Onboarding Summit 2023 : revivez les moments forts de l'évènement

Retrouvez aussi le replay de l'Onboarding Summit 2024

Grâce à cet article, revivez les moments forts de l’événement organisé par Workelo en partenariat avec Parlons RH ! L’Onboarding Summit a fait son grand retour le 05 octobre 2023 autour des thématiques telles que l'expérience collaborateur, le rôle des managers ou encore les stratégies d'onboarding pour toutes tailles d'entreprise. Regardez le replay de l'évènement ici.

Aujourd’hui, il est indéniable que l'onboarding doit être personnalisé pour répondre aux attentes spécifiques des recrues en fonction de divers facteurs tels que leur rôle ou encore leur niveau d’expérience.

Comment l'onboarding peut-il devenir un atout majeur de l'expérience collaborateur ?

L’Onboarding est un processus délicat, il intervient à un moment de transition où le nouvel employé n'est plus tout à fait un candidat, mais n'est pas encore pleinement intégré en tant que collaborateur. Cette intégration est d'autant plus cruciale dans un contexte de guerre des talents et de reprise économique, où les nouvelles recrues peuvent avoir un rapport de force différent avec l'entreprise.

44% des employés ayant moins de deux ans d'ancienneté envisagent de quitter leur entreprise dans les six mois - Léa Binet-Ferté, DGA chez Great Place To Work

Il est donc important pour les RH de s’assurer que cette phase de transition soit soigneusement orchestrée pour garantir que les nouveaux employés entament leur parcours avec confiance et engagement. Mais concrètement, comment y parvenir ? Léa Binet-Ferté, DGA chez Great Place To Work et Séverine Loureiro, Auteure et Conférencière ont partagé leurs conseils lors de la conférence inaugurale “Onboarding : un atout majeur de votre expérience collaborateur". Parmi ces best practices, on retrouve :

• Organiser des rencontres entre les dirigeants et nouveaux employés pour favoriser le dialogue.
• Mettre en place des programmes "Vis ma vie" afin de mieux comprendre l’entreprise. Cette initiative, qui trouve son origine chez L'Oréal, offre une expérience pratique et immersive permettant aux employés de se familiariser avec les diverses facettes de l'entreprise.
• Proposer des dispositifs de networking interne pour permettre aux nouveaux employés de rencontrer d'autres collaborateurs pour développer leur réseau interne.

Entreprises multisites : comment réussir vos onboardings ?

Intégrer des recrues dans des centaines, voire des milliers de sites différents est un challenge. Un grand groupe peut avoir des marques/filiales/magasins différents, parfois dans différents pays. Comment concilier l’harmonisation et la personnalisation des parcours d’onboarding ? Les enjeux sont de tailles et les équipes RH doivent constamment trouver des solutions efficaces. C'était le sujet de la première table ronde "Entreprises multisites : comment réussir vos onboardings ?" avec Tatiana Mercatante, Responsable RH Magasins de Système U, Mickaël Rosenbaum, Head of Partnerships chez Digitalrecruiters et Clémence Biojoux, Account Manager chez Workelo.

L'enjeu est de proposer une expérience utilisateur exceptionnelle et des outils à tous les acteurs mobilisés dans le cadre du recrutement (candidats, recruteurs RH, opérationnels de terrain et managers) - Mickael Rosenbaum, Head of Partnerships, DigitalRecruiters

L'objectif est de raccourcir les délais de recrutement, d'attirer les meilleurs candidats et de les convertir rapidement en collaborateurs. Pour répondre à ces besoins, la mise en place de solutions est nécessaire :

• Adapter les outils RH pour les recruteurs : il est essentiel de disposer d'une plateforme de recrutement flexible (ATS) capable de répondre aux besoins spécifiques de chaque acteur du recrutement.
• Prioriser le mobile pour les opérationnels sur le terrain : souvent non spécialisés dans le recrutement, l'ergonomie est essentielle.

