Les départs de collaborateur : tout comprendre sur l'offboarding

Personne n’aime les adieux, ni les au-revoirs. Et pourtant, ils font partie de la vie d’une entreprise. Lorsqu’on embauche un salarié, bien que ce ne soit pas la première chose à laquelle on pense, il est fort probable que, un jour où l’autre, la collaboration s’arrête. D’un commun accord, par démission, après une faute ou un manquement, en raison d’un départ en retraite ou congé de longue durée, pour une autre entreprise ou un projet, en plus ou moins bons termes, bref : les raisons sont légion. Et pourtant, 70% des entreprises n’ont pas pensé leurs processus liés au départ d’un collaborateur. Qu’en est-il de la vôtre ?
Avant tout, décryptons les enjeux, les intérêts et les différentes étapes pour réaliser un offboarding dans les règles de l’art. Parce que oui, tout aussi bien que l’onboarding, le départ d’un collaborateur doit être fait dans les règles de l’art !

I. Qu’est-ce que l’offboarding ?

A. Les grandes lignes de l'offboarding

De la même manière que les autres grandes étapes du parcours collaborateur au sein d’une entreprise, l'onboarding pour accueillir, le crossboarding pour accompagner une mobilité interne, l’offboarding correspond au processus établi autour de son départ de l’entreprise. Cet ensemble est composé de différents éléments : l’accompagnement RH et légal, les démarches administratives, l’entretien de sortie, la passation d’activité, le suivi du travail en cours, la reprise ou répartition des missions au sein des équipes, jusqu’à même l’organisation d’un pot de départ ou la rédaction de lettres de recommandation.

Ce moment délicat, voire tabou est aujourd’hui négligé par les entreprises. Si bien que les collaborateurs se sentent souvent délaissés sur les derniers temps d’exercices, et ne savent plus comment se positionner, faute d’accompagnement. Pourtant, les raisons du départ ne sont pas forcément synonymes de confrontation ou de mésentente, bien au contraire. Ainsi, il convient d’adopter une démarche différente, avec des focus particuliers selon chaque type de départ.

Pour les départs voulus par l’entreprise (licenciement, PSE, PDV…), le point essentiel est de crever l'abcès pour essayer de limiter l’animosité du collaborateur envers l’entreprise. Cette dernière doit tout mettre en œuvre pour fluidifier et assainir la démarche en délivrant des réponses généralement posées par les collaborateurs, réduire les risques liés au matériel non récupéré, aux fuites d’informations… mais aussi tout en gardant en tête de laisser une bonne dernière image de l’entreprise à l’employé, bien que la situation n’y soit originellement pas propice. Ainsi pot de départ, recommandations, récoltes de feedbacks sont des éléments essentiels à ne surtout pas délaisser.

Pour les départs non maîtrisés par l’entreprise (démission, rupture conventionnelle…), le point important est de comprendre la raison pour laquelle le collaborateur met fin à son contrat, afin de mettre en place des actions pour ne plus laisser partir ses talents, mais aussi pour créer l’opportunité de le recruter plus tard. Aussi le remercier pour son travail afin de conserver le lien est essentiel, les étapes éthiques et humaines sont encore une fois essentielles.

Pour les départs contractuels (CDD, stage, alternance…), l’essentiel est d’être administrativement au cordeau pour que la passation avec le successeur soit réussie, qu’aucun matériel ne se perde en route et que le collaborateur puisse continuer son chemin sereinement et rapidement après le départ. Encore une fois, le maintien du lien dans l’optique d’une potentielle réembauche est au cœur du processus.

B. Comprendre son intérêt et son importance

Avant de voir en détail les différents intérêts de réaliser un onboarding, quelques chiffres. Une étude du cabinet Hay Group estime un taux de turnover moyen de 15,1% en 2018, un chiffre sûrement revu à la hausse après la crise de la Covid-19. Autre donnée reliée à la nouvelle tendance du “job hopping”, à savoir celle de changer volontairement d’emploi assez fréquemment, 4% des nouveaux embauchés quittent leur poste dès le premier jour de travail, et plus de 22% après les premiers mois d’intégration. Surtout, cette tendance ne cesse de prendre de l’ampleur, sûrement dû à l’évolution sociétale où consommation rapide et marché de l’attention s'entrecroisent dans nos quotidiens.

