L'intégration des collaborateurs : tout comprendre sur l'onboarding

Onboarding juil. 12, 2021

Après avoir remué ciel et terre pour trouver le bon collaborateur, la phase de recrutement est terminée : il est temps de passer à l’onboarding. Ce moment clé où la bonne intégration de ce dernier est d’une importance capitale, autant pour ses effectifs que son entreprise. Mais que se cache-t-il vraiment derrière ce moment ? Qu’est-ce qu’un onboarding ? Comment bien intégrer un collaborateur ? Quelles sont les étapes clés à penser dans le parcours d’intégration du salarié ?

On ne rappellera jamais assez l’importance d’un bon onboarding : mise en confiance du collaborateur, fidélisation, augmentation de la productivité de l’onboardé.e et de son ou ses équipe(s), retour sur investissement positif, gain de temps RH ou encore valorisation de la marque employeur. Pourtant, 82% des entreprises déclarent aujourd’hui ne pas être prêtes à accueillir un nouveau  salarié dans de bonnes conditions. Un bien malheureux chiffre, lorsqu’on constate aussi que 45% des démissions ont lieu la première année. Et pourtant, l’onboarding est désigné comme première étape à travailler pour améliorer l’expérience collaborateur. Alors, pour améliorer ce moment crucial de l’intégration du collaborateur, étudions le sujet de plus près.

I. Qu’est-ce que l’onboarding ?

A. Décrypter les grandes lignes du parcours d’intégration

Onboarding, littéralement “embarquement” correspond à tout le processus suivant le recrutement d’un nouveau collaborateur. C’est-à-dire de son premier jour d’arrivée au moment où on le considère comme à 100% intégré. Quant aux jours entre le moment où la personne signe le contrat et le jour de son arrivée en entreprise, on parle de préboarding. Si aujourd’hui ce terme devient de plus en plus commun, c’est surtout grâce au changement d’attitude face aux entreprises : il n’est plus question de travailler seulement pour un salaire, mais surtout pour trouver un lieu de vie et d’évolution.

Rétention des talents, réduction du turnover, valorisation de la marque employeur, fidélisation des employés… de nombreux objectifs peuvent être atteints par l’onboarding. Ils répondent tous particulièrement bien à l’objectif principal d’améliorer l’image de marque employeur et proposer une réelle expérience professionnelle, humaine et de vie au sein de l’entreprise. D’un point de vue plus technique, l’objectif de l’onboarding est assez simple : mettre en place toutes les actions facilitant l’arrivée d’un nouveau salarié au sein de l’entreprise. Autant pour lui, son bien-être et son efficacité, que pour son équipe et l’entreprise de manière plus globale. Puisque de manière très logique, le recrutement d’une nouvelle personne a toujours un but précis pour l’entreprise.

On dénombre près de 150 tâches à réaliser pour qu’un onboarding soit bien complet, un travail de titan où non seulement les managers, les RH, mais aussi les autres équipes de l’entreprise ont leurs rôles à jouer. C’est d’ailleurs l’une des clés pour qu’un parcours d’intégration soit réussi : que chacun soit responsabilisé dans ses tâches à réaliser, et que l’organisation soit bien cadrée.

B. Comprendre l’importance et l’intérêt de l’onboarding

Pour rester dans les chiffres, 80% des nouvelles recrues prennent la décision de rester dans l’entreprise au cours des 6 premiers mois. Une période qui est aussi courte que longue, lorsqu’on sait qu’il faut environ 6 à 8 mois pour qu’un collaborateur soit bien intégré et pleinement opérationnel. L’onboarding permet justement de pallier le problème en proposant une entrée brillante dans l’entreprise, avec une expérience unique qui s’avère rapidement révélatrice en matière de vision commune avec le collaborateur onboardé.

De manière plus large, l’onboarding a une grande importance du côté des équipes déjà composées au sein de l’entreprise. En effet, chaque personne gagne à apprendre et comprendre la place, le rôle et simplement qui est la nouvelle recrue. Du temps gagné sur la communication et sur les collaborations futures. Mobiliser les équipes en les intégrant dans le processus apparaît comme l’une des clés : présentation des départements par les managers, onboarding au sein de missions sur le terrain, intégration lors des moments informels comme les pauses déjeuner, les afterworks… Autant d'instants propices qui peuvent s’avérer être clés.

Au-delà d’un parcours construit pour apprendre le maximum d’informations pratiques, théoriques et techniques au nouvel arrivant, il s’agit surtout d’une familiarisation avec les différents composants de l’entreprise. L’aspect humain est le plus important, puisque tout commence par une rencontre et se poursuit par une collaboration. Ce premier temps d’échange est crucial, il déterminera les bases sur lesquelles le travail commencera entre le collaborateur et l’entreprise. Et tout ne peut que bien se passer lorsque les bases sont bien posées et sereines !