Plus de 80% des candidats se connectent sur l'application Workelo via mobile, cela laisse à penser que le mobile est la clé, en tout cas pour les populations terrain - Clemence Biojoux, Account Manager, Workelo

Ainsi, pour réussir l'onboarding au sein d'entreprises multisites, la notion de déploiement progressif de solutions adaptées est essentielle. Ces solutions doivent s'efforcer d'harmoniser les processus tout en prenant en compte la personnalisation nécessaire à chaque site ou filiale. En suivant ces conseils, les équipes RH peuvent espérer concilier efficacement l'harmonisation et la personnalisation des parcours d'onboarding, améliorant ainsi l'expérience pour tous les acteurs impliqués.

Comment impliquer les managers dans le succès de l'onboarding ?

C'était le sujet de la deuxième table ronde avec Thomas Chardin, dirigeant et fondateur de Parlons RH ainsi qu'Alexandre Grenier, cofondateur de Workelo ! En 2023, l'expérience collaborateur est devenue un pilier incontournable de la stratégie RH. Les statistiques du baromètre de l'expérience collaborateur 2023 ont révélé une augmentation significative de l'adoption de cette pratique.

73% des entreprises priorisent l’onboarding comme activité RH d’expérience collaborateur

Cette croissance rapide est attribuée à plusieurs facteurs clés :

• Les grandes entreprises ont joué un rôle de précurseur en diffusant cette pratique vers les plus petites structures, sensibilisant ainsi l'ensemble du paysage professionnel.
• La crise sanitaire a accéléré la prise de conscience des avantages de l'engagement des collaborateurs, mettant en évidence l'importance d'une expérience de travail positive en période de turbulences.
• La compétition acharnée pour attirer et retenir les meilleurs talents a amplifié l'attention portée à l'expérience collaborateur, les entreprises cherchant à se démarquer sur ce front pour attirer les candidats les plus qualifiés.

Quels sont les points de friction ?

• Vision fragmentée : beaucoup de DRH ont une vision généraliste de l'expérience collaborateur.
• Faible digitalisation : le taux de digitalisation des processus RH fondamentaux est encore insuffisant dans de nombreuses entreprises.
• Question de la responsabilité : l'ambiguïté persistante quant à la responsabilité de l'expérience collaborateur, avec seulement 22% des DRH se considérant comme responsables.
• Nécessité de repenser les approches : les organisations doivent repenser leurs approches et investir dans les ressources nécessaires pour réussir l'expérience collaborateur.

Et les managers dans tout ça ?
Les managers ont été mis en avant comme des acteurs essentiels dans la promotion de l'expérience collaborateur.

58 % des entreprises considèrent comme une priorité d'intégrer les managers dans le processus de l'expérience collaborateur*.

Le quotidien des managers les incite à se concentrer de plus en plus sur les tâches opérationnelles. Mais comment le ressentent les recrues qui arrivent dans une équipe ? Le manager a tendance à se replier sur de l’opérationnel. C’est le role en particulier des RH de venir accompagner le manager sur le rôle qu’il a à jouer dans l’intégration. Pour rappel, on ne quitte pas une entreprise, on quitte un manager et c’est d’autant plus vrai lors de l’onboarding. Il peut y avoir une différence entre l’expérience vendue à l’entretien et le quotidien. Ce qui ruine un investissement important des RH à trouver les bons profils

Les RH doivent donc leader le sujet mais donner les bonnes clés aux managers pour qu’ils appliquent les bonnes pratiques car ce sont eux qui sont au quotidien avec les recrues.

Quelles sont les clés d'une intégration réussie dans les PME et ETI ?

Le sujet de l'intégration au sein des PME et ETI est au cœur des discussions en 2023 et notamment celui de la troisième table ronde "PME & ETI : retour d’expérience sur les essentiels de l’onboarding ?" avec Charles de Fréminville, DRH de Lucca, Pierre-Nicolas Goublet, DRH de HESS Automobile et Léa Mansuy, RH du Groupe Salins.

