règles en vigueur soient respectées. Également à ce que chacun se sente à l’aise dans cette situation, pour tirer les sonnettes d’alarme s’il le faut auprès de la hiérarchie et des managers. La position en recul et neutre de cette équipe leur permet d’être les meilleurs repères durant cette période. C’est aussi intéressant d’instaurer des points avec un membre de l’équipe RH pour recevoir un feedback franc, parfois plus centrés sur l’aspect personnel, pour comprendre en profondeur ce qu’il se passe du côté des collaborateurs.

Les managers d’équipe

Comme expliqué plus haut, le management doit lui aussi se renouveler durant cette étape particulière, pour être davantage flexible et organisé. Avant que le ré-ondoarding ne commence, faire un point avec ses équipes est très utile pour récolter du feedback et savoir les attendus et besoins concernant cette étape. Par la suite, les managers doivent être formés concernant le déroulement du ré-onboarding : ils sont le point de référence des collaborateurs et devront être capables de répondre à chaque question. Durant le ré-onboarding, des points one to one, appuyés sur des questionnaires de feedbacks, aideront à analyser et adapter au besoin. Une fois l’étape de la réintégration passée ou bien enclenchée, l’heure est à la mise en place d’un management hybride. Formation et adaptabilité seront de rigueur : il s’agit d’une grande nouveauté ou de nombreuses lignes sont encore à écrire. Basiquement, un mot d’ordre : organisation toujours, et flexibilité. Un suivi de près permettra un management dénué de stress et de pression. Le piège serait de tomber dans un micro-management oppressant par manque de visibilité. Plutôt que de se tenir aux livrables, pensez également à vous poser régulièrement la question du travail moins visible effectué. Les outils de gestion de projet s’avèrent toujours autant utiles dans ces cas.

Les outils utiles

L’organisation est la clé comme expliqué plus haut, pour cela, de nombreux outils sont utiles. D’abord pour gérer le retour au bureau en lui-même, Wrike ou un document Excel font parfaitement l’affaire pour établir un planning précis et à jour. La collaboration doit toujours être faite en ligne, même si des équipes travaillent ensemble physiquement : Trello, Notion ou encore Monday, souvent utilisés pour le travail d'équipe, sont toujours aussi essentiels que pratiques pour tenir informés les collaborateurs en remote. Tout comme les réunions, qui doivent être elles aussi flexibles pour inclure les équipes au bureau et ceux à distance. Avec Zoom, Google Meet ou Teams, il est totalement envisageable de rassembler tout le monde. Pour l’aspect feedback, Typeform ou SurveyMonkey seront toujours autant vos meilleurs amis, tout autant qu’un échange one to one avec le collaborateur. Enfin pour que toutes ces étapes qui composent un ré-onboarding concorde, n’oubliez pas de miser sur un outil planifiant tout le processus, comme Workelo.

Le ré-onboarding est une bonne opportunité pour chaque entreprise de faire une réelle césure entre l’avant et l’après Covid. Autant pour faire un point sur les derniers mois, prendre du recul sur ce que cela a apporté à l’entreprise, mais aussi comment ces confinements ont pu affecter et redéfinir les habitudes et aspirations des collaborateurs. Les cartes se re-distribuent, cela peut être l’occasion de changer les habitudes, inclure de nouvelles valeurs, ambitions et de nouveaux objectifs. Miser sur quelques changements pour dynamiser l’image de la marque employeur et offrir une nouvelle expérience aux collaborateurs, de quoi motiver et fidéliser les salariés tout en rendant leur parcours professionnel toujours plus riche. Le travail hybride, réel prolongement de ce ré-onboarding est aussi un nouveau mode de travail qui demande flexibilité, organisation mais surtout indulgence par sa nouveauté pour de nombreuses entreprises. Un vent frais, de belles opportunités et de nombreux apprentissages sont en vue !