Une fois les bonnes personnes mobilisées, il vous faudra penser à l’aspect organisationnel : c’est à l’équipe chargée des Ressources Humaines d’entrer en jeu. Un parcours cadencé, maîtrisé, passant par plusieurs jalons pour faire découvrir tous les éléments nécessaires à l'onboardé est l’objectif à atteindre. Ainsi, cela évitera aussi le cas où le nouveau recruté se retrouve à tourner en rond les premiers jours, n’étant pas encore assez formé sur les outils, ses missions ou n’ayant pas les bonnes informations durant ses premières actions. Un planning complet et les bons outils (ordinateurs, double écran…) lui permettront de se sentir concerné, engagé et désiré au sein de l’entreprise, et augmenteront aussi de manière logique sa productivité, sa motivation et sa légitimité ressentie.

II. Quels sont les principaux enjeux de l’onboarding ?

A. Rétention des talents

Le premier enjeu est bien évidemment humain. Avant de parler travail, nous parlons de personnes qui réalisent des missions au sein d’un collectif. En créant un moment privilégié seulement dédié à son intégration, il se sentira aussi désiré qu’important et sera plus susceptible de se sentir rapidement à l’aise. Sa légitimité lui donnera une confiance précieuse pour ensuite assurer ses missions de manière efficiente. Ce premier instant lui permettra aussi de gagner en assurance dans l’entreprise, en s’assurant qu’il est aligné sur les valeurs, les envies et la mission de cette dernière.  
Pour cela, plusieurs mots d’ordres aux différents moments clés. En préboarding, informez le nouveau collaborateur : informations sur l’entreprise, son histoire, son développement, présentation des équipes, visite virtuelle des locaux, démarches administratives… Il vaut mieux trop que pas assez pour que le nouvel arrivant se sente en confiance, mais prenez garde à bien répartir pour rendre cela digeste. Le jour J, assurez-vous que le manager lui consacre le plus de temps possible pour répondre à ses interrogations, lui montrer les éléments essentiels et s’assurer que tout est en règle. Lors de la première semaine, le collaborateur aura besoin d’être guidé : pot d’arrivée, buddy (ou parrain) pour une intégration plus sociale, réunions formelles et informelles, l’idée est de le plonger dans le bain progressivement tout en le faisant se sentir concerné sans être pressurisé. Tout au long du premier mois, prenez le temps de monitorer pour ajuster selon ses besoins et les objectifs. Feedbacks, rapport d’étonnement, rencontres régulières : prévoyez tous ces temps pour lui donner l’occasion de s’exprimer.


B. La valorisation de la marque employeur

Le deuxième élément important est l’image de l’entreprise véhiculée durant cette période cruciale. Les premiers temps d’un collaborateur sont marquants et l’image qu’il a de l’entreprise dans laquelle il se trouve est déterminante pour son futur parcours. La première impression est toujours la plus importante puisqu’elle instaure les bases sur lesquelles le collaborateur va se reposer pour prendre ses décisions et se faire un avis sur son environnement. C’est d’ailleurs aussi sur celle-ci qu’il va se baser dans son choix de rester ou non, question légitime souvent présente dans la tête de beaucoup de nouveaux collaborateurs. Aussi, il est très important que franchise et transparence soient de la partie pour s’assurer que le salarié et l’entreprise sont sur la même longueur d’ondes. Un salarié bien informé sur la mission, les valeurs et autres essentiels de l’entreprise sera forcément plus à même de déterminer s’il est aligné ou non, et ainsi de faire les bons choix.

Une étude a montré que les entreprises avec une bonne marque employeur diminuent de 43% le coût de leurs embauches. En un calcul simple, un bon onboarding donne une bonne première impression et forcément de meilleures chances d’avoir des collaborateurs engagés, concernés et motivés. L’onboarding permet aussi aux employés d’avoir une meilleure connaissance de la marque en général en sachant la mission, les valeurs, jusqu’au wording utilisé pour communiquer. C’est à ces éléments qu’il faut penser lors de la création du parcours d’onboarding, l’objectif dans ce partage d’information étant de faire des recrues de véritables ambassadeurs de l’entreprise, croyant dur comme fer au projet.

C. La maîtrise des coûts financiers

En plus de l’aspect humain, un onboarding raté représente également un coût conséquent. Cela représenterait entre 100% et 300% du salaire, soit 7 000€ en moyenne, une somme non négligeable pour toute entreprise. Il faut prendre en compte les coûts des salaires du salarié, ainsi que celui du recrutement, les équipes mobilisées dans ce parcours en fonction du temps accordé, les coûts fixes (matériel, formations…) et les coûts variables potentiels (repas, indemnités de déplacement…). L’enveloppe peut rapidement grimper, surtout pour des postes importants !

