Onboarding et offboarding : comment structurer vos processus RH

L’onboarding et l’offboarding ne sont plus des étapes accessoires du cycle de vie collaborateur. Ces moments stratégiques influencent directement la rétention, l’engagement et la marque employeur. Lors du Summit AssessFirst 2025, Motul et Workelo ont partagé un retour d’expérience concret, riche d’enseignements, sur la transformation de ces deux processus à l’échelle internationale. Décryptage.

L’onboarding : un enjeu stratégique pour fidéliser et engager

Pourquoi structurer son onboarding ?

Selon une étude Ipsos pour Workelo, 97 % des salariés considèrent une bonne intégration comme cruciale, mais 50 % ont déjà vécu une mauvaise expérience. Et un tiers des collaborateurs démissionne avant la fin de la période d’essai en raison d’un onboarding défaillant.

Motul, groupe industriel présent dans 160 pays, a donc décidé en 2023 de professionnaliser son onboarding avec Workelo, en intégrant aussi la phase de préboarding. L’objectif : garantir une expérience homogène, humaine et engageante, quels que soient le pays ou le métier.

Les piliers de l'onboarding chez Motul

• Une expérience cohérente à l’international, avec un socle commun (valeurs, culture, marque) et des modules locaux adaptés (bureau d’arrivée, matériel, législation).

Pour Thomas Priori, Responsable SIRH Groupe chez Motul, cette harmonisation n’est pas une option, mais une nécessité stratégique :

« L’objectif, c’était vraiment d’avoir une équité et une efficacité dans l’intégration au niveau groupe… Vous êtes censé être accueilli de la même manière et de la bonne manière, partout dans le monde. »

• Un parcours modulaire et évolutif, mis à jour en continu en fonction des actualités internes (nouvelles vidéos, visuels, événements).
• Un rôle actif des RH locaux et des managers, impliqués dès la construction du parcours.
• Un parcours adapté aux typologies métiers : cadres, non-cadres, commerciaux terrain, ouvriers d’usine.
• L’intégration du buddy system, sur la base du volontariat, pour compenser l’absence de managers multisites.
• Des séminaires d’intégration par continent pour renforcer la culture de groupe.

Les résultats

Le succès du projet repose sur un pilotage stratégique, avec un suivi régulier par le COMEX, et des indicateurs clés :

• Taux d'intégration et de satisfaction mesurés à J+1 et J+21
• Suivi des départs volontaires
• Réduction significative des demandes IT post-départ grâce à un onboarding rigoureux
• Taux de satisfaction passant de 50% à 80% après la mise en place de Workelo

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L’offboarding : un processus souvent négligé, mais essentiel

Pourquoi structurer son offboarding ?

Alors que 45 % des démissions ont lieu dans la première année, une sortie mal préparée peut nuire à la réputation de l’entreprise. Selon Workelo, 75 % des collaborateurs ne recommandent pas leur ancien employeur après un départ mal vécu.

L’enjeu est double : préserver la marque employeur et capitaliser sur le feedback des sortants pour améliorer l’expérience collaborateur.

Les bonnes pratiques d’offboarding de Motul

• Un processus organisé à l’échelle mondiale, appliqué à tous les départs volontaires.
• Un entretien de sortie digitalisé, préparé à l’avance dans Workelo, avec récupération du feedback.
• Des règles claires : message d’absence, transfert sécurisé des fichiers, restitution du matériel.
• Un vivier alumni entretenu, pour maintenir un lien et favoriser le retour de “boomerang employees”.

Les bénéfices

• Moins de frictions administratives
• Meilleure répartition des projets entre les équipes restantes
• Préservation de la mémoire organisationnelle
• Réengagement facilité des anciens talents

De l’onboarding à l’offboarding : une boucle vertueuse

Ce que montre l’expérience Motul x Workelo, c’est que l’onboarding et l’offboarding ne sont pas des extrémités sans lien. Ils forment une boucle cohérente, où chaque moment de transition doit être :

• pensé comme un moment de vérité RH
• orchestré de manière fluide et professionnelle
• suivi avec des indicateurs concrets

Recommandations pour les entreprises en transformation

1. Cartographier l’existant

Faites l’état des lieux des pratiques actuelles. Certaines initiatives locales peuvent déjà être très pertinentes.

2. Co-construire les parcours

Impliquer RH, managers, IT et services généraux dès le départ est fondamental pour garantir l’adoption et la pertinence.

3. Harmoniser sans tout uniformiser

Proposez un parcours global modulaire, avec des contenus adaptables par pays, métier ou situation.

4. Mesurer et itérer

Suivez les bons KPI (satisfaction à partir de J+1, taux de turnover, qualité des passations) et mettez à jour régulièrement les parcours.

Dans un monde du travail en constante évolution, les entreprises qui soignent leurs processus d’onboarding et d’offboarding prennent une longueur d’avance. Elles transforment chaque transition en expérience mémorable, renforcent leur attractivité, et fidélisent durablement leurs talents. L’exemple de Motul, accompagné par Workelo, prouve qu’un déploiement globalisé, structuré et humain est non seulement possible, mais rentable. Si vous souhaitez découvrir comment Workelo peut vous aider dans la mise en place de votre processus d'offboarding, découvrez notre plateforme.