5 bonnes pratiques pour un bon livret d'accueil

Le livret d’accueil est un élément phare d’un bon parcours d’onboarding. Autant pour le collaborateur entrant que pour le reste des salariés présents dans l’entreprise. Au-delà de son utilité pour présenter les équipes, les missions, les valeurs et autres caractéristiques de l’entreprise, il est un réel appui sur lequel il est possible de se référer même après l’onboarding. Alors comment construire un bon livret d’accueil ? Que mettre en avant en son sein ? Quelles sont les bonnes pratiques à appliquer pour s’assurer que cet élément répondra aux objectifs ?

1. Déterminer les objectifs du livret d’accueil

Avant de se lancer dans la rédaction de ce précieux livret, la première étape est d’en déterminer les objectifs. Sa visée peut être différente selon l’entreprise : communiquer les missions, les objectifs, les valeurs ou les aspects plus pratiques comme les horaires d'ouverture des locaux, le parking, les plans des bureaux... Donner les informations de bases importantes est très crucial pour faire de ce livret un outil auquel le nouvel arrivant puisse se référer en premier, sans devoir déranger quelqu’un à chaque question. Cependant, attention à ne pas délivrer des informations sensibles ou confidentielles comme des chiffres trop précis ou des codes : il vaut mieux réserver cela à un support plus sécurisé. Ce livret peut être aussi un bon moyen pour résumer les différentes étapes dans la vie de l’entreprise : le parcours d’onboarding, comment se déroule un crossboarding, le télétravail, la prise de congés, les séminaires, réunions… Également une belle opportunité de montrer les perspectives d’évolutions et exemples de carrière, pour ainsi donner la possibilité au nouvel arrivant de se projeter dans l’entreprise. Au-delà d’informer, ce petit livret peut être un élément pour donner envie et motiver le nouvel arrivant. Faire rêver, tout en restant honnête et transparent, est un des objectifs du livret, comme il est le premier élément tangible que le nouvel arrivant aura en sa possession.

2. Déterminer le sommaire et le contenu du livret

Quand les objectifs sont déterminés, la seconde étape sera de composer le sommaire et la structure du livre. Cette étape peut paraître complexe sans avoir le contenu du livret, mais s’avère bien plus efficace et cohérente dans cet ordre : en déterminant précisément cette structure, vous garderez une vision générale de ce livret et pourrez le mettre en parallèle de vos objectifs. Une fois que le sommaire est établi, il convient d’aller un peu plus dans le détail en créant un fil conducteur. Cet outil permettra d’avoir une vision plus précise, page par page, du livret. Ainsi, vous pourrez établir ou insérer des textes, des images, des infographies et tous les autres éléments que vous aurez envisagés. Les contenus pourront ainsi s’imbriquer dans ce fil conducteur, vous pourrez ainsi le communiquer aux collaborateurs ou parties prenantes en charge du projet, pour leur donner une base de travail sur laquelle s’appuyer pour créer leurs contenus.

Quelques exemples de contenus :
→ Mot du président

→ Vidéo des locaux

→ Infographie des chiffres clés (attention à la confidentialité)

→ Frise chronologique des dates clés de l’entreprise

→ Organigramme interactif

→ Court portrait sous un format original (un questionnaire de Proust par exemple) des collaborateurs

3. Collecter les informations

Une fois que l’idée de la composition du livret est précise, qu’un sommaire, un plan et un brouillon sont établis, la troisième étape est la collecte d’informations. Les meilleures ressources mobilisables sont celles à l’intérieur de l’entreprise : les managers, les différents membres des équipes et les fondateurs ou dirigeants en particulier. Dans un premier temps, il faut faire circuler l’information en interne pour que chacun ait le projet en tête, ainsi la réflexion pourra être entamée. Ensuite, organiser des réunions de réflexion, des brainstorming et autres réunions sous différentes formes permettra de recueillir les informations, aux idées de naître et de mettre en avant des points plutôt que d’autres. En amont de ces réunions, il est essentiel de faire un point pour structurer les attendus, lister les informations que l’on souhaite avoir pour que ce travail soit efficace et ne laisse passer aucune information. Enfin, mettre en place un outil collaboratif pour permettre aux collaborateurs d’alimenter ce pipe d’idées est une bonne pratique.

4. Soigner la présentation du livret d’accueil

Un livret bien construit et fourni d’éléments tous plus intéressants les uns que les autres est une belle réussite, mais cela ne suffit pas pour s’assurer qu’il soit lu et qu’ils répondent à tous les objectifs. Avant tout, il faut qu’il soit “digeste” et agréable visuellement. C’est tout l’art du graphisme : rendre agréable à lire et regarder des informations souvent nombreuses, parfois peu passionnantes, mais essentielles. Pour cela, pensez bien à réserver des espaces pour inclure des images et infographies, qui donneront du souffle à votre livret. Également, ce livret est le premier élément que le nouveau collaborateur reçoit entre ses mains : il doit être à l’image de l’entreprise. Ce livret peut s’avérer être un véritable atout pour transmettre les codes graphiques et l’univers au nouvel arrivant, l’aspect visuel n’est donc pas à négliger !

5. Digitaliser le livret d’accueil

Quand on projette l’idée du livret d’accueil, on pense dans un premier temps au support papier. Seulement, aussi beau puisse être l’objet en version tangible, le souci écologique rappelle que l’outil digital peut être une meilleure solution. Vous pouvez simplement le mettre à disposition sur internet, mais également aller plus loin dans l’expérience et le rendre interactif. Que ce soit par l’ajout de liens vers des sites externes ou internes, de vidéos, de musiques ou d’autres éléments plus originaux encore, il peut devenir un élément offrant une expérience encore plus complète et à l’image de votre entreprise. Également, en le rendant digital, vous simplifiez son actualisation et son accessibilité, si l’onboarding se fait à distance par exemple.

Réussir l’intégration des nouveaux collaborateurs recrutés est très important. Pour cela, l’onboarding est évidemment l’élément crucial qui demande une construction réfléchie et précise. Le livret d’accueil est un atout sur lequel vous pouvez vous appuyer pour accompagner et motiver la recrue. Pour qu’il puisse vous être utile, ces quelques étapes sont essentielles et vous permettront d’y voir plus clair sur le sujet. Surtout, s’approprier cet élément est essentiel pour qu’il serve au mieux votre parcours d’onboarding, et le nouvel arrivant.

BONUS : Quelques exemples à suivre

1. L’entreprise Valve, studio américain éditeur de jeu vidéo, a réalisé un livret graphiquement très poussé, basant sa ligne éditoriale autour d’un ton humoristique et reliant tous les éléments du livre autour de l’univers du jeu vidéo. Une addition intelligente et probablement payante puisque très reliée au cœur de métier de l’entreprise. Ainsi ce livret d’accueil est propice à comprendre l’univers de l’entreprise en deux coups d'œil.
   
2. Facebook, entreprise que l’on ne présente plus aujourd’hui, a bien évidemment son livret d’accueil. De son côté, l’entreprise a tablée sur la sobriété au service de l’efficacité avec un design minimaliste et les éléments essentiels mis en valeur. L’objectif : mettre à disposition du milliard de membres les messages clés de l’entreprise sans les perdre parmi le million d’informations, de chiffres et d’histoires autour de cette entreprise massive.
   
3. Microsoft & Nokia, l’exemple du livret dans le cadre d’un rachat d’entreprise. Lorsque cette reprise historique a eu lieu, le département des Ressources Humaines a eu l’astucieuse idée de créer ce livre pour regrouper toutes les informations aussi clés que nécessaires pour repartir sur des bases saines et assurer une bonne collaboration future.

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