Rien n’est laissé au hasard pour plusieurs raisons. D’abord, l’aspect humain est la première chose à considérer. Avant de parler de salarié, de chiffres, de contrat, il s’agit de personnes travaillant ensemble pour un but commun. Quelle que soit la raison du départ du collaborateur, il est primordial de prendre du recul sur la situation pour adapter le processus et s’assurer que son expérience au sein de l’entreprise ne soit pas gâchée par ces derniers instants. Un collaborateur déçu par son expérience se désengagera plus rapidement, cela pourra se traduire par une mauvaise passation, des horaires réduits, des conséquences sur ses collègues, des rapports humains se dégradant, moins d’investissements, entre autres. Enfin un mauvais dernier souvenir de l’entreprise laissera une image négative, et peu de chance qu’il recommande l’entreprise comme “place to work” voire même pire : qu’il pratique un employer bashing sur les sites internet comme Glassdoor, ou les réseaux sociaux via des comptes Instagram par exemple (Balance Ta Startup).

II. Quels sont les principaux enjeux lors du départ d’un collaborateur ?

A. Offboarding et marque employeur

En découle d’une mauvaise image laissée de l’entreprise dans la tête du collaborateur, un impact sur l’image de marque employeur. Surtout que la marque employeur est un sujet de plus en plus important pour les entreprises, c’est pourquoi bon nombre d’investissements sont réalisés pour l’améliorer. Et pour de bonnes raisons, puisqu’une étude montre qu’une marque employeur forte augmente de 50% le nombre de candidatures qualifiées, quand 33% des candidats refusent une offre d’embauche dans une entreprise ayant une mauvaise réputation. Quand onboarding et crossboarding sont de plus en plus pris au sérieux, l’offboarding est le grand délaissé et aussi un sujet qui effraie les managers : près de 82,5% d'entre eux sont préoccupés par les départs.

La communication est un élément essentiel pour un offboarding réussi. Cette période peut être sous tension, pas forcément bien vécue par plusieurs collaborateurs, surtout si cela intervient dans le cadre d’un licenciement. Communiquer pour désamorcer toute forme d'animosité est essentiel pour préserver un bon climat et ne pas récolter de dommages collatéraux suite au départ du collaborateur. De la part de toutes les parties prenantes de ce processus, l’objectif est que toutes les étapes soient bien réalisées et que tous les éléments soient couverts pour assurer un départ en règle sur le plan administratif, financier et humain.

Valorisez avant tout la parole du collaborateur : il est le principal intéressé dans l’histoire, il convient de comprendre tous les tenants et aboutissants. Ainsi, prévoyez un offboarding en plusieurs points d’étapes : d'abord un questionnaire de feedback anonyme puis l'entretien de sortie et, si besoin, des échanges plus informels avec le RH ou le manager. Appuyez-vous une trame préétablie pour que chaque rendez-vous soit efficace, utile et optimal. Restez bien à l’écoute du collaborateur et proposez régulièrement des entretiens pour assurer un bon suivi.

L’offboarding de l’un impacte l’onboarding et le crossboarding des autres : communiquez la nouvelle en interne. C’est aussi l’occasion de parler de l’offboarding, et de rassurer les autres membres de l’équipe concernant leurs départs potentiels. L’idée n’est de ne SURTOUT pas de pousser les collaborateurs vers la sortie, mais au contraire d’aborder cette étape comme quelque chose pouvant arriver, et de montrer que ce moment est géré de manière humaine et bienveillante. Il vaut mieux un collaborateur qui reste dans une entreprise pour les bonnes raisons, plutôt que par peur de la quitter.

