Les managers : clés de la réussite de l’onboarding ?

Les managers jouent un rôle fondamental dans la transmission des valeurs de l’entreprise et dans l’accompagnement des nouvelles recrues durant le processus d’onboarding. Cet article explore les bonnes pratiques pour mieux intégrer les managers dans le processus d’onboarding.

Lors de l'Onboarding Summit 2024 et de la table ronde sur le thème : "Comment bien impliquer les managers et parties prenantes de l’onboarding ?", Thomas Chardin, dirigeant et fondateur de Parlons RH a souligné : « Le manager est le maillon fort de l’expérience collaborateur, mais il est souvent le maillon faible en termes d’implication ».

Cette table ronde a été animée par plusieurs experts RH :

• Thomas Chardin - Dirigeant et fondateur de Parlons RH
• Eugénie Thévenet - Account manager chez Workelo qui représentait Mélanie Benn, HR Business Partner chez Orange Cyberdefense.
• Carole Vendé - VP People & Impact chez Edflex.

L’importance des managers dans l’onboarding

Les managers sont en première ligne pour assurer un onboarding réussi. Leur rôle va bien au-delà de la simple supervision. Ils sont les premiers à créer un lien avec la recrue et à l’introduire dans la culture de l’entreprise. Comme le dit Carole de chez Edflex : « Les nouveaux entrants attendent une autonomie adaptée, mais aussi un cadre de travail bienveillant et flexible ».

L’implication des managers permet d’assurer un onboarding fluide, mais elle n’est pas toujours évidente à mettre en place. Les managers doivent être soutenus et formés pour bien assumer ce rôle crucial.

Comprendre les attentes des recrues envers les managers

Les attentes des recrues envers leurs managers sont nombreuses et doivent être entendues et comprises pour garantir un onboarding réussi. D’après le Baromètre de l’Onboarding 2024 réalisé avec Ipsos (800 salariés interrogés) :

• 25% des salariés qui ont déjà quitté un poste pendant leur période d’essai disent avoir été livrés à eux-mêmes à leur arrivée.
• 60% des salariés attendent de leur manager qu’il/elle clarifie les missions et objectifs du poste rapidement, soit disponible et à leur écoute.

Les managers doivent donc être présents dès le début, notamment pour fournir des informations logistiques et réduire le stress de cet onboarding. Au-delà de cet aspect pratique, les recrues recherchent une relation de confiance avec leur manager, qui les guidera tout au long de leur intégration, en veillant à ce qu’elles comprennent bien leurs missions et les objectifs à atteindre.

Former les managers pour un onboarding efficace

Pour que les managers soient efficaces dans leur rôle d’intégration, il est essentiel de les former. Chez Orange Cyberdéfense, des formations en ligne sont mises en place pour aider les managers à mieux comprendre le processus d’onboarding. Eugénie précise : « Les formations en ligne leur permettent de bien se préparer pour accompagner les nouvelles recrues tout au long de leur parcours d'intégration ».

Ces formations, complétées par des guides pratiques, offrent aux managers les outils nécessaires pour accompagner leurs nouvelles recrues de manière structurée pendant leur onboarding.

Transmettre la culture d’entreprise durant l’onboarding

L’un des principaux rôles des managers lors de l’onboarding est de transmettre la culture d’entreprise. Carole, de chez Edflex, explique que les managers sont des « relais essentiels » pour diffuser les valeurs de l’entreprise : « Nous avons un manager guide qui les outille pour transmettre les valeurs et les particularités de notre fonctionnement ».

L’implication des managers dans ce processus de transmission est cruciale pour assurer que les nouvelles recrues s’imprègnent de la culture et des pratiques de l’entreprise.

Impliquer toutes les parties prenantes dans l’onboarding

Bien que les managers jouent un rôle clé, l’onboarding doit être un effort collectif. D’autres acteurs sont tout aussi importants dans ce processus. Chez Orange Cyberdéfense, par exemple, l’équipe ADP (Administration du Personnel) et les assistantes de sites sont également impliquées, comme le souligne Eugénie : « Ces acteurs, qu'ils soient administratifs ou plus directement sur le terrain, contribuent à rendre l'intégration plus fluide et complète ». De plus, l'attitude des collègues de l’équipe joue un rôle crucial, car elle impacte fortement l’expérience vécue par la recrue, renforçant ainsi son sentiment d’appartenance et d’inclusion dès les premiers jours.

Introduire un système de parrainage est une autre bonne pratique pour améliorer l'onboarding. Un collègue peut jouer un rôle informel en accompagnant la recrue dans ses premières semaines, facilitant ainsi son intégration dans l'équipe. Enfin, l’implication des équipes IT est également essentielle, notamment pour la commande et la mise à disposition du matériel, contribuant à garantir que les nouveaux arrivants disposent de tout ce dont ils ont besoin dès leur arrivée.

Bonnes pratiques pour impliquer les managers dans l’onboarding

Voici quelques bonnes pratiques pour impliquer efficacement les managers dans l’onboarding des recrues :

1. Organisez une rencontre d’accueil personnalisée : Dès le premier jour, prévoyez une rencontre individuelle entre le manager et la recrue. C’est l'occasion de présenter les objectifs du poste et de répondre aux questions.
2. Créez un guide d'onboarding pour les managers : Fournir une feuille de route dédiée pour l’onboarding, incluant les tâches à réaliser, les documents à partager, et les points d’échange pour assurer un suivi régulier.
3. Instaurez des points de feedback réciproque : Dès la fin de la première semaine, encouragez les managers à organiser des points de feedback mutuels. Ces échanges permettent aux nouvelles recrues de partager leur ressenti.
4. Renforcez l’engagement par des actions concrètes : Encouragez les managers à impliquer les recrues dans des projets d’équipe dès les premières semaines, en leur assignant des tâches à responsabilité progressive.
5. Valorisez les succès dès le départ : Cela peut être par un simple retour positif ou un partage des réussites au sein de l’équipe, ce qui renforce la confiance et la motivation du nouveau collaborateur.

En suivant ces pratiques, les managers deviennent des alliés incontournables de l’onboarding, favorisant l’engagement et la réussite des nouvelles recrues. Pour découvrir d’autres astuces et les erreurs fréquentes à éviter, consultez cet article !

Conclusion

L’onboarding est une étape essentielle pour assurer une intégration réussie et durable des nouveaux collaborateurs. Les managers jouent un rôle central, mais ils ont besoin d’un soutien adéquat pour y parvenir. En impliquant toutes les parties prenantes et en adoptant une approche structurée, avec l'aide d'une plateforme d'onboarding comme Workelo, les entreprises peuvent améliorer l'expérience de leurs nouvelles recrues et assurer une transition fluide vers leur nouveau poste.