L’importance de l’accompagnement dans la mise en place d’un outil SIRH

Depuis quelques années, la transformation digitale est omniprésente et elle amène les organisations à adapter et à réinventer leurs pratiques et leurs processus RH. Ce changement passe par l’arrivée de nouveaux outils digitaux au sein de l’entreprise qui permettent un gain de productivité pour les équipes RH, afin de se recentrer sur leur cœur de métier : l’humain.

Aussi ces outils doivent être sélectionnés, installés et gérés avec efficience. Évidemment, l’outil seul ne fait pas de miracle et peut, s'il est mal configuré, desservir les objectifs attendus. Il est donc primordial qu’il s’inscrive dans une stratégie RH claire.

Découvrez ainsi les enjeux autours de l’accompagnement des équipes lors de la mise en place d’un outil digital.

Qu’est-ce qu’un outil SIRH?

Les outils RH regroupent l’ensemble des logiciels accompagnant le département RH dans l’automatisation d’une grande partie des missions du quotidien. Le choix de cet outil diffère selon les entreprises en fonction de la taille de leur structure, de leur objet, du volume de salariés ainsi que des objectifs de la stratégie RH.

L’outil de gestion des ressources humaines est d’une importance cruciale pour quiconque doit assurer au sein d’une organisation la gestion des ressources humaines. Chaque outil exploité a une fonction claire et répond à un certain nombre de critères de sélection définis par le responsable qui va l’utiliser. Il existe plusieurs types de logiciels RH qui proposent à peu de choses près les mêmes fonctions.

Les services assurés par ces logiciels peuvent être classés dans quatre familles :

• La gestion de la paie qui automatise les paies en intégrant les informations relatives aux salariés avant de créer la fiche de paie ;
• La gestion de l’organisation du travail qui aide à gérer le planning des présences ainsi que celui des absences et des congés de l’employé ;
• La gestion des services sociaux qui simplifie la gestion des prestations sociales comme les différentes assurances et pensions perçues par le salarié ;
• La gestion humaine qui s’occupe de tout ce qui concerne le recrutement, les formations, les évolutions de carrière, mais aussi toutes les informations du salarié comme les diplômes, salaires, compétences et l’identité.

En effet, là où quasiment toutes les structures adoptent un logiciel leur permettant d’automatiser la gestion de la paie, d’autres y ajoutent des fonctionnalités supplémentaires telles que l’attention au personnel, les remontées de celui-ci, les enregistrements d’absences, de congés, les départs en vacances. Ces logiciels apportent aussi une aide précieuse dans les processus de recrutement, dans la planification des évènements de promotion, dans la cartographie des compétences ainsi que dans les différentes évaluations de performance de l’entreprise.

Tous ces outils peuvent être de véritables perles pour l’entreprise, mais encore faut-il les installer et les faire adopter correctement au sein de l’entité.

Pourquoi et comment mettre en place un outil SIRH ?

Il existe de multiples raisons pour mettre en place un outil de ressources humaines au sein de son entreprise.

La fonction de ressources humaines a pour but d’améliorer la performance de l’entreprise.

Pour ce faire, elle se décompose en trois axes : le recrutement, la motivation et la fidélisation des salariés en poste et la gestion des carrières.

Pour mener à bien ces différentes missions, le responsable des ressources humaines doit effectuer au quotidien un grand nombre de tâches administratives à faible valeur ajouté qui ne demande qu’à être automatisée pour gagner en efficacité ainsi qu'en rapidité. Plus la structure de l’entreprise est volumineuse, plus il est compliqué et long pour les responsables d’effectuer toutes ces tâches, les empêchant par conséquent de se concentrer sur d’autres. Ainsi, l’adoption de l’outil RH intervient dans le cadre d’une réelle volonté de l’entreprise de réorganiser sa structure et de gagner en efficacité. Évaluer le besoin et choisir l’outil sont les premières étapes dans cette démarche de changement.

Il s’agit maintenant de mettre en place ce nouvel instrument de pilotage.

L’installation d’un outil RH répond à des enjeux stratégiques, cela signifie que l’entreprise commence ou a déjà une vision de croissance à long terme. En choisissant d’associer les problématiques RH avec les objectifs de croissance et de performance, l’entreprise met le salarié au cœur de sa stratégie.

Miser sur l’Humain, c’est comprendre que ce dernier est un pilier de la productivité ! C’est pourquoi un accompagnement est nécessaire à la structuration de ce changement qui demande une grande rigueur et de la méthode.