Malgré des ressources parfois limitées dans ces entreprises,  il est très important de mettre en place un bon parcours d’onboarding. Il est possible de le faire simplement et rapidement grâce a des outils tels que Workelo. Nous avons pu avoir un exemple d'un de nos client, avec Hess Automobile. En effet, depuis la mise en place de Workelo, l'entreprise a une note de satisfaction des recrues de 9,2/10 (2000 collaborateurs et 700 recrutements par an). Ainsi, Hess Automobile a pu améliorer l’unicité des messages, le sentiment d’appartenance, sa culture managériale (parcours dédié), son évaluation (feedback sur la qualité du parcours).

En France, seuls 6% des salariés se déclarent engagés au travail - Source State of the Global Workplace: 2023 Report, Gallup

Ces chiffres démontrent que placer l’aspect humain au cœur des stratégies RH pour les PME et ETI est important. La mise en place de ces solutions est un levier essentiel qui permet de garantir une expérience collaborateur positive dans ces types d'organisations.

Onboarding chez Google et la Marine Nationale : deux cultures, un objectif

Améliorer leur approche de l'intégration des nouveaux employés est un objectif commun à chaque professionnel RH, mais cela n’a pas toujours été le cas. Au cours de la dernière table ronde, David Bizer, ex-DRH Europe chez Google, et Etienne Baggio, Responsable Marketing Recrutement à la Marine Nationale, ont partagé les bonnes pratiques, les défis et les réussites liés à l'onboarding. Cela a mis en lumière l'importance de l'onboarding dans la création d'une expérience collaborateur mémorable et personnalisée.

Au début des années 2000, à une époque où Google en Europe était encore en pleine croissance, David Bizer a souligné l'absence d'un programme d'onboarding structuré. Google a dû relever le défi de gérer la masse des recrutements, tout en tenant compte de l'aspect muticulturel de ses équipes. Face à ce défi, Google a rapidement investi dans la création de programmes d'onboarding intensifs sur trois semaines, mettant l'accent sur la culture d'entreprise, la collaboration et l'acceptation des défis.

De l'autre côté, la Marine Nationale fait face à des enjeux bien différents. La Marine Nationale, en tant que branche de l'Armée, innove dans ses pratiques RH de recrutement depuis longtemps, et l'onboarding est historiquement ancré dans sa culture. Le nombre de collaborateurs et de recrues par an sont significatifs, mais le processus de recrutement est long, avec une formation intensive à l'école de la Marine. L'institution s'efforce de créer un sentiment d'appartenance dès le début de la formation. Les nouveaux recrutés sont immergés dans la culture marine dès leur arrivée, et ils sont encouragés à adopter les valeurs et la discipline de l'institution. L'objectif est d'améliorer l'attractivité de la Marine et de garantir la fidélisation des marins, qui s'engagent en moyenne pour 15 ans.

Les deux approches, bien que très différentes, partagent des éléments essentiels pour réussir un onboarding différenciant :

1. Personnalisation et autonomie : que ce soit en donnant aux employés la possibilité de personnaliser leur expérience comme chez Google ou en intégrant les nouvelles recrues dans une culture institutionnelle forte comme à la Marine nationale, l'autonomie et la personnalisation sont des éléments clés.
2. Immersion culturelle : la création d'un sentiment d'appartenance dès le début est essentielle. Chez Google, cela se fait en incitant à la créativité et l'innovation, tandis que la Marine nationale mise sur la transmission de sa culture et de ses traditions.
3. Mentorat et accompagnement : les deux organisations reconnaissent l'importance du mentorat et de l'accompagnement pour faciliter l'intégration des nouveaux employés.

"Il est essentiel de sortir des axes traditionnels de la politique RH, de développer des programmes de mentoring thématiques pour répondre aux besoins spécifiques des collaborateurs" - Etienne Baggio, Responsable Marketing Recrutement à la Marine Nationale

Un grand merci à tous les intervenants et participants de cet événement exceptionnel. Pour en savoir plus, regardez le replay de l'Onboarding Summit 2023

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*Source : baromètre de l'expérience collaborateur 2023