B. Conserver un bon lien via une communauté d’alumni

L’un des bénéfices de l’offboarding est de pouvoir conserver un bon lien avec l’ancien collaborateur s’il le souhaite. Surtout s’il s’agit d’un départ lié à une fin de contrat ou à la volonté du salarié, laisser une porte ouverte au retour de ce dernier est toujours intéressant, on appelle d’ailleurs ce phénomène “l’employé boomerang”. 40% des collaborateurs seraient d’ailleurs ouverts à réintégrer une ancienne entreprise, 15% ont même déjà sauté le pas de revenir sur les bancs des anciens. Toutes les possibilités sont donc possibles : alors se priver d’un potentiel retour serait dommage !

Aussi, les horizons de chacun peuvent en créer chez d’autres : intéressez-vous au futur de votre collaborateur. Il prend peut-être le large pour créer son entreprise, en intégrer une autre, ou même vivre un grand rêve. Peu importe, cela peut aussi être synonyme d’opportunités, de partenariat ou de collaboration pour vous et votre entreprise.

Alors comment garder le précieux lien avec ses anciens collaborateurs ? Quelques solutions simples, à commencer logiquement par la prise de nouvelle régulière. Grâce aux réseaux comme LinkedIn, un petit message suffit à rester dans l’esprit de chacun. De temps à autre, pensez à glisser quelques mots. De manière plus forte, l’idée d’un réseau d’Alumni RH au sein duquel se trouvent d’anciens salariés a de nombreux avantages. En pratique, que ce soit une application, un réseau chat, un groupe animé par des messages, des réunions ou des événements, vous avez le champ libre pour créer ce réseau, en lien avec votre image de marque employeur et vos objectifs.

III. Qui sont les acteurs de l’offboarding ?

A. L’équipe RH

De même que lors du préboarding, de l’onboarding et du crossboarding, les premiers acteurs lors du départ du collaborateur sont les membres de l’équipe RH de l’entreprise, ils sont les médiateurs en cas de départ conflictuel et les personnes de référence dans tous les cas. Ils doivent maîtriser tout le processus de A à Z pour ainsi être réactif lors de toutes les étapes et à chaque situation.

C’est par ailleurs également eux qui sont chargés du planning précis et rythmé, parfois court selon les différents cas de figure. Ils doivent être garants que les objectifs d’un bon offboarding soient atteints : améliorer l’image de marque employeur, en offrant une bonne expérience jusqu’à son départ, gérer les coûts et les risques en maîtrisant le process de départ, réduire le churn en comprenant les raisons du départ et travaillant à améliorer les différents points, et assurer la continuité opérationnelle de manière saine et sereine.

B. L’équipe de la recrue

Peu importe que le départ soit en bon, moyen ou mauvais termes : il est important de maintenir des liens cordiaux au sein de l’équipe jusqu’au départ de l’offboardé. L’enjeu va surtout être de garder les équipes motivées et productives : une recherche menée par Ignition Program montre qu’un collaborateur est deux fois moins productif durant le mois précédent son départ, et que ses collègues enregistrent une perte de productivité de 20%. Ainsi le manager intervient jusqu’au bout dans son rôle auprès du concerné et du reste de l’équipe. Annonce du départ au reste de l’équipe, points d’étape individuels, réunions, jusqu’à l’organisation du pot de départ : chaque moment est clé pour que ce départ se passe dans les meilleures conditions.

Le manager est le principal point de référence du collaborateur sortant, et ce, depuis le processus de recrutement dans la majorité des cas. Il est important qu’il le reste jusqu’à la fin et qu’il ne botte pas en touche face à un départ. Son rôle est pilier pour assurer une bonne passation, le maintien d’une entente cordiale, la suite du collaborateur dans ses projets futurs ainsi que l’après au sein de l’équipe et auprès des personnes restantes.