En effet, une stratégie peut se solder par un échec pour différentes raisons, à savoir le manque de temps, de compétence, d’expérience, d’information ou encore de volonté. Afin de pouvoir se donner toutes les chances d’assurer une bonne mise en place de sa stratégie, il est plus que conseillé de procéder à un lancement accompagné et sans friction. Suite à la signature de contrat, Workelo propose un parcours complet en plusieurs étapes pour accompagner les nouveaux utilisateurs. Ce parcours s’étend sur une durée de 28 jours en moyenne à partir de son démarrage dans l’ordre suivant :

• Une réunion de lancement qui marque le début de la prise en charge du client. Cette étape est clé, car c'est là que sont posées toutes les questions permettant d’évaluer les besoins et volontés de l’entreprise et par conséquent de pouvoir adapter l’outil. A la fin de cet échange, toutes les parties prenantes doivent savoir quelles informations vont être partagées aux collaborateurs entrants et sortant ;
• Des ateliers de co-construction et de technique aussi appelés ateliers de “design thinking” qui se caractérisent par une réunion de 2/3 h réunissant un chef de projet Workelo et un côté client. On peut aussi faire appel à un “rh champion” qui représente l’entreprise. Ici l’objectif est de comprendre pourquoi, comment et quand l’entreprise veut mettre en place son nouvel outil ainsi que ce qu’elle attend.
• La configuration des 1ers parcours qui va être sous forme de simulations. La plateforme va être personnalisée aux couleurs et valeurs de l’entreprise et va être testée par différents types de profil, à savoir un administrateur, un manager et un nouveau collaborateur.
• Une ou plusieurs formations sont ensuite organisées afin d’aider les responsables RH à prendre en main la plateforme pour autonomiser le client. Les deux formations disponibles sont les suivantes :

           - Comment personnaliser la plateforme et créer l’expérience d’intégration ?

           - Comment intégrer et suivre les recrues ?

Si besoin, Workelo propose aussi d’organiser des Webinars pour que les managers puissent être accompagnés dans la prise en main de l’outil et poser toutes les questions qu’ils pourraient avoir quant à l’utilisation et aux options proposées.

• Enfin, la mise en production de l’outil RH est la dernière étape clé de l’expérience. C’est celle qui vient clore tout le travail fait précédemment en mettant directement en application le nouvel outil avec le 1er Onboardee!

Pendant toute l'expérience, des points hebdomadaires sont organisés afin de vérifier que les utilisateurs de la plateforme ont bien compris son fonctionnement ainsi que ces multiples possibilités! Il est très important par la suite de continuer à faire des points tous les mois afin de s’assurer que l’outil est toujours bien adapté au besoin de l’entreprise mais aussi dans un souci d’optimisation constant!

Les résultats de la mise en place d’un outil SIRH

L’enjeu principal dans la mise en place d'outils RH au sein de son organisation tient dans sa mise en place tant sur les aspects techniques et stratégiques que sur l’adoption de ceux-ci par les responsables RH.  La principale erreur que font beaucoup est de penser que le seul choix de celui-ci est l’étape du processus la plus compliquée.  Si un outil est bien installé, a été bien pensé et fonctionne de la bonne manière, il sera rapidement et facilement adopté par tous les collaborateurs. Il peut même s’adapter à tout type de mission ! De multiples avantages vont découler de l’intronisation de cet outil:

• les processus sont automatisés de la fonction la plus basique à celles plus spécifiques ;
• les tâches chronophages RH sont regroupées et optimisées permettant aux responsables RH et managers de se concentrer sur d’autres sujets plus importants ;
• le suivi de tous les indicateurs est amélioré grâce à l’aide de multiples outils permettant d’assurer un reporting global rapidement et simplement ;
• la plateforme contient certaines rubriques que le salarié peut renseigner lui-même en fonction de son besoin. Cet outil collaboratif permet au salarié de se sentir impliqué et de devenir acteur de l’organisation. C’est une réelle valorisation du capital humain !
• la recherche des talents pour la partie recrutement devient plus efficace et plus optimale
• l’entreprise de par sa digitalisation devient plus attractive pour les candidats

De tous ses avantages découlent une qualité améliorée de la vie au travail et par conséquent une meilleure productivité, car comme dit plus haut “ le salarié est le moteur de la productivité". Si l’entreprise le comprend, elle a tout gagné !

Mais il ne vous viendrait pas à l’idée de monter un meuble Ikea sans sa notice…

Ainsi l’outil, si vous n’avez pas une bonne maîtrise ou une bonne connaissance de celui-ci, est indissociable d’un expert et de son accompagnement !