Onboarding digital : Comment optimiser l'intégration des talents grâce aux outils digitaux

L’onboarding est devenu un élément clé pour les entreprises cherchant à améliorer l’expérience collaborateur. Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises se tournent vers l’onboarding digital pour optimiser cette phase essentielle. Mais pourquoi digitaliser ce processus et comment le faire efficacement ?

Pendant l'Onboarding Summit 2024, lors de la table ronde "Pourquoi et comment digitaliser l’onboarding ? Retours d'expérience", nos invités ont partagé leurs expertises sur les avantages de l'onboarding digital et les stratégies à adopter pour réussir son intégration.

• Constance Herrmann - Team Leader chez Great Place to Work.
• Christian Verhague - Directeur de la transformation RH & du Conseil SIRH chez Ayming
• Aurelia Bouchet - Head of Customer Success chez Workelo

Pourquoi digitaliser l’onboarding ?

La digitalisation de l’onboarding permet aux entreprises de standardiser et d’optimiser l’intégration de nouveaux talents. Christian Verhague explique : « Le digital permet de rendre l’expérience onboarding fluide, personnalisée et surtout efficace pour les équipes RH. » Aujourd'hui, avec la montée du travail à distance et la demande croissante d'outils numériques, l’onboarding digital devient une solution incontournable pour répondre aux attentes des nouvelles générations de collaborateurs.

Selon notre baromètre de l’onboarding, 61 % des salariés plébiscitent le digital pour faciliter leur intégration, ce qui montre bien l'intérêt de cette solution pour améliorer l'expérience employé dès le premier jour.

Avantages de l’onboarding digital pour les RH

L’onboarding digital présente plusieurs avantages pour les équipes RH. D’abord, il permet de centraliser toutes les données des collaborateurs et de réduire les erreurs grâce à des processus automatisés.

Christian Verhague souligne :

« La digitalisation de l’onboarding permet de libérer du temps aux équipes RH, qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l'accompagnement humain. »

Par ailleurs, l'onboarding digital permet d'accélérer les démarches administratives, de réduire les coûts et d'assurer une uniformité dans le processus d'intégration, quel que soit le département ou la localisation géographique des nouveaux employés.

Personnalisation et digitalisation : un duo gagnant

Un des grands atouts de l’onboarding digital est sa capacité à personnaliser le parcours d'intégration. « La digitalisation permet d’homogénéiser tout en personnalisant l’intégration selon les besoins de chaque recrue », explique Aurélia Bouchet, Head of Customer Success chez Workelo.

Grâce à des outils digitaux, il est possible d’adapter les contenus et les étapes du parcours en fonction des profils (alternants, cadres, techniciens), mais aussi des préférences individuelles des collaborateurs. Cela crée une expérience d’onboarding sur mesure, plus engageante, et augmente les chances de rétention des talents. Pour en découvrir davantage sur le sujet de la personnalisation de l’onboarding, retrouvez l’article “Personnalisation de l’onboarding, est-ce possible ?“ de Culture RH.

Meilleures pratiques pour réussir l’onboarding digital

Pour bien réussir la digitalisation de l’onboarding, certaines étapes clés doivent être suivies :

1. Définir des objectifs clairs : Christian Verhague insiste sur l’importance de fixer des objectifs précis dès le début du projet d’onboarding, qu'il s'agisse de réduire le temps d'intégration, d'améliorer l’engagement ou d’optimiser les formations.
2. Impliquer toutes les parties prenantes : La digitalisation ne concerne pas uniquement les RH, mais aussi les managers et les équipes opérationnelles. Leur adhésion est essentielle à la réussite du projet.
3. Choisir les bons outils : Une bonne plateforme d’onboarding digital doit être intuitive et efficace. Elle doit permettre une gestion fluide des données et offrir des options de personnalisation pour répondre aux besoins spécifiques des collaborateurs.
4. Commencer par des petits pas : Aurélia Bouchet recommande de commencer par un déploiement d’onboarding progressif : « Démarrer avec une population spécifique, comme les alternants, avant de déployer à plus grande échelle permet d'ajuster les outils et les processus en cours de route. »

Outils et technologies à privilégier pour l’onboarding digital

L’adoption d’outils digitaux performants est un facteur clé de succès pour un onboarding digital efficace. Ces outils permettent également d’automatiser des tâches chronophages tout en gardant l’humain au cœur du processus. Coucou Workelo !

Aurélia Bouchet explique : « L’outil digital doit être vu comme un soutien. Il ne remplace pas l’humain, mais permet de le recentrer sur l’essentiel : l’accompagnement des talents. »

Parmi les autres technologies utiles, on retrouve :

• Les plateformes collaboratives pour favoriser l’interaction entre les équipes
• Les solutions de formation en ligne pour aider à la montée en compétences

Conclusion : Un onboarding digital, humain et performant

En conclusion, l’onboarding digital permet d’optimiser l'intégration des collaborateurs tout en gardant une dimension humaine. Christian Verhague résume bien cette approche en soulignant que « l'onboarding digital doit être une extension de l'humain, permettant d'améliorer l'efficacité sans sacrifier l'accompagnement. »

En adoptant des outils adaptés et en suivant les bonnes pratiques, les entreprises peuvent transformer leur processus d’onboarding en une expérience fluide, engageante et personnalisée, tout en répondant aux attentes des collaborateurs et des équipes RH.

L’onboarding digital est ainsi un levier incontournable pour améliorer la rétention des talents et favoriser une intégration réussie. C'est pour cette raison que Workelo est là pour vous aider !