Comment accompagner le départ d’un collaborateur grâce à un parcours digitalisé ?

Offboarding sept. 02, 2021


Chaque départ de collaborateur est différent. Par les raisons qui le motivent, l’environnement ou encore le contexte. Dans tous les cas, soigner cette étape cruciale dans la vie d’un collaborateur au sein d’une entreprise est primordial. D’abord pour préserver un rapport sain avec le salarié sortant, mais aussi pour les collaborateurs restants et la marque employeur de l’entreprise. À l’heure où le digital a une place de choix dans nos quotidiens professionnels, comment pouvons-nous nous en servir pour accompagner le départ du collaborateur de manière humaine ? Quels sont les outils digitaux qui permettent d’accompagner un offboarding serein ?

Répondre aux questions administratives pour rassurer le collaborateur

Dès que la décision du départ est actée, la première chose est de répondre à toutes les questions que peut avoir le collaborateur. Surtout celles d’ordre administratif, qui peuvent nécessiter l’intervention de diverses personnes ou la réalisation de certaines démarches. Ouvrir la porte à la discussion est donc essentiel, mais parfois certains collaborateurs sortants préfèrent garder le silence et n’osent pas forcément poser des questions relatives à l’argent ou aux congés, parfois jugées délicates. Par exemple la question des congés, du solde de tout compte, de la mutuelle, ou encore des différents formulaires reliés au pôle emploi. Pour vous assurer que les réponses puissent être trouvées, proposez une FAQ ou un guide en ligne proposant des réponses aux questions fréquentes. Le collaborateur aura ainsi accès à toutes les informations dont il a besoin, et sera ainsi épargné de la gêne, et les membres de l’équipe RH seront déchargés de répondre à ces questions. Prévoyez des questionnaires en ligne pour recueillir des feedbacks sur ce qui aurait éventuellement manqué au collaborateur durant cette étape, pour ajuster au fur et à mesure. Il est très important de garder un contact fluide, sain et honnête, peu importe la situation, tout en gardant une distance respectueuse pour que le collaborateur soit à l’aise durant cette période particulière. Sur tout l’aspect administratif, le biais digital est aussi un simplificateur. Les différentes étapes comme la signature électronique de documents, le partage de document via les outils Cloud, jusqu’au renvoi du matériel, permettent de mieux synchroniser et maîtriser le processus. Tout cela fait l’objet d’un réel processus par étape qui peut être pensé et orchestré en amont, pour que chaque moment soit fluide, que rien ne vienne à être oublié. Enfin, une fois que le collaborateur est sorti des effectifs, n’oubliez pas de clôturer son dossier et couper les accès pour assurer un bon suivi et la sécurité des données.

Adapter l’expérience au contexte du départ

Différentes raisons existent pour expliquer le départ d’un collaborateur, et cela impacte forcément la façon dont l’offboarding se déroule. Dans le cadre d’un départ voulu par l’entreprise, licenciement, plan social et économique ou autre, le contexte peut être délicat puisque la rancœur, le désaccord ou la tristesse peuvent être de la partie. C’est pour cette raison qu’il faut que chaque étape soit bien réfléchie et que les actes soient mesurés, pour qu’aucun faux pas ne soit fait par l’entreprise et pour préserver le collaborateur. Délimitez les étapes en communiquant précisément au salarié, pour qu’il puisse se projeter, réaliser ces dernières tâches et partir aussi sereinement que possible. N’oubliez pas de recueillir son feedback, qui s’avère très intéressant pour comprendre le ressenti, surtout lorsque vous faites tout votre possible pour que cela se passe sainement. Dans le cadre d’un départ subi par l’entreprise, une démission par exemple, le premier stade sera de comprendre la raison du départ. Et s’il est lié à l’entreprise, de prendre du recul pour voir si ce départ aurait pu être évité. L’offboarding s’adapte alors selon le contexte, il peut s’agir d’une bonne nouvelle du côté du collaborateur : même si cela n’en est pas forcément une pour l’entreprise, il faut rester compatissant avec le collaborateur et célébrer avec lui en l’accompagnant vers la sortie, toujours en veillant à ce que les dernières tâches soient correctement effectuées. Lors de départs contractuels comme la fin d’un CDD, d’un stage, d’une alternance ou d’une mission freelance, il est très simple de créer un processus d’offboarding duplicable et clair. Dans tous les cas, même si le contexte peut être parfois tendu, il est essentiel de faire de cette étape une expérience personnalisée à chaque collaborateur pour essayer d’en tirer le positif. L’image de marque employeur se joue beaucoup à ce moment-là, puisque c’est la dernière image que le collaborateur gardera de l’entreprise. Organisez, monitorez et adaptez pour atteindre des processus efficaces et flexibles.