Aussi, la motivation allant souvent de pair avec la productivité financière, investir dans un bon onboarding, c’est investir dans le futur de l’entreprise. Le retour sur investissement se ressentira dans la productivité des équipes, dans l’efficience plus rapide des nouveaux collaborateurs et la réduction des coûts de recrutement si le turnover diminue. En plus cela a un impact autant sur les nouveaux arrivants que les équipes déjà présentes. Alors sauter le pas financier n’est pas à craindre, bien au contraire !


III. Qui sont les acteurs de l’onboarding ?

A. Les membres de l’équipe RH, les principaux acteurs de la création du parcours d’onboarding

L’équipe des Ressources Humaines est évidemment la première concernée dans ce travail de création. Un chef d’orchestre est nommé par collaborateur pour suivre le planning précis de ce parcours d’intégration. Sur l’aspect stratégique, c’est aussi cette équipe qui sera chargée de prendre les décisions, rythmer les étapes et surtout de récolter les précieux feedbacks qui serviront à améliorer ce moment.

Dans un premier temps, cette équipe sera chargée de définir les objectifs autour du parcours d’intégration du collaborateur, avec les dirigeants de l’entreprise. Par la suite, chaque manager sera abordé pour déterminer les objectifs plus spécifiques à chaque poste dans les équipes. Avec tous ces éléments en main, ainsi que les objectifs RH inhérents, un parcours sera imaginé pour répondre à ces objectifs. Plusieurs parcours peuvent exister en fonction des départements, l’idée principale étant d’avoir un squelette préétabli, adaptable aux différents postes par la suite. C’est là que peut intervenir Workelo pour vous accompagner dans ce processus de création. Vous définissez d’abord un parcours socle, reprenant les valeurs et la culture de l’entreprise, qui sera appliqué à chaque onboarding, puis un parcours par département est établi. Ensuite vous aurez l’agilité de composer votre onboarding, et de le suivre avec l’outil Workelo. Enfin, l’étape finale sera de coordonner les recrutements pour réaliser les onboardings de la manière la plus efficace en créant des promotions de recrutés par exemple, si le cas des multiples embauches se présente.

B. L’équipe de la recrue comme une famille professionnelle

Le manager joue un rôle crucial dans l’intégration du collaborateur dans son équipe. Il est le médiateur entre le nouvel arrivant et l’équipe déjà composée. L’enjeu est qu’il puisse trouver sa place et sa légitimité rapidement pour qu’il puisse être aussi efficace que possible. Pour résumer en quelques mots clés, il sera question d’informer, de communiquer, de guider, d’accompagner et d’écouter.

Dans un premier temps, il est essentiel de prendre le temps d’informer le nouveau collaborateur : à propos de l’entreprise, ses valeurs, sa culture, mais aussi concernant ses collègues, l’organigramme global, le fonctionnement des réunions, ou encore tout autres informations qui vous semblent utiles. Ensuite, durant toute la période d’onboarding, favoriser les moments d’échange formels, avec des réunions régulières par exemple et informels, autour d’un verre, sera un bon moyen de créer des liens. Un bon moyen est également d’attribuer un buddy, souvent d’une équipe totalement autre, qui permettra d’accueillir et d’accompagner le nouvel arrivant de manière plus informelle et décontractée. Pensez également à fixer de premiers objectifs, déterminer des next steps, et à commencer à lui donner des responsabilités pour motiver la recrue et la mettre sur les rails rapidement pour qu’elle se sente tout aussi concernée que le reste des collaborateurs. Enfin, l’écoute est précieuse : laisser le collaborateur s’exprimer sur ses ressentis et ses besoins vous permettra d’ajuster rapidement le parcours d’onboarding si possible et ainsi, de mettre toutes les chances de votre côté pour un onboarding réussi.


C. Le reste de l’entreprise joue un rôle dans le parcours d’intégration

Que votre entreprise soit d’une taille importante ou plus petite, chaque membre fait partie de ce parcours. L’important, rappelons-le, est que l’intégration du salarié soit globale : il doit pouvoir comprendre rapidement qui fait quoi, quand, où, comment, avec qui et pourquoi. Ainsi, il sera beaucoup plus à l’aise pour naviguer entre les services, les personnes et solliciter les bonnes personnes, au bon moment, pour les bonnes raisons. Une fois son réseau créé en interne, il se sentira complètement libre d’agir, d'interagir et de travailler dans des conditions optimales.

L’onboarding est donc un moment crucial pour assurer une bonne collaboration avec le nouveau salarié. Il ne s’agit pas seulement de l’affaire du manager et de l’équipe RH, mais de l’entreprise dans son intégralité. Alors, si au départ un onboarding peut être simple parce que nouvellement créé, il s'enrichit au fil du temps, l’important est de prendre les bonnes décisions et de réagir aux feedbacks reçus pour itérer sur le parcours idéal,  et exploiter l’onboarding à son potentiel maximal. Pour trouver les bonnes étapes, les ressources essentielles et l’accompagnement nécessaire à la construction de vos parcours d’intégration, Workelo est là pour vous aiguiller.

Charlotte Legrand

Rédactrice