Les clés du préboarding pour renforcer votre marque employeur

Dans un marché du travail hautement compétitif, attirer les meilleurs talents ne suffit plus. Encore faut-il les recruter et les engager durablement. Cette relation essentielle commence bien avant le jour J, dès la signature du contrat. Le préboarding, cette période déterminante entre la confirmation d’embauche et l’arrivée en premier poste, est devenu un levier stratégique pour offrir une expérience collaborateur fluide, favoriser l'intégration dans l'équipe, lutter contre les désistements, et consolider une marque employeur forte.

Cet article vous dévoile les bonnes pratiques du préboarding, son impact direct sur la valeur perçue de votre entreprise, ainsi que des stratégies supplémentaires pour garantir un processus d'onboarding irréprochable dans votre organisation. Vous découvrirez également comment intégrer efficacement les nouvelles recrues et renforcer l'engagement de vos employés.

Qu’est-ce que le préboarding ?

Une étape clé entre recrutement et onboarding

Le préboarding désigne l’ensemble des actions menées entre la signature du contrat et le premier jour de travail. Souvent négligée, cette phase constitue pourtant une opportunité unique pour intégrer les nouvelles recrues dans la culture de l'entreprise, optimiser le processus d'onboarding, éviter les désengagements précoces, rassurer les candidats, et poser les bases d’un onboarding couronné de succès au sein de l'équipe.

Un enjeu stratégique pour les RH

Au-delà des démarches administratives, le préboarding permet d’introduire la culture d’entreprise et de renforcer la communication avec les équipes dès les premiers instants. Il s’agit de préparer activement l’arrivée des nouvelles recrues en utilisant les bons outils et ressources, tout en valorisant l’expérience collaborateur et facilitant leur intégration au sein des équipes.

Pourquoi le préboarding est-il crucial pour votre marque employeur ?

La marque employeur se joue avant même le jour 1

Votre marque employeur, c’est l’image et les valeurs que vous véhiculez auprès des talents, qu’ils soient internes ou externes. Les premières interactions avec un nouveau collaborateur ou candidat, dès la signature du contrat d'embauche, influencent directement cette perception de votre entreprise et peuvent renforcer l'engagement des employés. Ces premières étapes du recrutement jouent un rôle crucial pour distinguer votre entreprise face à la concurrence.

Un préboarding structuré envoie des messages forts :

• Votre entreprise fait preuve d’organisation et de rigueur dans son processus de préboarding.
• Vous placez l’humain et l'engagement des employés au centre de vos priorités.
• Vous investissez consciemment dans une expérience collaborateur valorisante en fournissant des formations adaptées.

Prévenir les désistements avec des initiatives adaptées

Un processus de préboarding solide aide les entreprises à limiter les problèmes tels que le ghosting des employés ou les no-shows au premier jour. En créant un lien émotionnel fort et en répondant aux doutes des nouvelles recrues, vous favorisez l'engagement et évitez qu’elles ne se tournent vers une autre offre. La transparence et la proactivité dans votre parcours de préboarding jouent ici un rôle crucial dans la fidélisation des futurs talents et l'intégration réussie au sein de l’équipe.

Les bénéfices du préboarding pour l’entreprise et le collaborateur

Pour l’entreprise :

• Réduction significative des désistements à la dernière minute grâce à un processus de préboarding efficace.
• Amélioration de la fluidité du jour J grâce à des démarches préalables bien structurées.
• Moins de stress pour les managers et les équipes lors de l’arrivée du collaborateur.
• Consolidation de l’image employeur à la fois en interne et en externe, renforçant l’engagement des employés.

Pour le collaborateur :

• Réduction du stress lié à l’arrivée dans un environnement inconnu grâce à une période de préboarding bien structurée.
• Meilleure compréhension de la culture, des attentes et des valeurs de l’entreprise.
• Renforcement du sentiment d’appartenance à l’équipe et de l’engagement des salariés.
• Augmentation de l’enthousiasme et de la motivation dès le début du parcours professionnel.
• Possibilité de recevoir un kit personnalisé de préboarding contenant des objets spécifiques à l’identité de l’entreprise. Cela permet au collaborateur de se sentir valorisé avant même le premier jour de travail.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les sujets de pré et onboarding, vous pouvez télécharger notre ebook pour approfondir votre stratégie de recrutement et aller encore plus loin dans l’optimisation de votre marque employeur.