Recueillir et donner du feedback

L’entretien de sortie est un moment crucial où de nombreuses informations clés peuvent ressortir et servir autant à l’entreprise qu’au salarié. D’un côté, il permet au collaborateur de comprendre là où sont ses compétences et d’avoir des axes d’améliorations pour son futur professionnel. Cela peut être aussi l’occasion de faire un point sur ce que le collaborateur a apprécié et moins apprécié au sein de l’entreprise, d’avoir son point de vue quant à l’expérience du salarié et sa vision de la marque employeur. Ces retours sont très précieux puisqu’ils aideront autant le collaborateur à prendre du recul sur cette étape particulière, que l’entreprise à ajuster ses méthodes pour mieux convenir aux salariés. Pour préparer cet entretien de sortie, appuyez-vous sur une trame pour aborder tous les points essentiels, ne manquer aucune information importante et surtout faire en sorte qu’il soit synthétique. Les interlocuteurs sont souvent le manager et/ou un membre de l’équipe RH selon les attendus de cet entretien. Après cet échange de vive voix, il convient de proposer un questionnaire en ligne anonyme pour que le collaborateur puisse aussi s’exprimer plus librement, sans jugement, voire dire davantage de choses que lors de l’entretien. Potentiellement plus franc parce qu’anonyme, il permet de recueillir différentes informations qui peuvent, encore une fois, aider l’entreprise à s’améliorer.

Assurer une bonne passation

Qu’un nouveau collaborateur ait déjà intégré les effectifs, qu’il soit sur le point de, ou que personne ne soit prévu en remplacement, il faut penser à la passation. Il convient d’organiser cela en fonction du contexte. Dans un premier temps, le manager ainsi que le département RH doivent définir ce que la passation doit contenir. Ensuite, les différents outils pouvant s’avérer utiles seront à mettre en place. Partage de fichiers via un système cloud sécurisé, rédaction d’un document collaboratif résumant les missions et tâches du poste, création d’une liste de tâches à effectuer pour le futur arrivant, ou encore réalisation d’un planning type. Pour rendre l’exercice un peu plus ludique, potentiellement moins source de tensions, vous pouvez imaginer d’autres formats : vidéo, infographie, outil interactif… C’est aussi l’occasion de faire encore une fois appel aux compétences du collaborateur : profitez-en pour le mettre en avant et appuyer ces points importants.

La communauté alumni

N’oubliez pas qu’un collaborateur quittant votre entreprise peut être susceptible de devenir un “employé boomerang” ou d’être un futur partenaire selon ses projets professionnels ! Laissez donc la porte ouverte en créant une communauté d’alumni. Choisissez le support digital qui vous convient : Slack, groupe WhatsApp ou même Facebook, puis mettez en place une animation régulière pour que cette communauté soit dynamique. Pensez à organiser des événements pour continuer de faire rayonner votre marque employeur ou encore à animer l’espace avec des messages sympathiques. Cela peut aussi être un endroit idéal pour communiquer vos offres d’emplois et actualités : les collaborateurs sortants sont vos meilleurs ambassadeurs. Également, vos anciens talents peuvent potentiellement regorger de précieuses ressources. Ainsi, prendre des nouvelles peut vous servir dans le développement de votre entreprise : pensez à garder un contact informel régulier pour vous tenir à la page !

Soigner son offboarding est très important pour les différentes parties prenantes. Pour simplifier ce processus, s’appuyer sur des outils digitaux est extrêmement utile autant sur l’aspect administratif, stratégique qu’humain. Pensez aux aspects pratiques, aux informations que vous souhaitez communiquer et celles que vous voulez récolter pour ne passer à côté d’aucun élément qui pourrait être utile. Enfin, le digital permet un éventail de possibilités infini : cela vous permet d’offrir à chaque collaborateur un parcours parfaitement personnalisé pour qu’il garde une bonne impression de l’entreprise qu’il quitte.

Charlotte Legrand

Rédactrice