Onboarding : un rallye pour découvrir les métiers autrement

Chez Lucca, l’onboarding ne consiste pas qu’à remettre un “welcome kit” ou à organiser un déjeuner d’accueil. L’entreprise lance aussi un défi à ses nouveaux arrivants : découvrir les métiers et le quotidien de huit équipes, le tout en moins de deux mois. Zoom sur le “rallye” de Lucca, créateur de logiciels pour les ressources humaines.

Un rallye pour partir en immersion dans les différents services de l’entreprise

Dans les deux semaines qui suivent son arrivée, chaque recrue assiste à une présentation générale des différents services. Mais la découverte des métiers de l’entreprise ne s’arrête pas là.

En effet, un challenge lui est aussi lancé : celui de partir en immersion dans le quotidien de huit équipes dans le cadre d’un “rallye”. La nouvelle recrue devra rencontrer dans un délai de deux mois :

l’équipe Commerciale (démonstration et contractualisation),
l’équipe Outbound (prospection),
l’équipe Customer Success (déploiement des logiciels et support clients),
l’équipe Marketing,
l’équipe Finance,
l’équipe RH,
une équipe produit,
l’équipe CSE.

Ainsi, dans le cadre d’une immersion au sein de l’équipe commerciale, un collaborateur devra par exemple :

découvrir les spécificités du métier de commercial chez Lucca et les outils utilisés,
assister à la démonstration d’un produit par un commercial confirmé auprès d’un prospect,
observer comment un commercial rédige une proposition commerciale.

Et le concept plait. Camille, arrivée chez Lucca en janvier 2021, confirme

“Le rallye est très utile pour comprendre les synergies entre nos activités/métiers. On matérialise mieux les enjeux de ce que chacun fait, et les conséquences de nos activités sur celles des autres équipes. C'est aussi un moyen de poser toutes les questions qu'on peut se poser sur un métier.”

Un rallye pour engager toutes les équipes dans le processus d’onboarding d’une nouvelle recrue

Chez Lucca, l’onboarding est l’affaire de tous :

le service RH,
l’office manager,
le responsable du matériel informatique,
le manager et l’équipe directe de la nouvelle recrue,
le parrain ou la marraine qui lui a été attribué,
les membres des autres équipes…

Un à deux collaborateurs par équipe sont nommés référents rallye et ont la responsabilité d’organiser des sessions à chaque trimestre.

Adeline, l’une des recrues du crû 2019 se souvient

“On s’est senti très “attendu” par toute l’entreprise. Des rendez-vous étaient fixés dans notre agenda à notre arrivée et nous avons été très bien accueillis par toutes les équipes ! ».

Les référents rallye y trouvent également leur compte, comme le souligne Gabrielle, qui représente l’équipe commerciale de l’antenne nantaise.

“Je me suis portée volontaire pour animer les sessions de rallyes pour plusieurs raisons. D’une part, notre entreprise est en hypercroissance et je commençais à ne plus connaître personne à la machine à café. Le rallye me permet d’identifier les nouvelles têtes, de connaître leurs prénoms et de savoir à quelles équipes elles appartiennent. Je garde ainsi un lien constant avec les autres équipes. D’autre part, j’aime beaucoup parler de mon métier. Les gens ont souvent un a priori négatif sur les commerciaux, j’aime leur montrer les différentes facettes et les spécificités de ce métier. Nous ne sommes pas des commerciaux ordinaires chez Lucca et les nouvelles recrues sont très agréablement surprises”.

Le rallye sert aussi à renforcer le processus d’intégration des nouveaux arrivants. Le service RH de Lucca fait démarrer les contrats des nouvelles recrues à la même date, de sorte à mutualiser les sessions de rallye et à créer un effet “promo”. Camille explique “c'est un très bon moyen de se présenter et de créer des liens avec des collègues qu'on ne croise pas nécessairement au quotidien”.

Les rallyes ne sont pas réservés uniquement aux nouvelles recrues. Tous les Luccasiens sont invités à y participer, qu’importe leur niveau d’ancienneté. Maxime, référent Outbound Business Developer, explique

“Des “anciens” de Lucca se joignent à nos sessions de rallye. La société grandit très vite. Nos services, nos métiers, nos missions et nos présentations évoluent sans cesse. C’est une bonne manière de se tenir régulièrement à jour”.

Organiser un rallye : les conseils des équipes Lucca

Le rallye est un dispositif qui peut être chronophage ou inutile s’il n’est pas bien encadré. Voici comment fluidifier son organisation :

Nommez des référents “Rallye” dans chaque équipe de l’entreprise (idéalement sur la base du volontariat) et leur demander de bloquer des dates pour les sessions de rallye à échéances régulières.
Communiquez un document sur le fonctionnement du rallye aux nouvelles recrues. Détaillez-y son but, le nom des référents, le type de tâches à réaliser, les dates programmées si elles sont déjà planifiées.
Créez des “promos” de 3 à 10 nouvelles recrues maximum pour faciliter les échanges et la prise de parole pendant les présentations.
Mixez les équipes pour favoriser l’intégration.
Dédiez des plages horaires au rallye dans l’emploi du temps des nouvelles recrues. Pensez tout de même à ne pas mettre des sessions tous les jours pour ne pas assommer les collaborateurs d’informations (les premières semaines dans une entreprise sont toujours très intenses)
Créez des tâches “rallye” dans le processus d’onboarding des nouvelles recrues pour faciliter le suivi de son avancée.
Favorisez des présentations en présentiel (les collaborateurs ont tendance à poser moins de questions lors des visio-conférences).
Incitez les référents rallye à prendre contact avec les nouvelles recrues en amont de la rencontre pour leur poser des questions du type “quelle est ta vision de ce métier?” ou “as-tu des questions spécifiques que tu souhaiterais que nous traitions pendant la présentation” afin de proposer un échange “sur-mesure”.
Donnez une date limite pour achever le rallye pour limiter tout risque de procrastination et assurer sa complétion.
Rendre le rallye amusant en demandant par exemple aux nouvelles recrues de se prendre en photo avec chacun des référents ou de découvrir une anecdote sur chacune des personnes rencontrées lors du rallye.
Célébrez la fin des rallyes lors d’un moment convivial et félicitez les nouveaux arrivants pour cette première victoire.

Envie de tenter l’expérience ? Testez le concept lors de votre prochaine session de recrutement et peaufinez vos méthodes au fur et à mesure, après avoir sondé les nouvelles recrues sur leurs ressentis.