Comment structurer un préboarding efficace : les 6 étapes essentielles

1. Formaliser un message de bienvenue personnalisé

Un premier message signé par le manager ou l’équipe RH permet de donner le ton. Ce message, chaleureux, précis et aligné avec vos valeurs d’entreprise, prépare le terrain d’un préboarding réussi. En y ajoutant des anecdotes, des informations sur l'équipe ou une vidéo d’accueil, vous pouvez accroître l’impact émotionnel et faciliter la communication. De plus, fournir des ressources et des formations initiales dès cette étape renforce l'engagement des nouvelles recrues.

2. Digitaliser les démarches administratives

Fournissez au collaborateur les documents essentiels de l’entreprise bien avant le jour J, afin de réduire la charge mentale. Utilisez un processus de préboarding optimisé avec des outils comme Workelo, qui simplifient cette étape en permettant de centraliser les informations, les formulaires RH, les accès techniques et les ressources nécessaires pour une intégration réussie.

3. Partager des contenus immersifs sur l’entreprise

Un préboarding efficace transmet vos valeurs et fait découvrir votre culture d’entreprise à travers des vidéos, témoignages, extraits d’événements internes, et une communication régulière avec l'équipe. Utilisez des outils immersifs pour enrichir le contenu et faciliter la compréhension de la culture d'entreprise par les nouvelles recrues.

4. Créer un lien humain avant l’arrivée

Organisez des rencontres informelles avec les équipes ou le mentor désigné pour favoriser l'intégration des nouvelles recrues. Une pause café en découvrant les bureaux avec plusieurs membres clés de l’équipe peut permettre au nouvel employé de se sentir intégré dès le départ, de renforcer la collaboration, et de réduire ses appréhensions durant cette phase cruciale de préboarding.

5. Préparer le poste en interne

Côté entreprise, veillez à la mise en place du matériel, des accès et à la planification d’un parcours d’intégration détaillé. Utilisez des outils et des ressources appropriés pour structurer ce processus d'onboarding. Veiller au moindre détail, comme l’attribution d’un espace de travail et la préparation des formations nécessaires, aide à garantir une arrivée sereine et bien orchestrée pour la nouvelle recrue.

6. Proposer une rencontre préboarding

Un déjeuner ou une réunion informelle avant la prise de poste, qu’elle soit en présentiel ou en distanciel, est une excellente manière de renforcer l’attachement du nouveau collaborateur à l’équipe. Utilisez ces moments pour faciliter la communication, favoriser l’intégration, et transmettre un sentiment d’appartenance dès le début de son parcours au sein de l’entreprise.

Exemples concrets de préboarding réussi avec Workelo

Certaines entreprises comme EDF, Veolia ou Courir ont développé des programmes de préboarding efficaces grâce à des outils digitaux tels que Workelo, optimisant leur processus d’intégration. Les résultats sont impressionnants : réduction des no-shows, renforcement de l’engagement des collaborateurs à plus de 90%, et une expérience immersive remarquable qui favorise l’intégration des nouvelles recrues au sein de l'équipe.

Ce qu’il faut retenir sur le préboarding

• Le préboarding n’est pas une option : c’est une étape clé pour garantir une stratégie de talent réussie au sein des entreprises.
• Il renforce la marque employeur grâce à une expérience engageante et valorisante, favorisant l’engagement des employés.
• Il permet de rassurer les talents, d’éviter les désengagements et de fluidifier leur intégration dans l’équipe.
• Un préboarding professionnel peut être soutenu par des outils digitaux comme Workelo, offrant des avantages logistiques et stratégiques, ainsi que des formations adaptées.

Aller plus loin : professionnaliser votre stratégie de préboarding

Vous souhaitez structurer vos programmes de préboarding tout en renforçant vos valeurs d’entreprise ? Découvrez comment Workelo peut vous simplifier vos processus d’accueil et faciliter l’intégration des nouvelles recrues.

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