Onboarding en 2025 : quand la digitalisation et l’IA transforment l’expérience collaborateur.

L’onboarding évolue pour répondre à des attentes toujours plus exigeantes : les collaborateurs souhaitent des expériences digitalisées et personnalisées, les RH veulent gagner du temps (admin, suivi…) et détecter les signaux faibles de désengagement. Comment tirer parti du digital et des nouvelles technologies comme l’intelligence artificielle pour combiner toutes ces attentes ? Découvrez les éléments clés issus de notre baromètre, et les stratégies incontournables pour rester au niveau.

L'état actuel de l'onboarding en France

Selon le Baromètre Ipsos x Workelo, réalisé auprès de 800 salariés français, l’onboarding est un moment clé de l’expérience collaborateur, mais il reste encore négligé. Les chiffres parlent d’eux-mêmes :

97 % des salariés estiment qu’un onboarding réussi est crucial pour leur engagement à long terme.

Une mauvaise intégration coûte cher : turnover, désengagement et baisse de performance, en effet :

• 1 salarié sur 3 quitte son poste avant la fin de la période d’essai en raison d’une intégration insuffisante.
• 50 % des recrues déclarent avoir vécu une mauvaise expérience d’onboarding.

Ces chiffres soulignent l’importance de soigner chaque étape du processus, depuis le préboarding jusqu’à l’intégration complète. Pourtant, la complexité des attentes varie selon les secteurs, les générations et la taille des entreprises.

Des attentes qui évoluent : focus sur la digitalisation

L’étude du baromètre de l’Onboarding 2024, révèle que les salariés, en particulier les jeunes générations, attendent une expérience hybride, alliant contact humain et outils digitaux.

74 % des recrues de la génération Z (18-24 ans) souhaitent une intégration enrichie par des outils numériques.

La digitalisation présente plusieurs avantages :

1. Simplification administrative : gain de temps avec la dématérialisation des contrats et documents RH.
2. Personnalisation accrue : mise à disposition de ressources spécifiquement adaptées au métier, au lieu de travail ou encore aux besoins individuels des collaborateurs.
3. Suivi en temps réel : plateformes permettant de visualiser chaque étape du parcours d’intégration.
4. Amélioration des pratiques : les dashboards permettent d’analyser la satisfaction des recrues pour s’améliorer.

Ces outils ne se substituent pas à l’humain, mais viennent renforcer l’efficacité des équipes RH, en leur laissant plus de temps pour l’accompagnement direct.

L’intelligence artificielle : un allié stratégique pour l’onboarding

L'intégration de l'intelligence artificielle (IA) dans les processus d'onboarding révolutionne l'expérience collaborateur en offrant des solutions innovantes et personnalisées. Voici comment l'IA peut transformer l'intégration des nouveaux employés :

1. Automatisation des tâches administratives : Les chatbots alimentés par l'IA gèrent les questions fréquentes des nouvelles recrues, facilitant l'accès aux informations et réduisant la charge de travail des équipes RH
2. Personnalisation de l'expérience : L'IA analyse les données des recrues pour proposer des parcours d'intégration adaptés à leurs compétences, besoins et préférences, améliorant ainsi leur engagement et leur satisfaction.
3. Détection des signaux faibles : L’IA permet d’identifier les signaux faibles de désengagement des recrues dès les premières étapes de leur parcours. En analysant des données comportementales et contextuelles, elle aide les équipes RH à anticiper les besoins ou les éventuels points de friction, favorisant ainsi une intervention proactive pour maintenir l’engagement.
4. Création de contenus personnalisés : L’IA générative simplifie la création de ressources d’onboarding adaptées aux spécificités de chaque collaborateur. Qu’il s’agisse de formations, de guides ou de supports, ces contenus sont conçus sur mesure pour répondre aux exigences des métiers, des lieux de travail ou des préférences individuelles, garantissant une intégration fluide et pertinente.
5. Formation interactive et adaptative : Des plateformes d'apprentissage basées sur l'IA offrent des modules de formation interactifs, ajustant le contenu en fonction des progrès et des besoins spécifiques de chaque recrue, favorisant une montée en compétences efficace.

"L’intelligence artificielle, bien utilisée, humanise les processus en éliminant les tâches répétitives et en renforçant la personnalisation."

L'adoption de l'IA dans l'onboarding offre ainsi une expérience plus fluide, engageante et efficace, répondant aux attentes des nouvelles générations tout en optimisant les ressources des entreprises.

Conseils pratiques pour un onboarding digitalisé et humain

1. Préparer un préboarding engageant

L’onboarding commence bien avant le premier jour en entreprise. La phase de préboarding est l’occasion d’instaurer une communication régulière avec les nouvelles recrues pour les rassurer et les préparer à leur intégration. Partager des ressources pratiques, telles qu’un livret d’accueil ou un programme détaillant les premières semaines, crée un lien dès les premiers échanges.

2. Miser sur l’humain assisté par le digital

L’équilibre entre accompagnement humain et outils digitaux est essentiel. L’attribution d’un buddy ou parrain permet de renforcer l’intégration sociale et d’offrir un accueil chaleureux. En complément, une plateforme digitale centralise les étapes du parcours, simplifiant le suivi pour les équipes RH comme pour les recrues.

3. Automatiser sans déshumaniser

La digitalisation des tâches administratives et répétitives, comme les signatures ou les checklists, libère du temps pour des interactions humaines de qualité. L’envoi d’un welcome kit, combinant supports digitaux et objets physiques, ajoute une touche personnelle qui renforce le sentiment d’appartenance dès les premiers jours.

4. Mesurer et adapter en continu

Un onboarding efficace repose sur une amélioration continue. Recueillir du feedback à chaque étape du parcours permet d’affiner les processus et de répondre aux attentes des collaborateurs. En comparant les résultats obtenus à des benchmarks sectoriels, les entreprises peuvent ajuster leurs pratiques et se démarquer.

Conclusion : L’avenir de l’onboarding est hybride

Les entreprises doivent impérativement s’adapter à ces nouvelles attentes. Si vous souhaitez en savoir davantage sur l'IA et comment elle peut aider les responsables RH au quotidien, découvrez cet article de Culture RH.

L’alliance de la digitalisation et de l’intelligence artificielle ne doit pas remplacer l’humain, mais le compléter pour créer une expérience d’intégration enrichie. En répondant aux besoins variés des salariés, l’onboarding devient un levier stratégique pour attirer, engager et fidéliser les talents.

Découvrez aussi la solution d’onboarding digital de Workelo, qui répond aux besoins variés des salariés, et permet à l’onboarding de devenir un levier stratégique pour attirer, engager et fidéliser les talents.