6 idées d’intégration de collaborateurs pour votre entreprise !

L’étape de l’intégration d’un nouveau collaborateur est aussi primordiale que déterminante, autant pour la collaboration future que pour l’entreprise. Ce moment détermine la première image que le salarié se fait de son nouvel environnement de travail.

1. Les parrains ou buddy

Pour un onboarding plus personnalisé, mais surtout plus informel, les buddy sont les complices idéaux. Littéralement “copain”, le buddy a pour rôle d’accompagner le nouvel arrivant durant toute la durée de son onboarding. Que ce soit pour répondre à des questions d’ordre général, pratique, pour mettre à jour le nouvel arrivant à propos de toutes les pratiques de l’entreprise formelles et informelles, il peut s’avérer être un vrai pilier pour un onboarding réussi. L’entreprise Buffer s’appuie d’ailleurs beaucoup sur le concept pour son onboarding, et le pousse même plus loin en donnant trois parrains à chaque nouvel arrivant. L’objectif : accorder une spécialité à chaque parrain pour que le collaborateur entrant ait un interlocuteur adapté en fonction du sujet. Le premier parrain, le “principal”, dirigera l’intégration et coordonnera ainsi toutes les étapes. Le second aura pour mission de former le collaborateur à son métier, on choisira donc quelqu’un de son équipe. Outils, missions, objectifs seront passés en revue pour s’assurer que le nouvel arrivant est à l’aise. Enfin, le dernier parrain aura à charge la transmission de tout ce qui est relié à la culture d’entreprise. Ce dernier, véritable ambassadeur, lui indiquera les règles, les valeurs, les codes, le fonctionnement des locaux, les choses formelles et informelles pour que l’intégration sur le plan humain soit réussie. Un programme chargé mobilisant plusieurs personnes, mais qui peut s’avérer très concluant par son aspect personnalisé et le suivi rapproché qu’il implique.

2.Le welcome pack

Sous un aspect plus matériel, le welcome pack peut s’avérer très utile pour simplifier l’onboarding de ce point de vue. L’idée est simple : composer un paquet d'arrivée avec tout l’essentiel à l’intérieur. Cela peut aller du matériel nécessaire : ordinateur, portable, câbles… jusqu’aux accessoires plus secondaires : goodies, stylo, carnet… L’occasion est idéale pour donner des éléments permettant au salarié de comprendre l’esprit de l’entreprise, de se sentir intégré et attendu grâce à des attentions particulières. Comme avec l’exemple de Privateaser, qui réserve un mug personnalisé à chaque arrivant, ainsi qu’un tee-shirt de l’entreprise. Un petit détail qui peut faire la différence dans l’esprit du nouveau collaborateur qui se sentira tout de suite intégré. Au-delà de l’aspect très matériel, cela peut aussi être quelque chose de simple mais plus personnel, comme dans les entreprises Groupe Identicar ou Jobijoba qui composent une affiche personnalisée et des mots d’accueil de la part des autres salariés. Une attention particulière qui, humainement, change la donne et incite à la création de lien, au partage et à la bonne entente. Enfin, à l’heure où le digital prend de plus en plus de place, un welcome pack 100% en ligne peut s’envisager également. Une bonne idée venant de Heek pour ceux qui aiment travailler en musique : un compte Spotify déjà garni de quelques chansons. Autant de bonnes idées que de petits éléments stratégiques intelligents qui pourront rendre le parcours d'intégration du salarié encore plus complet.

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3. L’onboarding par les universités d’entreprise

Lorsque les recrutements sont conséquents, il convient d’adopter des solutions d’intégration à bonne échelle pour assurer efficacité et organisation. Regrouper les nouveaux arrivants en promotion, organiser les arrivées selon les secteurs, dédier des équipes entièrement à l’intégration, voire créer un nouveau département dans l’entreprise sont envisageables pour assurer la mission. À l’instar de Doctolib, avec la Docto Academy, qui onboarde ainsi ses nouveaux collaborateurs par promotion, avec un parcours très dessiné. En quelques jours, les arrivants découvrent les bases concernant l’entreprise : l’histoire, les valeurs, la culture d’entreprise, les chiffres importants, les objectifs et perspectives de développement. Un parcours aussi riche que conséquent, qui se doit d’être efficace en termes de temps sans pour autant amener les collaborateurs à la surchauffe avec un trop plein d’informations. Cette façon de fonctionner permet aussi de rendre l’aspect logistique plus simple, avec la distribution des équipements ou encore la visite des locaux groupés par exemple. Un autre exemple, celui de Disneyland Paris avec la Disney University, permet de voir à quel point les premiers temps peuvent déjà créer un engagement fort de la part des nouveaux collaborateurs. En effet, ces derniers n’intègrent pas directement leur lieu de travail, et passent par cette université, où découverte, règles et un peu de magie les attendent. Ils vont ainsi passer trois jours dans un réel bâtiment prévu à cet effet pour enchaîner présentation de l’entreprise, des règles de sécurité, mise en situation ou encore défis interactifs, et quelques moments informels pour se mettre dans l’ambiance du parc. Un bon moyen pour Disney d’informer très clairement sur toutes les composantes essentielles à savoir autour du parc, des valeurs toujours et de la mission, mais aussi de tout l’aspect sécuritaire de Disneyland Paris, comptant près de 15 000 salariés sur site. Aussi, un temps de découverte du parc est prévu, de quoi mettre des étoiles plein les yeux des salariés, enlever une bonne dose de stress et montrer un aspect plus ludique de l’entreprise.