Après l’annonce du départ, le réflexe du manager devra être de se rapprocher du reste de l’équipe et du collaborateur pour réaliser le nécessaire à la passation. Recrutement d’un remplaçant, préparation des documents, répartition du portefeuille de missions, etc, sont à prévoir. Ensuite, la communication au sein de l’équipe est clé : autant avec le salarié sur le départ que le reste de l’équipe. Il faut prendre la température pour voir si ce départ ne perturbe ni n’inquiète pas le reste de l’équipe. N’hésitez pas à être transparent pour montrer que tout est prévu et maîtrisé, pour ainsi éviter le stress. Enfin, le maintien de l’entente passe aussi par les moments informels, un pot de départ, un déjeuner de bilan : prévoyez le nécessaire pour mettre l’humain en avant.

IV. Les 9 étapes RH clés pour que le départ du collaborateur soit réussi

Dès que vous avez connaissance de la décision liée au départ du collaborateur, instaurez la communication entre ce dernier et les différentes parties prenantes (RH, managers, membres de l’équipe…). L’idée est de comprendre, de communiquer de manière transparente autour de ce sujet pour que ce moment soit une opportunité d’apprentissage, vécu sereinement, et non de tabou ou de rivalités.
Lorsque le départ est acté, annoncez la nouvelle à l’équipe puis au reste de l’entreprise. Il est très important de soigner l’ordre pour que personne ne se sente délaissé, et que l’annonce soit faite aux personnes de façon pyramidale et stratégique. Il vaut mieux que la nouvelle soit apprise par les plus concernés en premier : anticipez les bruits de couloirs et les croisements à la machine à café !
Rapidement, mettez en place la passation en expliquant au collaborateur ce qu’on attend qu’il transmette. Pour le déterminer, il convient que le manager s'appuie sur le reste de l’équipe ainsi que sur le département RH pour établir précisément une liste des besoins de chacun. Que ce soit sur le plan administratif, matériel ou purement professionnel autour des missions, rien ne doit être oublié.
Quelques jours avant le départ, pensez à trois aspects : l’aspect technique, l’apprentissage et l’humain. Il serait dommage que vous perdiez un ordinateur en cours de route : le département RH est là pour établir une liste précise du matériel à restituer. Prévenez le salarié sur cet aspect en amont pour éviter les mauvaises surprises et pour bien s’organiser.
Pour apprendre de cette collaboration, récoltez un maximum de feedback. Mobilisez le département RH pour une vision neutre, aussi les autres membres de l’équipe pour un retour transparent sur des tâches précises et le manager qui fut le point de repère pendant toute la collaboration.
Enfin, le dernier point est sûrement l’un des plus importants : n’oubliez pas de remercier, quelle que soit la raison du départ, d’aider le collaborateur en lui faisant des recommandations. Si l’occasion se présente, organisez un pot de départ, prévoyez un cadeau ou une cagnotte pour conclure ce départ en beauté.
Le jour J, faites attention à ce que le salarié parte en ayant rendu tout son matériel. Il vous faudra veiller à la sécurité en révoquant les accès aux logiciels, données et autres outils de l’entreprise. Assurez-vous de ne rien laisser accessible après son départ : même si l'honnêteté est de la partie, le collaborateur a libre choix d’aller travailler pour votre concurrent direct. Il faut garder confidentielles toutes les données de votre entreprise.
Suite au départ, plusieurs possibilités s’offrent à vous pour que l’ancien collaborateur continue de faire rayonner la marque employeur autour de lui. Vous pouvez le solliciter en lui demandant d’écrire un avis ou une recommandation sur les sites référençant, comme Glassdoor. Bien évidemment, assurez-vous de ne le demander que si vous êtes sûr que son retour sera transparent et franc, dénué de rancœurs si le départ s’est passé dans des conditions tendues.
Vous pouvez également créer un réseau d’Alumni, comme au temps des écoles, pour garder un vivier d’anciens collaborateurs. Cela est une bonne occasion de créer un réseau fidèle à la marque, et sur lequel vous ou les anciens collaborateurs peuvent s’appuyer. Enfin, pensez à prendre régulièrement des nouvelles : mobilisez pour cela ses anciens collègues et managers. De belles évolutions et réalisations sont toujours à prévoir !

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