4.L’autonomie et la simplicité

Parfois, il se peut qu’une entreprise manque de temps pour onboarder les nouveaux arrivants de manière millimétrée. Ou bien que ses choix d’entreprises poussent à limiter les processus longs, potentiellement stressants ou pressurisants. Dans ce cas, l’important est de simplifier et d’automatiser l’onboarding. À l’aide d’outils, d’un parcours très précis mais avec peu d’étapes ou encore par le fait d’autonomiser au maximum le nouveau salarié. L’exemple d’Alan, souhaitant créer un onboarding simple avec pour objectifs de réduire le stress et laisser le salarié s’approprier la culture d’entreprise, est prometteur. Dès la phase de préboarding, Alan donne accès à une boîte à outils composée de cours en ligne, de documentations écrites et autres présentations pour que l’onboardé puisse se projeter dans son arrivée, et ainsi éviter tout stress. Durant l’onboarding, une journée de travail partagée est prévue pour qu’il puisse poser toutes ses questions, s’imprégner de l’ADN de l’entreprise et comprendre de manière très globale son fonctionnement. Rapide et efficace, cette entrée en matière très autonome permet aussi de se préparer au fonctionnement de l’entreprise, puisque dans le cas d’Alan, il n’y a pas de managers. Les collaborateurs fixent leurs objectifs, horaires et réunions, pour éviter tout élément inutile ou chronophage et privilégier les outils digitaux pour collaborer. Enfin, cet onboarding plus libre est davantage propice à la création de liens entre les différents collaborateurs. Sans pression hiérarchique et avec plus de naturel dans les échanges, le climat est plus ouvert à la discussion et aux moments informels. Aussi parce que de nombreuses informations ne seront pas données dans un parcours d’intégration allégé, incitant alors le collaborateur à lui-même se renseigner.

5.Un canal de communication adapté

Lorsqu’un nouveau collaborateur rejoint l’entreprise, il convient de lui donner de nombreuses informations pour qu’il puisse comprendre différents éléments. Tout d’abord la culture, les valeurs et les missions de l’entreprise, puis son organigramme et organisation selon les départements, les codes et autres règles, jusqu'aux informations plus informelles concernant son fonctionnement. Pour ça, on serait tenté de fournir beaucoup de documentations classiques et rédigées, souvent finalement très peu lues. Il faut ainsi chercher de la nouveauté avec des formats originaux : par exemple avec la réalisation d'une vidéo de la part du directeur ou de l'équipe, à destination de la nouvelle recrue. Des outils comme Kannelle permettent de réaliser une vidéo courte et inspirante, afin d'engager les recrues avant même leur arrivée. Ce nouveau format permet d’être informés et de se sentir concernés dès le préboarding.

6.Un planning chargé, organisé et un parcours personnalisé

Pour éviter au nouvel arrivant de se tourner les pouces et de se sentir illégitime les premiers temps, une bonne initiative est de lui prévoir un planning précis. À l’instar de Welcome to the Jungle, où l’onboardé oscille entre présentation des départements par les équipes, mise en situation, rendez-vous métiers avec d’autres collaborateurs ou encore déjeuner avec les fondateurs. L’idée est que son premier mois au sein de l’entreprise soit bien cadencé, riche en informations certes, mais raisonnablement rythmé pour que tout puisse être bien assimilisé, et surtout immersif pour que le collaborateur entrant se sente concerné et considéré. L’occasion peut être aussi parfaite pour prévoir un parcours organisé et personnalisé. Encore plus efficace selon certains objectifs, notamment si l’on veut que le nouvel arrivant ait des informations primordiales rapidement. LinkedIn prévoit cela, avec une première journée au cordeau entre visite des locaux, remise du matériel et rencontre, puis un “90 days plan” pour accompagner l’intégration sur la durée. Semaine après semaine, l’onboardé continue son parcours chargé pour s’inclure dans le rythme et la culture d’entreprise rapidement.

Il n’existe pas de technique meilleure qu’une autre : simplement, un parcours d’intégration doit être pensé sur mesure selon les besoins de l’entreprise et du nouvel entrant. Piocher dans plusieurs parcours d’entreprise déjà établis et s’inspirer ainsi est une bonne solution pour composer celui qui correspondra à son entreprise. Avant tout, établir ses objectifs est la première étape pour que chaque idée citée ici puisse prendre sens dans le parcours d’onboarding établi !

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